De overeenkomst voor de wielerwedstrijd Gent-Wevelgem, Vrouwen en Mannen Elite, wordt goedgekeurd.
De wielerwedstrijd Gent-Wevelgem heeft sinds jaar en dag een grote weerklank binnen en buiten onze gemeente.
De wielerwedstrijd heeft een internationale uitstraling doordat deze behoort tot het UCI WorldTour-circuit.
De overeenkomst Gent-Wevelgem, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 13 december 2019, voor de edities 2020 tot en met 2025 is afgelopen. Zowel de organisator als de gemeente wensen verder dat de wielerwedstrijden Gent-Wevelgem, Vrouwen en Mannen Elite, op het grondgebied van de gemeente aankomen. Het is wenselijk om de wederzijdse engagementen, onder meer rond logistieke en financiële ondersteuning, te regelen in een overeenkomst. De betrokkenheid van de deelgemeenten Gullegem en Moorsele bij deze belangrijke wielerhoogdag wordt ook verder voorzien in het ontwerp van nieuwe overeenkomst.
Dit ontwerp van overeenkomst, dat opnieuw voor 6 edities zou gelden, werd voorbereid in overleg met de organisator van Gent-Wevelgem.
Dit ontwerp van overeenkomst werd, samen met de andere wielerovereenkomsten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad van heden, besproken op de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid en Ondersteuning van 2 september 2025.
Hecht zijn goedkeuring aan de overeenkomst Gent-Wevelgem als volgt:
OVEREENKOMST GENT-WEVELGEM
Tussen de ondergetekenden,
1. Gemeente Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, hierna genoemd 'de gemeente',
en
2. Renners in Aantocht vzw, vertegenwoordigd door de heer Wim Tack en de heer Tomas Van Den Spiegel, hierna genoemd 'de organisator',
overwegende dat de organisator met instemming van nv Flanders Classics en nv Organisatie Gent-Wevelgem de sportieve organisatie verzorgt van de wielerwedstrijd ‘Gent-Wevelgem’,
is overeengekomen wat volgt:
Artikel 1
De organisator verbindt er zich toe de aankomst van de wedstrijd ‘Gent-Wevelgem’ voor Vrouwen en Mannen Elite te leggen op het grondgebied van de gemeente Wevelgem, tegen de hierna bepaalde voorwaarden.
Verder verbindt de organisator er zich toe om de naam ‘Wevelgem’ te gebruiken in de officiële naam van de wedstrijd.
Artikel 2
De overeenkomst wordt gesloten voor zes jaar, met name voor de volgende zes edities van Gent-Wevelgem in 2026, 2027, 2028, 2029, 2030 en 2031.
Het college van burgemeester en schepenen van de gemeente kan de overeenkomst aanpassen als de wielerwedstrijd Gent-Wevelgem niet langer zijn internationale uitstraling heeft doordat deze niet langer tot het UCI WorldTour-circuit (of een gelijkaardig circuit met dezelfde internationale uitstraling) behoort.
Artikel 3
De organisator staat in voor de algemene leiding van de organisatie van ‘Gent-Wevelgem’ en verbindt er zich toe deze wedstrijd op de beste wijze te (laten) organiseren. Voor de activiteiten inzake commerciële exploitatie die worden uitgevoerd door nv Flanders Classics en/of nv Organisatie Gent-Wevelgem maken deze laatste zich sterk dat de organisator de verplichtingen uit deze overeenkomst zal nakomen. In dit verband zullen nv Flanders Classics en nv Organisatie Gent-Wevelgem onderhavige overeenkomst mede ondertekenen. Voor de verbintenissen en verplichtingen inzake commerciële exploitatie die worden uitgevoerd door nv Flanders Classics en/of nv Organisatie Gent-Wevelgem en die uit deze overeenkomst voortvloeien, kan de gemeente zowel nv Flanders Classics, nv Organisatie Gent-Wevelgem, als Renners in Aantocht vzw aanspreken. Flanders Classics nv en nv Organisatie Gent-Wevelgem zijn mede solidair en hoofdelijk gehouden voor de verbintenissen en verplichtingen van Renners in Aantocht vzw die voortvloeien uit deze overeenkomst.
Artikel 4
De organisator zorgt op zijn kosten voor de kwaliteitsvolle organisatie van de wielerwedstrijden en eventuele randanimatie, waarbij de gemeente, overeenkomstig de modaliteiten van deze overeenkomst, instaat voor logistieke ondersteuning en ondersteuning op het vlak van een veilig en vlot verloop van het wielerweekend.
