De overeenkomst voor de wielerwedstrijd Gullegem Koerse wordt goedgekeurd.
De wielerwedstrijd Gullegem Koerse heeft sinds jaar en dag een grote weerklank binnen onze gemeente en ook daarbuiten.
De wielerwedstrijd heeft de uitstraling als zijnde een van de mooiste kermiskoersen van het land. Er is inderdaad jaarlijks een mooie deelnemerslijst.
De overeenkomst Gullegem Koerse, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 13 december 2019, voor de edities 2020 tot en met 2025 is afgelopen. Zowel de organisator als de gemeente wensen verder dat de wielerwedstrijd Gullegem Koerse gereden wordt op het grondgebied van de gemeente. Het is wenselijk om de wederzijdse engagementen, onder meer rond logistieke en financiële ondersteuning, te regelen in een overeenkomst.
Dit ontwerp van overeenkomst, dat opnieuw voor 6 edities zou gelden, werd voorbereid in overleg met Koninklijke Supportersclub Gullegem Sport vzw, inrichter van Gullegem Koerse.
Dit ontwerp van overeenkomst werd, samen met de andere wielerovereenkomsten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad van heden, besproken op de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid en Ondersteuning van 2 september 2025.
Hecht zijn goedkeuring aan de overeenkomst Gullegem Koerse als volgt:
OVEREENKOMST GULLEGEM KOERSE
Tussen de ondergetekenden,
1. Gemeente Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, hierna genoemd ‘de gemeente’,
en
2. Koninklijke Supportersclub Gullegem Sport vzw, vertegenwoordigd door de heer Carlos Demeulemeester, voorzitter, en de heer Nick Demeulemeester, secretaris, hierna genoemd ‘de organisator’,
overwegende dat de organisator de exclusieve eigenaar en titularis is van de wielerwedstrijd ‘Gullegem Koerse’ en eigenaar is van alle rechten die met deze wedstrijd verband houden,
is overeengekomen wat volgt:
Artikel 1
De organisator verbindt er zich toe het parcours van de wedstrijd ‘Gullegem Koerse’ hoofdzakelijk te leggen op het grondgebied van de gemeente Wevelgem, met een zekere start en aankomst op Wevelgems grondgebied.
Verder verbindt de organisator er zich toe om de naam ‘Gullegem’ te gebruiken in de officiële naam van de wielerwedstrijd.
Artikel 2
De overeenkomst wordt gesloten voor zes jaar, met name voor de volgende zes edities van Gullegem Koerse in 2026, 2027, 2028, 2029, 2030 en 2031.
Onverminderd het recht om de overeenkomst op te zeggen bij niet-naleving van de verplichtingen door de organisator, kan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de wielerwedstrijd Gullegem Koerse niet langer zijn uitstraling heeft doordat deze niet langer eliterenners met contract, lid van een WorldTourteam, tot haar deelnemerslijst heeft behoren.
Artikel 3
De organisator staat in voor de algemene leiding van de organisatie van ‘Gullegem Koerse’ en verbindt er zich toe deze wedstrijd op de beste wijze te (laten) organiseren.
De organisator zorgt op zijn kosten voor de kwaliteitsvolle organisatie van de wielerwedstrijd en eventuele randanimatie, waarbij de gemeente, overeenkomstig de modaliteiten van deze overeenkomst, instaat voor logistieke ondersteuning en ondersteuning op het vlak van een veilig en vlot verloop van het wielerevent.
De organisator bezorgt tijdig, d.i. minstens 4 weken voorafgaandelijk aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 11), het programma van het wielerevenement (inclusief voorziene randanimatie).
Artikel 4
De gemeente zorgt op haar kosten voor de trofee voor de winnaar van de wielerwedstrijd.
De gemeente dient in de huldiging van de winnaar van de wielerwedstrijd Gullegem Koerse betrokken te worden, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 5
De gemeente verbindt er zich toe een jaarlijkse forfaitaire toelage te betalen aan de organisator. De toelage is vastgesteld op 31 000 euro voor de editie 2026. Voor de volgende edities wordt de subsidie verhoogd met telkens 1 000 euro per editie, tot het maximale bedrag van 36 000 euro voor de editie van 2031.
