Besluit  gemeenteraad

Beslissing

Hecht zijn goedkeuring aan het convenant tussen gemeente Wevelgem en Speelplein Katjeduk vzw als volgt:

Het convenant wordt afgesloten tussen:
enerzijds gemeente Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Michaël Picquaert, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, hierna genoemd gemeentebestuur;
anderzijds Speelplein Katjeduk vzw, vertegenwoordigd door de heer Kobe Acx, bestuurder, en mevrouw Vibe Bevernage, bestuurder, hierna genoemd Katjeduk.

 

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1
§1. Het convenant is van kracht voor het kalenderjaar 2026. Het convenant kan niet stilzwijgend worden verlengd. Dit convenant geeft uitvoering aan PB3-AP3 van het gemeentelijk meerjarenplan 2026-2031: We zetten in op een ruim aanbod speelpleinwerking.
§2. Het gemeentebestuur kent een subsidie toe aan Katjeduk (ondernemingsnummer 0434.464.384) als jeugdwerkinitiatief, in het bijzonder voor zijn speelpleinwerking tijdens de zomervakantie.
De subsidie bedraagt effectief de onkosten voor de vrijwilligersvergoedingen van de monitoren volgens de geldende afspraken: 1 animator per 6 kleuters en 1 animator per 8 leerlingen voor kinderen van het lager onderwijs. In overleg met de organisatie kunnen kinderen tot en met 14 jaar worden toegelaten. Daarnaast kan de subsidie ook aangewend worden voor de inzet van de hoofdcoördinatoren als jobstudent met een maximale inzet van 3 VTE hoofdcoördinatoren voor kalenderjaar 2026.

§3. Het convenant heeft daarnaast ook als doel om in te zetten op een nauwe samenwerking tussen de gemeentelijke stafmedewerkers Jeugd en de gemeentelijke speelpleinwerking Haasje-Over.

 

Artikel 2

§1. Katjeduk organiseert in 2026 een aanbod speelpleinwerking in de maand juli voor kinderen tussen 2,5 en 12 jaar. In overleg kunnen kinderen tot en met 14 jaar worden toegelaten. De effectieve weken en dagen worden in samenspraak met speelpleinwerking Haasje-Over afgesproken zodat er tijdens de maanden juli en augustus elke werkdag speelpleinwerking is. 

§2. Het aanbod wordt georganiseerd in deelgemeente Wevelgem. In deelgemeente Gullegem wordt een aanbod voorzien in de eerste twee weken van juli. De concrete data worden vastgelegd in afspraak met het gemeentebestuur. Het aanbod kan uitgebreid worden in deelgemeente Moorsele in overleg met het gemeentebestuur. 

§3. Katjeduk stelt een kind-leidingverhouding voorop met 1 animator per 6 kleuters en 1 op 8 leerlingen lager onderwijs.
Op 15 mei 2026 rapporteert Katjeduk het aantal ingeschreven kinderen ten opzichte van het aantal ingeschreven animatoren. Indien blijkt dat de kind-leidingverhouding niet gewaarborgd zou worden, zal Katjeduk in samenspraak met de stafmedewerker Jeugd, en mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen de situatie verder opvolgen en bijsturen waar nodig.

§4. De werking start op de eerste officiële vakantiedag van de zomervakantie. Het aantal weken werking in Wevelgem wordt bepaald door het aantal dagen tijdens de laatste week van de maand juli: wanneer deze meer of gelijk aan drie dagen bedraagt, staat Katjeduk in voor de organisatie van de werking. Indien minder dan drie dagen, wordt in de laatste week van juli geen speelpleinwerking georganiseerd door Katjeduk. 

§5. De speelpleinwerking gaat iedere werkdag door van 7.30 uur tot 17.30 uur met uitzondering van feestdagen. Kleine afwijkingen hierop kunnen toegestaan worden, mits voorafgaande aanvraag en toestemming door het college van burgemeester en schepenen.