De organisator bezorgt tijdig, d.i. minstens 4 weken voorafgaandelijk aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 13), het programma van het wielerweekend (inclusief eventuele afwachtingswedstrijd(en) en voorziene randanimatie).
Over de randanimatie wordt in aanloop naar het wielerweekend overlegd tussen gemeente en organisator, waarbij de organisator mee zal instaan voor de logistieke ondersteuning (podium en techniek) van het randanimatieprogramma op het Guldenbergplein.
Artikel 5
De aankomst van de wielerwedstrijd bevindt zich in de Vanackerestraat, deelgemeente Wevelgem, behoudens er dient uitgeweken te worden naar een andere locatie binnen de gemeente Wevelgem omwille van externe of strategische factoren. Deze uitwijking kan enkel in onderlinge afspraak tussen de organisator en het college van burgemeester en schepenen van de gemeente.
In overleg met de gemeente wordt een doortocht Elite Mannen verzekerd in de deelgemeenten Gullegem en Moorsele of indien de startplaats van de Elite Mannen dit niet mocht toelaten, zal in overleg naar waardige alternatieven gezocht worden. Hierbij wordt het organiseren van de startplaats van de Elite Vrouwen in Wevelgem (met doortochten in de deelgemeenten) reeds aanvaard als waardig alternatief, hetgeen andere voorstellen of alternatieven niet uitsluit, zij het dat deze het uitdrukkelijk akkoord van de gemeente vragen.
Artikel 6
De gemeente zorgt op haar kosten voor een trofee voor de winnaar van de wielerwedstrijden Vrouwen en Mannen Elite. Deze wordt in overleg aangekocht/ontworpen.
De gemeente dient in de huldiging van de winnaar van de wielerwedstrijden Gent-Wevelgem Vrouwen en Mannen Elite betrokken te worden, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 7
De gemeente verbindt er zich toe een jaarlijkse forfaitaire financiële ondersteuning te betalen aan de organisator. De toelage is als volgt vastgesteld:
Deze financiële ondersteuning zal in twee schijven worden uitbetaald als volgt: 60% ten laatste 1 maand voor de wedstrijd van elk jaar, en het saldo van 40% ten laatste 2 maanden na de wedstrijd.
Het recht op deze financiële ondersteuning vervalt automatisch en van rechtswege indien de aankomst niet gegarandeerd wordt op het grondgebied van de gemeente, overeenkomstig de modaliteiten bedoeld in artikel 5.
Voornoemde financiële ondersteuning, of een schijf ervan, kan niet uitbetaald en/of teruggevorderd worden indien en voor zover de organisator of nv Flanders Classics of nv Organisatie Gent-Wevelgem niet heeft voldaan aan meerdere essentiële verbintenissen en verplichtingen uit onderhavige overeenkomst na voorafgaande en tijdig verstuurde ingebrekestelling waaraan geen gevolg zou zijn gegeven.
Deze voorwaarde wordt door het college van burgemeester en schepenen in eerste instantie beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt in eerste instantie het bedrag van de vermindering of de schrapping van de toelage nadat de organisator zal zijn gehoord.
De organisator heeft het recht om de redenen en het ingehouden bedrag te betwisten. De organisator kan dit doen mits hij binnen de 30 dagen, nadat hem aangetekend de negatieve beslissing zal zijn betekend, per aangetekende brief zijn niet-akkoord met de getroffen maatregelen laat geworden.
In dit geval komen partijen overeen over een arbiter die in laatste aanleg beslist.
Komen partijen niet overeen over de persoon van de arbiter, dan kan de meest gerede partij zich wenden tot de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg te Kortrijk.
Bovendien kan de financieel directeur van voornoemde toelage elke niet tijdig betaalde schuldvordering voortvloeiend uit deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de organisator of nv Flanders Classics of nv Organisatie Gent-Wevelgem zou hebben tegenover de gemeente.
De meest recente jaarrekening van Renners in Aantocht vzw wordt jaarlijks bezorgd naar aanleiding van de aanvraag tot uitbetaling van de toelage. Bovendien moet Renners in Aantocht vzw de nodige medewerking verlenen aan elke controle die de gemeente zal uitoefenen overeenkomstig artikel 6 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. Elk gemeenteraadslid kan het college van burgemeester en schepenen verzoeken om een werkgroep ad hoc op te richten in functie van bedoelde controle. Op eenvoudig verzoek van het college van burgemeester en schepenen moet een afvaardiging van Renners in Aantocht vzw (en/of nv Flanders Classics en/of nv Organisatie Gent-Wevelgem) hierop aanwezig zijn.