Deze toelage zal in twee schijven worden uitbetaald als volgt: 60% ten laatste 1 maand voor de wedstrijd van elk jaar en het saldo van 40% ten laatste 2 maanden na de wedstrijd. Het recht op deze toelage vervalt automatisch en van rechtswege indien de start, aankomst en het parcours niet gegarandeerd wordt op het grondgebied van de gemeente overeenkomstig artikel 1.
Voornoemde toelage zal worden verminderd, desgevallend (volledig) geschrapt en/of teruggevorderd, in de mate en voor zover de organisator niet heeft voldaan aan één of meerdere verbintenissen en verplichtingen uit onderhavige overeenkomst. Deze voorwaarde wordt op advies van de administratie door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de toelage.
Bovendien kan de financieel directeur van voornoemde toelage elke niet tijdig betaalde schuldvordering voortvloeiend uit deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de organisator zou hebben tegenover de gemeente.
De jaarrekeningen van Koninklijke Supportersclub Gullegem Sport vzw dienen op eerste verzoek bezorgd. Bovendien moet de organisator de nodige medewerking verlenen aan elke controle die de gemeente zal uitoefenen in functie van de controle op de aanwending van de toelage.
Artikel 6
§1. De gemeente stelt de nodige materialen waarover zij beschikt (of kan beschikken) gratis ter beschikking voor een veilig en vlot verloop van het wielerevent.
Feestmateriaal voor de VIP-activiteiten van de organisator kan beschikbaar worden gesteld met toepassing van het vigerende retributiereglement.
§2. De gemeente stelt de nodige lokalen ter beschikking, hierbij worden de lokalen voor de VIP-activiteiten van de organisator aangerekend tegen de gebruikelijke tarieven.
§3. De gemeente zet haar beschikbare afvalrecipiënten in die op een bepaalde geschikte plaats worden geleverd, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 7
De gemeente verleent aan de organisator de toelating om exclusief publiciteit aan te brengen op het parcours op het grondgebied van de gemeente (openbaar domein). Daarin is ook inbegrepen de eventuele beschildering van het wegdek in de aankomstzone. Elke beschildering dient ook onverwijld weggenomen na de wielerwedstrijd.
Artikel 8
Onverminderd het exploitatierecht van de horecazaken gelegen binnen onderstaande concessieruimte, waarbij de horecazaken het recht hebben om een terras ter hoogte van hun horecazaak in te richten, verleent de gemeente aan de organisator de toelating om exclusief, in de concessieruimte, op het openbaar domein, een publieksgerichte ruimte te exploiteren onder volgende modaliteiten:
- De concessie geldt binnen de zone Schuttershoflaan/Bankstraat/Dorpsplein/Koningin Fabiolastraat (tussen Dorpsplein en Schuttershoflaan), inclusief voornoemde straten/straatgedeelten. De toestemming geldt tevens voor de aanpalende Peperstraat tot aan de verkeersdrempel en geldt op de dag van de wielerwedstrijd vanaf 10 uur tot 22 uur. Hierbij moet het veilig en vlot verloop van de wielerwedstrijd te allen tijde gewaarborgd worden en moeten de eventuele richtlijnen van de hulpdiensten te allen tijde nageleefd.
- de organisator en elke standplaatshouder dragen de verantwoordelijkheid alle voorzorgen te nemen opdat het innemen van de standplaats kan gebeuren zonder lawaai- of milieuhinder. De organisator zorgt er voor dat elke standplaatshouder en zijn personeel of vrijwilligers de nodige voorzorgen nemen om het vervuilen van het openbaar domein te beperken, met inachtname van de wettelijke bepalingen. De organisator zorgt er aldus voor dat bij het verlaten van het openbaar domein, elke standplaatshouder de hem toegewezen plaats net achterlaat. Eventuele kosten voor de gemeente wegens het niet net achterlaten van de toegewezen plaats door een standplaatshouder of wegens het achterlaten van afval zullen worden verhaald op de organisator tegen kostprijs.
