Het subsidiereglement troostactiviteiten wordt goedgekeurd.
De gemeente doorliep als eerste gemeente van Vlaanderen het traject tot koestergemeente (ondertussen troostgemeente) (cfr. beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 11 januari 2023).
Wevelgem wil als troost- en koestergemeente bijzondere aandacht besteden aan rouwverwerking. Zo is er jaarlijks een troostconcert op één van de gemeentelijke begraafplaatsen. Naar aanleiding van 1 november worden ook jaarlijks enkele acties uitgewerkt en kunnen burgers zelf initiatief nemen om een troostactiviteit te organiseren. De samenwerking met Reveil vzw als Troosthoofdstad 2024 inspireerde voor verdere initiatieven in de komende jaren.
Tot op heden was er geen reglementair kader om particuliere troostactiviteiten te ondersteunen.
Een ontwerp van subsidiereglement werd voorbereid en wordt voorgelegd aan de gemeenteraad voor goedkeuring.
De uitgaven in het kader van dit subsidiereglement worden aangerekend op rekening PB1-ACT35/0710-00/649645 van het exploitatiekrediet.
Artikel 1
Het subsidiereglement troostactiviteiten wordt als volgt goedgekeurd:
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Doel van de subsidie
De gemeente verleent een subsidie aan Wevelgemse initiatiefnemers voor de organisatie van troostactiviteiten die kaderen binnen de troostmaand oktober.
Onder troostactiviteit wordt verstaan een activiteit, evenement, project … die gericht is op troosten, rouwen, afscheid nemen en waarbij verbinding en ontmoeting centraal staat.
Artikel 2 Begunstigden
§1. Komen in aanmerking voor deze subsidie:
§2. Het college van burgemeester en schepenen kan weigeren om activiteiten te subsidiëren van een ter bepaalde gelegenheid opgerichte vereniging of van een particuliere initiatiefnemer, wanneer zij oordeelt dat de bewuste activiteit past in de jaarwerking van een bestaande Wevelgemse vereniging.
§3. Voor de toepassing van dit reglement komen niet in aanmerking de projecten:
HOOFDSTUK 2: SUBSIDIES VOOR TROOSTACTIVITEITEN
Artikel 3 Voorwaarden voor een subsidie voor de organisatie van een troostactiviteit
Aan de organisatoren die voldoen aan artikel 2 van dit subsidiereglement, wordt een subsidie toegekend voor de organisatie van een troostactiviteit voor zover wordt voldaan aan volgende voorwaarden:
- de activiteit vindt plaats op het grondgebied Wevelgem
- de activiteit vindt plaats in de periode van 20 september tot en met 10 november
- de organisator ontvangt geen andere financiële tegemoetkoming van de gemeente voor de troostactiviteit
- vermelding van het gemeentelijke logo, dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeentelijke diensten, op alle promotiemateriaal
- de troostactiviteit is voor iedereen toegankelijk en wordt breed gepromoot.
Artikel 4 Subsidiebedrag
Een subsidie is mogelijk tot maximum het totaal bedrag van de organisatiekosten en met een maximum van 250 euro.
HOOFDSTUK 3: AANVRAGEN, UITBETALINGSPROCEDURE EN CONTROLE
Artikel 5 Aanvragen
§1. Organisatoren die beroep willen doen op een subsidie binnen dit reglement vullen een aanvraagformulier in en bezorgen dit formulier tenminste 3 weken voor het plaatsvinden van de troostactiviteit aan het college van burgemeester en schepenen.
§2. Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van het aanvraagdossier en op basis van het advies van de daartoe aangewezen ambtenaren over de toekenning van de subsidie.
§3. Het subsidiereglement, de aanvraagformulieren en meer informatie kunnen bekomen worden bij de beleidsmedewerker cluster Vrije Tijd, de dienst Vrije tijd of op de gemeentelijke website www.wevelgem.be.
Artikel 6 Uitbetaling
§1. De uitbetaling gebeurt na het plaatsvinden van de troostactiviteit en nadat de aanvrager een ingevuld evaluatieformulier, vergezeld van de nodige bewijsstukken heeft bezorgd. Het evaluatieformulier en de financiële afrekening dienen binnen de 2 maanden na de beëindiging van de activiteit te worden ingediend. Enkel die kosten die bij de financiële afrekening bewezen worden, komen in aanmerking.
§2. Er is geen mogelijkheid tot het uitbetalen van een voorschot.
§3. De betaling van de subsidie zal steeds gebeuren op een financiële rekening op naam van de organisator/aanvrager.
Artikel 7 Controle
De gemeente kan een administratieve en/of financiële controle uitvoeren.
De organisator nodigt het gemeentebestuur uit tot de activiteit waarvoor subsidie werd aangevraagd en toegekend, zodat controle en beoordeling door een afgevaardigde van het gemeentebestuur mogelijk is.
Het geven van onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot de terugvordering van een deel van of de volledige subsidie. Ingeval van bedrog kan het college van burgemeester en schepenen bepalen dat een aanvrager voor een termijn van maximum 5 jaar niet meer in aanmerking komt voor een subsidie op basis van dit reglement.
Artikel 2
§1. Dit reglement treedt in werking op 15 september 2025. Het reglement is van toepassing op troostactiviteiten die plaatsvinden vanaf 20 september 2025.
§2. In afwijking van artikel 5, §1 van het subsidiereglement moeten aanvragen voor subsidiabele troostactiviteiten die doorgaan in 2025 aangevraagd worden ten laatste 2 weken na de beëindiging van de troostactiviteit.