Artikel 8
De gemeente verbindt er zich tevens toe:
1. Te zorgen voor een vlotte samenwerking tussen de verschillende diensten van de gemeente en de organisator. De organisator dient evenwel in dit verband zijn vragen voor de gemeentelijke diensten zoveel als mogelijk te bundelen en te bezorgen aan de gemeente ten laatste 4 weken voorafgaandelijk aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 13).
2. Te zorgen voor de volledige steun van de lokale politie ter ondersteuning van een veilig verloop van de wedstrijd en van de op- en afbouwwerken van de organisatie-infrastructuur.
3. Te zorgen voor voldoende vrije ruimte, beschikbaar voor de organisatie in de aankomstzone voor het plaatsen van het nodige materiaal voor de pers.
Eveneens ruimte voor het plaatsen van het groot TV-scherm en publi-borden - mits akkoord van de afdeling West-Vlaanderen van de administratie Wegen & Verkeer (aan te vragen door de organisator) waar nodig – op het openbaar domein, langs invalswegen naar Wevelgem, mits dit de verkeersveiligheid niet in het gedrang brengt.
In de omgeving van de aankomst worden, in onderling overleg, voldoende parkings vrijgehouden om een veilig en vlot verloop van het wielerweekend mogelijk te maken.
4. De gemeente stelt de nodige materialen waarover zij beschikt (of kan beschikken) gratis ter beschikking voor een veilig en vlot verloop van het wielerweekend. Er wordt voorzien in de nodige aansluitpunten voor nutsvoorzieningen.
Feestmateriaal voor de VIP- of andere betalende activiteiten van de organisator kan beschikbaar worden gesteld met toepassing van het vigerende retributiereglement.
5. De gemeente stelt de nodige lokalen ter beschikking, hierbij worden de lokalen voor de VIP- of andere betalende activiteiten van de organisator aangerekend tegen de gebruikelijke tarieven.
6. De gemeente stelt de evenementenweide in het Park ter beschikking.
Deze terbeschikkingstelling gebeurt mits het betalen van de passende borg, die door het college van burgemeester en schepenen, op advies van de cel Groen, wordt vastgesteld en mits het naleven van het voorafgaandelijk advies van de cel Groen rond de aanvoer, inplanting en opbouw- en afbraakwerken, en de timing ervan, van de installaties en accommodaties op bedoelde ruimte. Bij gebreke aan voorafgaandelijk overleg ter zake met of bij het niet behoorlijk naleven van het advies van de cel Groen wordt de eventuele schade n.a.v. het gebruik van de evenementenweide verrekend met de gestelde borg.
7. De gemeente verleent aan de organisator de toelating om exclusief publiciteit aan te brengen op het parcours op het grondgebied van de gemeente (openbaar domein). Daarin is ook inbegrepen de eventuele beschildering van het wegdek in de aankomstzone (bij uitwijking, cfr. artikel 5). De organisator dient het akkoord van de afdeling West-Vlaanderen van de administratie Wegen & Verkeer te bekomen voor publiciteit langs de gewestweg, alsook voor de beschildering van het wegdek in de aankomstzone (Vanackerestraat).
8. Onverminderd het exploitatierecht van de horecazaken gelegen binnen de aankomstzone of van een lokale bestaande horecazaak die haar vestiging heeft buiten de aankomstzone maar een pop-up organiseert binnen de aankomstzone, waarbij deze horecazaken het recht hebben om kosteloos een terras ter hoogte van hun horecazaak/pop-up in te richten (waarbij de organisator advies kan verlenen in functie van een veilig en vlot verloop van de wielerwedstrijden, dan wel in functie van de looplijnen van de bezoekers), verleent de gemeente aan nv Flanders Classics en/of nv Organisatie Gent-Wevelgem de toelating om exclusief in de aankomstzone, op het openbaar domein, een publieksgerichte ruimte te exploiteren onder de voorwaarden zoals bepaald in artikel 15.
De aanwezige voormelde horecazaken dienen wel rekening te houden met eventuele sponsorrestricties op het openbaar domein op en langs het Guldenbergplein en de parking gemeentehuis en eventuele restricties op het gebied van het gebruik van TV-rechten.