§6. De inschrijvingen verlopen via hetzelfde inschrijfsysteem als Haasje-Over. Prijzen van de speelpleinwerking worden gelijk gesteld aan de prijzen van Haasje-Over. Andere afspraken in verband met de werking en het samen aankopen van materiaal worden zoveel als mogelijk tussen Katjeduk en Haasje-Over gelijkgesteld.

HOOFDSTUK 2: VOORWAARDEN TOT UITVOERING CONVENANT

Artikel 3
§1. Katjeduk richt zich als organisatie in eerste instantie tot de eigen inwoners en bij uitbreiding tot de omliggende gemeenten. De doelgroep kan verbreed worden bij specifieke acties.

§2. Katjeduk verbindt zich om op te treden als UiTPAS-partner met toekenning van de voorziene kortingen voor mensen in armoede en kortingen te voorzien voor houders van een European Disability Card (EDC).

§3. In het kader van vooropgestelde evaluatiemomenten en in functie van het verlenen van een visum door de financieel directeur krijgt het gemeentebestuur inzage in de jaarrekening. Bij deze rekening wordt de nodige toelichting gegeven en desgevallend kunnen relevante verantwoordingsstukken ingekeken worden. 

§4. Katjeduk zal in de externe communicatie van de werking de gemeentelijke partner visueel erkennen (logo op communicatiemateriaal, banner op evenementen, etc.).

Het aanbod van Katjeduk wordt opgenomen in de gezamenlijke vrijetijdscommunicatie vanuit het gemeentebestuur. 

§5. Algemene doelstellingen vastgelegd in het meerjarenplan 2026-2031:

1° Katjeduk is een directe partner van gemeente Wevelgem in het nastreven van de doelstellingen vastgelegd in het meerjarenplan. De prioritaire doelstellingen vastgelegd in het meerjarenplan betreffen:

• Dichtbij en nabij: nabije dienstverlening, informeren en luisteren naar inwoners, zorg en steun bieden voor wie het nodig heeft.
• Ontmoeten en verbinden: mensen samenbrengen via vrijetijdsinitiatieven, cultuur en sport.
• Bij je blijven en bijblijven: kinderen en jongeren laten groeien via een vormingsaanbod, inzetten op ondernemerschap en herinneringen koesteren.
• Onze omgeving, onze thuis: aangename, kwalitatieve en veilige ruimte om te leven en te bewegen en dit alles met een duurzame reflex.
• We blijven op koers: een evenwichtig financieel beleid en personeelsbeleid met de nodige alertheid voor maatschappelijke veranderingen.

2° Specifiek voor een speelpleinwerking worden volgende zaken verwacht:

1. Kinderen een kwaliteitsvolle, veilige en speelse vakantie aanbieden

• Een warme, veilige omgeving creëren waar kinderen zich thuis voelen.
• Vrij spel stimuleren, aangevuld met gevarieerde activiteiten op maat van verschillende leeftijden.
• Toezien op een veilige speelomgeving met aandacht voor fysieke en emotionele veiligheid.

2. Talentontwikkeling en participatie van kinderen bevorderen

• Kinderen laten experimenteren, ontdekken en groeien door speelkansen.
• Hun creativiteit, zelfstandigheid en zelfvertrouwen versterken.
• Kinderen inspraak geven in het spelaanbod en activiteiten.

3. Een inclusieve en toegankelijke werking garanderen

• Toegankelijk voor alle kinderen uit Wevelgem, Gullegem en Moorsele, ongeacht achtergrond, talenten of noden.
• Extra aandacht voor kinderen met drempels (financieel, sociaal, zorgnoden).
• Samenwerking met lokale partners om inclusie te ondersteunen.

4. Sociale verbondenheid en ontmoeting stimuleren

• Een plek creëren waar kinderen nieuwe vrienden maken en leren samenwerken.
• Interactie tussen verschillende leeftijden bevorderen.
• Speelpleinwerking als ontmoetingsplek voor gezinnen uit de buurt.

5. Animatoren ondersteunen, vormen en laten groeien

• Jongeren kansen bieden om zich te ontplooien als animator, hoofdanimator of vrijwilliger.
• Inzetten op vorming rond spel, veiligheid, inclusie, communicatie en leidinggeven.
• Een positieve en waarderende vrijwilligerscultuur versterken.

