Er wordt een beroep gedaan op de raamovereenkomst 'levering van fietsen (leasing)' van de provincie West-Vlaanderen, en dit voor het gemeentepersoneel in het kader van fietsmobiliteit.
In 2023 werd de mogelijkheid van het toepassen van fietsmobiliteit ingeschreven in de rechtspositieregelingen van het gemeente- en OCMW-personeel en werd een fietspolicy met rechten en plichten van het personeelslid op het vlak van fietslease toegevoegd als bijlage bij de arbeidsreglementen van het gemeente- en OCMW-personeel.
Bij 'fietsmobiliteit' stelt de werkgever fietsen ter beschikking aan de werknemers. Er kunnen ook bijkomende elementen in verband met fietsen worden aangeboden, zoals een fietsverzekering (een verzekering voor lichamelijke letsels bij het fietsen of een fietsdiefstalverzekering), de aankoop van diverse artikelen die het fietsen vergemakkelijken zoals een fiets-gps, aangepast veiligheidsmateriaal, aangepaste kledij, enzovoort. Ook een onderhoudscontract om de fiets in optimale conditie te houden maakt deel uit van het fietsleasepakket.
De gemeente en het OCMW van Wevelgem deden in 2023 een beroep op de aankoopcentrale van de provincie West-Vlaanderen voor de plaatsing van de overheidsopdracht 'operationele leasing van fietsen in het kader van fietsmobiliteit', waarbij de opdracht werd gegund aan Cyclis Bike Lease (hierna afgekort tot Cyclis) (cfr. beslissing van de gemeenteraad van 14 september 2023).
Er werd gewerkt met de formule van operationele leasing, waarbij de werkgever de fiets leaset die de werknemer heeft uitgekozen, vervolgens de fiets ter beschikking stelt aan de werknemer en het leasingbedrag doorrekent aan de werknemer via omzetting van de eindejaarstoelage of een deel ervan, en/of via de omzetting van maximaal 5 vakantiedagen die per kalenderjaar boven de 24 jaarlijkse vakantiedagen uitstijgen, dit over een periode van 36 maanden. De werknemer die instapt, bepaalt hoeveel eindejaarstoelage en/of hoeveel vakantiedagen hij/zij laat omzetten.
De werknemer heeft de mogelijkheid om, op het einde van de periode van 36 maanden, de fiets over te kopen aan een restwaarde van 16%.
Vernoemde opdracht liep over een periode van 24 maanden, startende voor de instap door personeelsleden van de gemeente en het OCMW van Wevelgem in fietslease vanaf 1 januari 2024 (dit voor een leasingperiode van 36 maanden), en loopt dan ook af met ingang van 1 januari 2026.
De provincie West-Vlaanderen schreef in 2025 opnieuw een overheidsopdracht uit en treedt opnieuw als aankoopcentrale op voor fietsleasing. De opdracht werd opnieuw gegund aan Cyclis.
In functie van het opnieuw aanbieden van de mogelijkheid aan het personeel om gebruik te maken van fietslease vanaf 1 januari 2026 wordt voorgesteld om opnieuw een beroep te doen op de aankoopcentrale van de provincie West-Vlaanderen en dus verder samen te werken met Cyclis. De samenwerking met Cyclis werd de voorbije 2 jaar als heel positief ervaren om volgende redenen:
De geraamde uitgave voor de gemeente bedraagt 304 855,74 euro (excl. btw) of 368 875,44 euro (incl. btw) over een periode van 4 jaar, hetzij 76 213,93 euro (excl. btw) of 92 218,86 euro (incl. btw) per jaar. De raming werd vastgesteld op forfaitaire wijze en volgens een gewogen hoeveelheid.
Deze uitgave wordt teruggevorderd van de deelnemende werknemers zoals hierboven vermeld via de omzetting van hun eindejaarstoelage, verhoogd met de verschuldigde patronale sociale zekerheidsbijdragen op de omgezette eindejaarstoelage en/of via de omzetting van vakantiedagen.
De raamovereenkomst tussen de provincie West-Vlaanderen en Cyclis loopt vanaf 25 juli 2025 voor een periode van 2 jaar en is maximaal 2 maal verlengbaar met telkens 1 jaar.
De uitgave wordt aangerekend op algemene rekening 613112 van de verschillende beleidsitems van de exploitatiekredieten van 2026 en volgende kalenderjaren.
De geraamde uitgave voor de gemeente bedraagt 304 855,74 euro (excl. btw) of 368 875,44 euro (incl. btw) over een periode van 4 jaar, hetzij 76 213,93 euro (excl. btw) of 92 218,86 euro (incl. btw) per jaar.
Deze uitgave wordt teruggevorderd van de deelnemende werknemers zoals hierboven vermeld via de omzetting van hun eindejaarstoelage, verhoogd met de verschuldigde patronale sociale zekerheidsbijdragen op de omgezette eindejaarstoelage, en/of vakantiedagen.
Beslist om vanaf 1 januari 2026 een beroep te doen op de raamovereenkomst 'levering van fietsen (leasing)' waarbij de provincie West-Vlaanderen optreedt als aankoopcentrale en de opdracht werd gegund aan Cyclis Bike Lease nv, en dit voor het gemeentepersoneel in het kader van fietsmobiliteit.