De organisator, nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv en elke standplaatshouder dragen de verantwoordelijkheid alle voorzorgen te nemen opdat het innemen van de standplaats kan gebeuren zonder lawaai- of milieuhinder. De organisator en nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv zorgen er voor dat elke standplaatshouder en zijn personeel of vrijwilligers de nodige voorzorgen nemen om het vervuilen van het openbaar domein te beperken, met inachtname van de wettelijke bepalingen. De organisator en nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv zorgen er aldus voor dat bij het verlaten van het openbaar domein elke standplaatshouder de hem toegewezen plaats net achterlaat. Eventuele kosten voor de gemeente wegens het niet net achterlaten van de toegewezen plaats door een standplaatshouder of wegens het achterlaten van afval zullen worden verhaald op de organisator en nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv tegen kostprijs.
Bovenstaande regeling geldt ook indien nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv, op welke wijze dan ook, een stuk van het aan haar in concessie gegeven openbaar domein, ter beschikking stelt voor VIP-tenten, sponsorlocaties en dergelijke.
9. De gemeente zet haar beschikbare afvalrecipiënten in die op een bepaalde geschikte plaats worden geleverd, in onderlinge afspraak met de organisator.
10. De gemeente verleent de toelating en zal zelf overgaan tot het uithangen van een spandoek, te bezorgen door de organisator, in het daarvoor voorziene frame aan het gemeenteloket als aankondiging van de wielerwedstrijd.
Artikel 9
De organisator bezorgt tijdig, d.i. minstens 14 dagen voorafgaand aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 13) op voorhand de nodige inrichtingsplannetjes van de aankomstzone, de zone voor het TV-vrachtwagenpark, het podium en de randanimatie, …, met detail van de benodigde nutsvoorzieningen. Tijdens het wielerweekend dient er vanuit beide partijen een aanspreekpunt te zijn voor technische vragen.
Artikel 10
De organisator verbindt er zich toe om de gemeente Wevelgem aan bod te laten komen in haar communicatie naar het binnen- en buitenland toe op een gelijkwaardige en marktconforme wijze als commerciële sponsors. De eventuele randanimatie van de gemeente wordt ook meegenomen in de communicatiekanalen van de organisator.
De organisator is bereid om, waar wenselijk, actief te overleggen met de organisatoren van koersen in Gullegem en Moorsele rond mogelijke ondersteuning, advisering en/of samenwerking.
Artikel 11
De gemeente kan jaarlijks voor een tegenwaarde van 25 000 euro aan VIP-pakketten of andere toegangskaarten opnemen naar keuze binnen het aanbod van de organisator. Voor de berekening van dit bedrag wordt rekening gehouden met de commerciële waarde (exclusief btw) van dergelijke VIP-pakketten of andere toegangskaarten.
Op vraag van de gemeente kan in overleg voor dit budget een pakket op maat van de gemeente samengesteld worden, dan wel kan een deel van dit budget ingezet worden op randanimatie ten laste van de organisator (waarbij de totale tegenwaarde dan 20 000 euro (exclusief btw) zal bedragen). De gemeente moet haar wensen in deze ten laatste 3 maanden voorafgaandelijk aan de coördinatievergadering (cfr. artikel 13) bevestigen.
Artikel 12
§1. In onderling overleg met de diverse diensten van de gemeente, en aansluitend op de beleidsplannen van het bestuur, wordt er ook bepaald welke bijkomende initiatieven/activiteiten zullen opgezet worden.
Er gebeurt jaarlijks een zeer grondige evaluatie van de samenwerking en de randactiviteiten met het oog op een verdere groei van het event.
Er wordt gestreefd naar duurzame, gemakkelijk implementeerbare en kostenbewuste initiatieven. Op deze manier kan het event jaarlijks groeien en verder uitgebouwd worden. Naast het herhalen van positief geëvalueerde initiatieven wordt er jaarlijks gezocht naar bijkomende mogelijkheden.
Het is de bedoeling van beide partners om het event elk jaar sterker te maken door meer en/of grotere initiatieven. De inspanningen hiervoor worden verdeeld onder de partners waarbij rekening wordt gehouden met logistiek, financiële, organisatorische aspecten,…
In het bijzonder wordt gezocht een netwerkevent te organiseren in samenwerking met de gemeente voor Wevelgemse ondernemers.
§2. De organisator heeft hierbij bijzondere aandacht voor en levert voldoende inspanningen om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusiviteit en/of duurzaamheid, gezondheidsbeleid, het stimuleren van de wielersport.
Artikel 13
Alle nodige afspraken omtrent veiligheid worden vastgelegd in een coördinatievergadering (artikel 7 van het KB tot reglementering van de wielerwedstrijden en van de alle-terreinwedstrijden). Voor zover de gemeente of de hulpdiensten het opportuun achten worden bijkomende overlegmomenten georganiseerd.