Bovenstaande regeling geldt ook indien de organisator, op welke wijze dan ook, een stuk van het aan haar in concessie gegeven openbaar domein, ter beschikking stelt voor VIP-tenten, sponsorlocaties en dergelijke.
- De organisator mag de betaling van een standplaatsvergoeding vragen.
- Het wielerevent wordt beschouwd als een sportieve manifestatie zoals bedoeld in artikel 4 van het KB van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten. De ambulante verkopen tijdens dergelijke manifestaties moeten bijkomstig blijven aan de aard van de manifestatie en de goederen en diensten moeten erop betrekking hebben.
Enkel de organisator mag ambulante activiteiten organiseren in de bedoelde concessieruimte en geeft de nodige toelatingen waarbij elke standhouder moet voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in bedoeld KB (in het bijzonder artikel 15).
Artikel 9
De organisator verbindt er zich toe om de gemeente Wevelgem aan bod te laten komen in haar communicatie op een gelijkwaardige en marktconforme wijze als commerciële sponsors.
Artikel 10
De gemeente kan jaarlijks voor een tegenwaarde van 10% van het subsidiebedrag VIP-pakketten opnemen naar keuze binnen het aanbod van de organisator. Voor de berekening van dit bedrag wordt rekening gehouden met de commerciële waarde van dergelijk pakket exclusief btw.
Artikel 11
Alle nodige afspraken omtrent veiligheid worden vastgelegd in een coördinatievergadering (artikel 7 van het KB tot reglementering van de wielerwedstrijden en van de alle-terreinwedstrijden).
Voor zover de gemeente of de hulpdiensten het opportuun achtten worden bijkomende overlegmomenten georganiseerd.
Vanuit de organisator wordt er iemand afgevaardigd naar de CPops in functie van de opvolging van de communicatie, in het bijzonder de sociale media.
Artikel 12
§1. Beide partijen verbinden er zich toe alle beschikbare middelen aan te wenden, die kunnen bijdragen tot het welslagen van de wedstrijd, voorwerp van deze overeenkomst.
In dit verband verbindt de organisator er zich toe om, waar nuttig en wenselijk, in het kader van het lokaal stimuleren van het wielrennen, actief te overleggen met andere lokale organisatoren van koersen rond mogelijke ondersteuning, advisering en/of samenwerking.
§2. De organisator heeft hierbij bijzondere aandacht voor en levert voldoende inspanningen om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusiviteit en/of duurzaamheid, gezondheidsbeleid, het stimuleren van de wielersport.
§3. De lijst van de verplichtingen opgesomd in deze overeenkomst is niet limitatief, maar kan worden uitgebreid teneinde het organisatieniveau te optimaliseren. Ingeval nog bijkomende maatregelen dienen te worden getroffen zal dit geschieden bij onderling akkoord van de partijen. Partijen zullen overeenkomen wie de bijkomende kosten dient te dragen. Maatregelen opgelegd vanuit veiligheidsoverwegingen dienen altijd opgevolgd.
Artikel 13
Het afsluiten van onderhavige overeenkomst geeft de gemeente geen enkel recht op inspraak in het te voeren beleid voor het evenement.
Het staat de organisator vrij te beslissen of de wedstrijd al dan niet zal doorgaan.
In het negatieve geval zijn de beide partijen voor de betrokken wedstrijd ontslagen van hun verplichtingen. De organisator betaalt in dit geval onmiddellijk de volledige toelage (voorschot en saldo) terug die zou zijn uitbetaald in het kader van deze overeenkomst voor de afgelaste editie, behoudens in geval van afgelasting door bewezen overmacht waarbij de organisator desgevallend het recht behoudt op (enkel) het voorschot.
De organisator zal in dat geval geenszins gehouden zijn tot welkdanige schadevergoeding ook.
Artikel 14
Van deze overeenkomst kan enkel met schriftelijk akkoord der partijen worden afgeweken, zowel op initiatief van de gemeente als van de organisator.
Artikel 15
Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Ingeval van geschil omtrent de inhoud of uitvoering van onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.