De overeenkomst met Moorsele Koerse vzw wordt goedgekeurd.
Moorsele Koerse vzw organiseert al heel wat jaren wielerwedstrijden op het grondgebied van deelgemeente Moorsele. Zo organiseerde Moorsele Koerse vzw de laatste jaren 4 wielerwedstrijden per kalenderjaar. Voor deze organisatie ontvangt Moorsele Koerse vzw subsidies krachtens het subsidiereglement wielerwedstrijden van 11 mei 2023. Gelet op haar sterke werking, met een sterke verankering in deelgemeente Moorsele, wil de gemeente met Moorsele Koerse vzw een langdurig engagement opzetten. Ook de vzw is vragende partij voor een structurele ondersteuning. Het is wenselijk om de wederzijdse engagementen, onder meer rond logistieke en financiële ondersteuning, te regelen in een overeenkomst.
Dit ontwerp van overeenkomst, dat voor 6 kalenderjaren zou gelden, waarin telkens minstens 4 wielerwedstrijden worden georganiseerd, werd voorbereid in overleg met Moorsele Koerse vzw.
Dit ontwerp van overeenkomst werd, samen met de andere wielerovereenkomsten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad van heden, besproken op de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid en Ondersteuning van 2 september 2025.
Hecht zijn goedkeuring aan de overeenkomst met Moorsele Koerse vzw als volgt:
OVEREENKOMST MOORSELE KOERSE
Tussen de ondergetekenden,
1. Gemeente Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, hierna genoemd ‘de gemeente’,
en
2. Moorsele Koerse vzw, vertegenwoordigd door de heer Björn Moerkerke, bestuurder, en de heer Anthony Six, bestuurder, hierna genoemd ‘de organisator’;
overwegende dat de organisator een aantal wielerwedstrijden organiseert op het grondgebied van de gemeente Wevelgem,
is overeengekomen wat volgt:
Artikel 1
De organisator verbindt er zich toe om een aantal wielerwedstrijden te organiseren waarvan het parcours hoofdzakelijk gelegen is op het grondgebied van de gemeente Wevelgem, met een zekere start en aankomst op het grondgebied van deelgemeente Moorsele, meer bepaald betreft het minstens 4 wielerwedstrijden uit 4 verschillende (hieronder vermelde) categorieën:
Artikel 2
De overeenkomst wordt gesloten voor zes jaar, met name voor de kalenderjaren 2026 tot en met 2031, waarin de organisator telkens de in artikel 1 vermelde wielerwedstrijden organiseert.
Onverminderd het recht om de overeenkomst op te zeggen bij niet-naleving van de verplichtingen door de organisator, kan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de organisator niet langer de in artikel 1 vermelde wielerwedstrijden organiseert of gelijkwaardige wielerwedstrijden.
Artikel 3
De organisator staat in voor de algemene leiding van de organisatie van de in artikel 1 vermelde wedstrijden en verbindt er zich toe deze wedstrijden op de beste wijze te (laten) organiseren.
De organisator zorgt op zijn kosten voor de kwaliteitsvolle organisatie van de wielerwedstrijden en eventuele randanimatie, waarbij de gemeente, overeenkomstig de modaliteiten van deze overeenkomst, instaat voor logistieke ondersteuning en ondersteuning op het vlak van een veilig en vlot verloop van de wielerevents.
De organisator bezorgt tijdig, d.i. minstens 8 weken voorafgaandelijk aan de resopectievelijke wielerwedstrijden, het programma van het wielerevenement (inclusief voorziene randanimatie).
Artikel 4
De gemeente zorgt op haar kosten voor de trofee voor de winnaar van de respectievelijke wielerwedstrijden.
De gemeente dient in de huldiging van de winnaar van de wielerwedstrijden betrokken te worden, in onderlinge afspraak met de organisator.
Artikel 5
De gemeente verbindt er zich toe een jaarlijkse forfaitaire toelage te betalen aan de organisator. De toelage wordt voor kalenderjaar 2026 vastgesteld op 6 000 euro. Voor de volgende kalenderjaren wordt de subsidie verhoogd met telkens 200 euro per editie, tot het maximale bedrag van 7 000 euro voor het kalenderjaar 2031.
Deze toelage zal in twee schijven worden uitbetaald als volgt: 60% ten laatste 1 maand voor de eerste wielerwedstrijd van het betreffende kalenderjaar en het saldo van 40% ten laatste 2 maanden na de laatste wielerwedstrijd van het betreffende kalenderjaar.