6. Samenwerking met de lokale gemeenschap en partners versterken

• Goede afstemming met jeugdverenigingen, scholen, welzijnspartners en sport-/cultuurdiensten.
• Deel uitmaken van het lokale jeugdbeleid en inspelen op noden in de gemeente.

7. Speelruimte en speelkansen in Wevelgem versterken

• Speelpleinwerking inzetten als motor voor meer en betere speelkansen in de gemeente.
• Bewustzijn rond het belang van spelen verhogen bij ouders, partners en beleidsmakers.

8. Administratieve en organisatorische kwaliteit waarborgen

• Transparante communicatie met ouders.
• Efficiënte en kindvriendelijke inschrijvings- en opvangprocedures.
• Continue evaluatie en verbetering van de werking.

§6. Tijdens het evaluatiemoment tussen de daartoe bevoegde ambtenaar en Katjeduk wordt een evaluatie opgemaakt met betrekking tot het meewerken aan de doelstellingen vastgelegd in het gemeentelijk meerjarenplan.

§7. Katjeduk zal ook steeds één iemand afvaardigen om in de jeugdraad te zetelen.

 

HOOFDSTUK 3: UITBETALINGSMODALITEITEN SUBSIDIE

Artikel 4

80% van de geraamde subsidie wordt vóór de zomervakantie en na een voorafgaand overleg gestort aan Katjeduk.
Het saldo, namelijk de effectieve subsidie verminderd met het voorschot, wordt betaald na het indienen van de effectieve kostprijs volgens de correcte kind/leiding-verhouding zoals bepaald in artikel 1, §2 en na evaluatie van de mate waarin bijgedragen werd tot de vooropgestelde doelstellingen.
De beoordeling jaarplan en jaarevaluatie van 2026 zal in gezamenlijk overleg gebeuren met een afvaardiging van het college van burgemeester en schepenen en daarna voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Het jaarverslag wordt tijdens dit evaluatiemoment bezorgd.

 

HOOFDSTUK 4: SLOTBEPALINGEN

Artikel 5

Er worden geen afwijkingen toegestaan t.o.v. de andere plichtplegingen die Katjeduk moet vervullen: o.a. invullen evenementenformulier, aanvragen afwijking op sluitingsuur en geluidsnorm, aanvragen materialen en betalingen van borg,… Deze gebeuren allemaal overeenkomstig de gebruikelijke procedures en tegen de gebruikelijke modaliteiten.

Artikel 6

Naast de voorziene subsidie in artikel 1, §2 zal het gemeentebestuur de werking van Katjeduk ondersteunen door middel van: 

Logistieke ondersteuning:

• Gratis lokalengebruik tijdens de speelpleinwerking, enkel voor gebruik i.f.v. de speelpleinwerking.
• Gratis gebruik secretariaatsruimte in de Porseleinhallen, toegewezen ruimte in de jeugddienst.
• Gratis gebruik bergruimte in de toegewezen lokalen ‘Wijnberg’.
• Gratis gebruik toegewezen garage in de Lauwestaat.

Administratieve ondersteuning:

• Versturen brieven (gezamenlijk met speelplein Haasje-Over)
• Kopieën worden gefactureerd aan de reële kostprijs.
• Afspraken verzekering en busvervoer: het gemeentebestuur staat in voor de afspraken en opvolging. Katjeduk kan hier, indien door haar gewenst, zelf voor instaan. Ze geeft dit tijdig door aan de verantwoordelijke vanuit het gemeentebestuur.

De onkosten voor het busvervoer, verzekering en kopieën worden door het gemeentebestuur gefactureerd aan Katjeduk.

 

Artikel 7
Controle op activiteiten en werking van de organisatie kan te allen tijde uitgevoerd worden door de gemeentelijke diensten.
Het geven van onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot terugvordering van een deel van of de volledige subsidie.

 

Artikel 8

Ondergetekende partijen verklaren zich akkoord met alle artikels van het convenant en verbinden zich tot uitvoering ervan.