De overeenkomst voor de Cyclocross Gullegem wordt goedgekeurd.
De Cyclocross in Gullegem is uitgegroeid tot een gevestigde waarde in het veldrijden en behoort ondertussen tot het Superprestige-regelmatigheidscriterium.
De overeenkomst voor de Cyclocross Gullegem, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 13 december 2019, voor de edities 2020 tot en met 2025 is afgelopen. Zowel de organisator als de gemeente wensen verder dat de Cyclocross Gullegem gereden wordt op het grondgebied van de gemeente. Het is wenselijk om de wederzijdse engagementen, onder meer rond logistieke en financiële ondersteuning, te regelen in een overeenkomst.
Dit ontwerp van overeenkomst, dat opnieuw voor 6 edities zou gelden, werd voorbereid in overleg met Cyclocross Gullegem vzw, inrichter van de Cyclocross Gullegem.
Dit ontwerp van overeenkomst werd, samen met de andere wielerovereenkomsten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad van heden, besproken op de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid en Ondersteuning van 2 september 2025.
Hecht zijn goedkeuring aan de overeenkomst Cyclocross Gullegem als volgt:
OVEREENKOMST CYCLOCROSS GULLEGEM
Tussen de ondergetekenden,
1. Gemeente Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, hierna genoemd ‘de gemeente’,
en
2. Cyclocross Gullegem vzw, vertegenwoordigd door de heer Stijn Tant, voorzitter, en mevrouw Loes Breughe, secretaris, hierna genoemd ‘de organisator’;
overwegende dat de organisator de exclusieve eigenaar en titularis is van de wielerwedstrijd ‘Cyclocross Gullegem’ en eigenaar is van alle rechten die met deze wedstrijd verband houden,
is overeengekomen wat volgt:
Artikel 1
De organisator verbindt er zich toe het parcours van de wedstrijd ‘Cyclocross Gullegem’ hoofdzakelijk te leggen op het grondgebied van de gemeente Wevelgem, met een zekere start en aankomst op Wevelgems grondgebied.
Verder verbindt de organisator er zich toe om de naam ‘Gullegem’ te gebruiken in de officiële naam van de wielerwedstrijd (of desgevallend Wevelgem of Moorsele).
Artikel 2
De overeenkomst wordt gesloten voor zes jaar, met name voor de volgende zes edities van Cyclocross Gullegem, meer bepaald 1 wedstrijd per seizoen, waarbij de eerstvolgende editie plaatsvindt in 2026 tot en met de editie in het veldritseizoen 2030-2031.
Onverminderd het recht om de overeenkomst op te zeggen bij niet-naleving van de verplichtingen door de organisator, kan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de wielerwedstrijd Cyclocross Gullegem niet langer zijn uitstraling heeft doordat deze niet langer een internationale A cyclocross wedstrijd is op de UCI kalender of gelijkwaardig.
Artikel 3
De organisator staat in voor de algemene leiding van de organisatie van ‘Cyclocross Gullegem’ en verbindt er zich toe deze wedstrijd op de beste wijze te (laten) organiseren.
De organisator zorgt op zijn kosten voor de kwaliteitsvolle organisatie van de wielerwedstrijden en eventuele randanimatie, waarbij de gemeente, overeenkomstig de modaliteiten van deze overeenkomst, instaat voor logistieke ondersteuning en ondersteuning op het vlak van een veilig en vlot verloop van het wielerevent.
De organisator bezorgt tijdig, d.i. minstens 4 weken voorafgaandelijk aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 10), het programma van het wielerevenement (inclusief voorziene randanimatie).
Artikel 4
De gemeente zorgt op haar kosten voor de trofee voor de winnaar van de wielerwedstrijden Dames en Heren Elite.
De gemeente dient in de huldiging van de winnaar van de wielerwedstrijden Dames en Heren Elite betrokken te worden, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 5
De gemeente verbindt er zich toe een jaarlijkse forfaitaire toelage te betalen aan de organisator. De toelage wordt voor de editie van 2026 vastgesteld op 23 250 euro. Voor de volgende edities wordt de subsidie verhoogd met telkens 750 euro per editie, tot het maximale bedrag van 27 000 euro voor de editie in het seizoen 2030-2031.
Deze toelage zal in twee schijven worden uitbetaald als volgt: 60% ten laatste 1 maand voor de wedstrijd van elk jaar en het saldo van 40% ten laatste 2 maanden na de wedstrijd.
Het recht op deze toelage vervalt automatisch en van rechtswege indien de start, aankomst en het (grotendeel van het) parcours niet gegarandeerd wordt op het grondgebied van de gemeente.
Voornoemde toelage zal worden verminderd, desgevallend (volledig) geschrapt en/of teruggevorderd, in de mate en voor zover de organisator niet heeft voldaan aan één of meerdere verbintenissen en verplichtingen uit onderhavige overeenkomst. Deze voorwaarde wordt op advies van de administratie door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de toelage.