De lijst van de verplichtingen hiervoor opgesomd is niet limitatief, maar kan worden uitgebreid teneinde het organisatieniveau te optimaliseren. Ingeval nog bijkomende maatregelen dienen te worden getroffen zal dit geschieden bij onderling akkoord van de partijen. Partijen zullen overeenkomen wie de bijkomende kosten dient te dragen. Maatregelen opgelegd vanuit veiligheidsoverwegingen dienen altijd opgevolgd.
Vanuit de organisator wordt er iemand afgevaardigd naar de CPops in functie van de opvolging van de communicatie, in het bijzonder de sociale media.
In overleg wordt de organisatie en inrichting van de CPops ondersteund door de organisator.
Artikel 14
Voor zover een Cyclo wordt georganiseerd tijdens het weekend van de wielerwedstrijd, is de gemeente bereid, de nodige logistieke ondersteuning te verlenen, passend in het volledige wielerweekend. Tevens wordt de nodige accommodatie ter beschikking gesteld voor de ontvangst van de commissarissen, een afzonderlijke kleedruimte en parking en lokaal voor de medische controle.
Artikel 15
§1. Onverminderd het exploitatierecht van de horecazaken gelegen binnen de aankomstzone, waarbij de horecazaken het recht hebben om een terras ter hoogte van hun horecazaak in te richten (cfr. artikel 8.8), verleent de gemeente aan nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv de toelating om, op de dag voor en op de dag zelf van de wielerwedstrijd vanaf 7 uur tot 22 uur, exclusief in de aankomstzone, op het openbaar domein, een publieksgerichte ruimte te exploiteren.
Hierbij moet het veilig en vlot verloop van het wielerweekend te allen tijde gewaarborgd worden en moeten de eventuele richtlijnen van de hulpdiensten te allen tijde nageleefd.
De concessiehoudende vereniging mag de betaling van een standplaatsvergoeding vragen, behalve aan de bestaande horeca. Deze concessie is toepasselijk op het openbaar domein vanaf de Katerstraat over de Menenstraat, Vanackerestraat, Grote Markt tot aan de Brugstraat/Kortrijkstraat. Eveneens over het ganse circuit van de eventuele afwachtingswedstrijd(en).
Indien in toepassing van artikel 5 wordt uitgeweken naar een andere aankomstplaats, dan bakent het college van burgemeester en schepenen de voor deze aankomstplaats geldende concessieruimte af - dit in samenspraak met de organisator.
Het wielerweekend wordt beschouwd als een sportieve manifestatie zoals bedoeld in artikel 4 van het KB van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten. De ambulante verkopen tijdens dergelijke manifestaties moeten bijkomstig blijven aan de aard van de manifestatie en de goederen en diensten moeten erop betrekking hebben.
Enkel nv Organisatie Gent-Wevelgem en/of Flanders Classics nv mogen ambulante activiteiten organiseren in de bedoelde concessieruimte en geven de nodige toelatingen waarbij elke standhouder moet voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in bedoeld KB (in het bijzonder artikel 15).
§2. Buiten de concessieruimte is er een verbod op het houden van ambulante activiteiten, tenzij de betrokkene(n) in het bezit is/zijn van een door de burgemeester afgeleverde schriftelijke vergunning die de plaats aanduidt waar de ambulante activiteit mag worden uitgeoefend, bij welk middel de activiteit uitgeoefend mag worden en met welke waren, en na voorafgaande toelating van nv Organisatie Gent-Wevelgem of Flanders Classics nv.
Artikel 16
Het afsluiten van onderhavige overeenkomst geeft de gemeente geen enkel recht op inspraak in het te voeren beleid voor het evenement.
Het staat de organisator vrij te beslissen of de wedstrijd al dan niet zal doorgaan. In het negatieve geval zijn de beide partijen voor de betrokken wedstrijd ontslagen van hun verplichtingen. De organisator betaalt in dit geval onmiddellijk de volledige toelage (voorschot en saldo) terug die zou zijn uitbetaald in het kader van deze overeenkomst voor de afgelaste editie, behoudens in geval van afgelasting wegens bewezen overmacht (UCI-weerprotocol, terrorisme, veiligheid in de meest ruime zin,…) waarbij de organisator het recht behoudt op (enkel) het voorschot.
De organisator zal in dat geval geenszins gehouden zijn tot welkdanige schadevergoeding ook.
Artikel 17
Van deze overeenkomst kan enkel met schriftelijk akkoord der partijen worden afgeweken, zowel op initiatief van de gemeente als van de organisator.
Artikel 18
Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Ingeval van geschil omtrent de inhoud of uitvoering van onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.