Bovendien kan de financieel directeur van voornoemde toelage elke niet tijdig betaalde schuldvordering voortvloeiend uit deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de organisator zou hebben tegenover de gemeente.
De jaarrekeningen van Cyclocross Gullegem vzw dienen op eerste verzoek bezorgd. Bovendien moet de organisator de nodige medewerking verlenen aan elke controle die de gemeente zal uitoefenen in functie van de controle op de aanwending van de toelage.
Artikel 6
§1. De gemeente stelt de nodige materialen waarover zij beschikt (of kan beschikken) gratis ter beschikking voor een veilig en vlot verloop van het wielerevent.
Feestmateriaal voor de VIP-activiteiten van de organisator kan beschikbaar worden gesteld met toepassing van het vigerende retributiereglement.
§2. De gemeente stelt de nodige lokalen ter beschikking, hierbij worden de lokalen voor de VIP-activiteiten van de organisator aangerekend tegen de gebruikelijke tarieven.
§3. De gemeente zet haar beschikbare afvalrecipiënten in die op een bepaalde geschikte plaats worden geleverd, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 7
De gemeente verleent aan de organisator de toelating om exclusief publiciteit aan te brengen op het parcours op het grondgebied van de gemeente (openbaar domein). Daarin is ook inbegrepen de eventuele beschildering van het wegdek in de aankomstzone. Elke beschildering dient ook onverwijld weggenomen na de wielerwedstrijd.
Artikel 8
De organisator verbindt er zich toe om de gemeente Wevelgem aan bod te laten komen in haar communicatie op een gelijkwaardige en marktconforme wijze als commerciële sponsors.
Artikel 9
De gemeente kan jaarlijks voor een tegenwaarde van 10% van het subsidiebedrag VIP-pakketten opnemen naar keuze binnen het aanbod van de organisator. Voor de berekening van dit bedrag wordt rekening gehouden met de commerciële waarde van dergelijk pakket exclusief btw.
Artikel 10
Alle nodige afspraken omtrent veiligheid worden vastgelegd in een coördinatievergadering (artikel 7 van het KB tot reglementering van de wielerwedstrijden en van de alle-terreinwedstrijden).
Voor zover de gemeente of de hulpdiensten het opportuun achtten worden bijkomende overlegmomenten georganiseerd.
Vanuit de organisator wordt er iemand afgevaardigd naar de CPops in functie van de opvolging van de communicatie, in het bijzonder de sociale media.
Artikel 11
§1. Beide partijen verbinden er zich toe alle beschikbare middelen aan te wenden, die kunnen bijdragen tot het welslagen van de wedstrijd, voorwerp van deze overeenkomst.
In dit verband verbindt de organisator er zich toe om, waar nuttig en wenselijk, in het kader van het lokaal stimuleren van het wielrennen, actief te overleggen met andere lokale organisatoren van koersen rond mogelijke ondersteuning, advisering en/of samenwerking.
§2. De organisator heeft hierbij bijzondere aandacht voor en levert voldoende inspanningen om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusiviteit en/of duurzaamheid, gezondheidsbeleid, het stimuleren van de wielersport.
§3. De lijst van de verplichtingen opgesomd in deze overeenkomst is niet limitatief, maar kan worden uitgebreid teneinde het organisatieniveau te optimaliseren. Ingeval nog bijkomende maatregelen dienen te worden getroffen zal dit geschieden bij onderling akkoord van de partijen. Partijen zullen overeenkomen wie de bijkomende kosten dient te dragen. Maatregelen opgelegd vanuit veiligheidsoverwegingen dienen altijd opgevolgd.
Artikel 12
Het afsluiten van onderhavige overeenkomst geeft de gemeente geen enkel recht op inspraak in het te voeren beleid voor het evenement.
Het staat de organisator vrij te beslissen of de wedstrijd al dan niet zal doorgaan.
In het negatieve geval zijn de beide partijen voor de betrokken wedstrijd ontslagen van hun verplichtingen. De organisator betaalt in dit geval onmiddellijk de volledige toelage (voorschot en saldo) terug die zou zijn uitbetaald in het kader van deze overeenkomst voor de afgelaste editie, behoudens in geval van afgelasting door bewezen overmacht, waarbij de organisator desgevallend het recht behoudt op (enkel) het voorschot.
De organisator zal in dat geval geenszins gehouden zijn tot welkdanige schadevergoeding ook.
Artikel 13
Van deze overeenkomst kan enkel met schriftelijk akkoord der partijen worden afgeweken, zowel op initiatief van de gemeente als van de organisator.
Artikel 14
Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Ingeval van geschil omtrent de inhoud of uitvoering van onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.