Het recht op deze toelage vervalt automatisch en van rechtswege indien de start, aankomst en het (grotendeel van het) parcours van de respectievelijke wielerwedstrijden niet gegarandeerd wordt op het grondgebied van de gemeente.
Voornoemde toelage zal worden verminderd, desgevallend (volledig) geschrapt en/of teruggevorderd, in de mate en voor zover de organisator niet heeft voldaan aan één of meerdere verbintenissen en verplichtingen uit onderhavige overeenkomst. Deze voorwaarde wordt op advies van de administratie door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de toelage.
Bovendien kan de financieel directeur van voornoemde toelage elke niet tijdig betaalde schuldvordering voortvloeiend uit deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de organisator zou hebben tegenover de gemeente.
De jaarrekeningen van Moorsele Koerse vzw dienen op eerste verzoek bezorgd. Bovendien moet de organisator de nodige medewerking verlenen aan elke controle die de gemeente zal uitoefenen in functie van de controle op de aanwending van de toelage.
Artikel 6
§1. De gemeente stelt de nodige materialen waarover zij beschikt (of kan beschikken) gratis ter beschikking voor een veilig en vlot verloop van de wielerevents.
Feestmateriaal voor de VIP-activiteiten van de organisator kan beschikbaar worden gesteld met toepassing van het vigerende retributiereglement.
§2. De gemeente stelt de nodige lokalen ter beschikking, hierbij worden de lokalen voor de VIP-activiteiten van de organisator aangerekend tegen de gebruikelijke tarieven.
§3. De gemeente zet haar beschikbare afvalrecipiënten in die op een bepaalde geschikte plaats worden geleverd, in onderlinge afspraak met de organisator.
§4. De gemeente is bereid om materialen die ingezet worden in functie van een veilig en vlot verloop van de wielerevents van een naburige gemeente op te halen en terug te brengen, mits dit kan gebeuren tijdens de werkuren en mits het transport met een gemeentelijk voertuig kan gebeuren en beperkt blijft tot maximaal 1 heen- en terugrit per wielerwedstrijd cfr. artikel 1.
Artikel 7
De gemeente verleent aan de organisator de toelating om exclusief publiciteit aan te brengen op het parcours op het grondgebied van de gemeente (openbaar domein). Daarin is ook inbegrepen de eventuele beschildering van het wegdek in de aankomstzone. Elke beschildering dient ook onverwijld weggenomen na de wielerwedstrijd.
Artikel 8
Onverminderd het exploitatierecht van de horecazaken gelegen binnen hieronder bedoelde concessieruimte, waarbij de horecazaken het recht hebben om een terras ter hoogte van hun horecazaak in te richten, verleent de gemeente aan de organisator de toelating om exclusief, in de concessieruimte, op het openbaar domein, een publieksgerichte ruimte te exploiteren onder volgende modaliteiten:
- De concessieruimte wordt per wielerwedstrijd vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen. De toestemming geldt op de dag van de wielerwedstrijden vanaf 10 uur uur tot 22 uur. Hierbij moet het veilig en vlot verloop van de wielerwedstrijden te allen tijde gewaarborgd worden en moeten de eventuele richtlijnen van de hulpdiensten te allen tijde nageleefd.
- de organisator en elke standplaatshouder dragen de verantwoordelijkheid alle voorzorgen te nemen opdat het innemen van de standplaats kan gebeuren zonder lawaai- of milieuhinder. De organisator zorgt er voor dat elke standplaatshouder en zijn personeel of vrijwilligers de nodige voorzorgen nemen om het vervuilen van het openbaar domein te beperken, met inachtname van de wettelijke bepalingen. De organisator zorgt er aldus voor dat bij het verlaten van het openbaar domein, elke standplaatshouder de hem toegewezen plaats net achterlaat. Eventuele kosten voor de gemeente wegens het niet net achterlaten van de toegewezen plaats door een standplaatshouder of wegens het achterlaten van afval zullen worden verhaald op de organisator tegen kostprijs.
Bovenstaande regeling geldt ook indien de organisator, op welke wijze dan ook, een stuk van het aan haar in concessie gegeven openbaar domein, ter beschikking stelt voor VIP-tenten, sponsorlocaties en dergelijke.
- De organisator mag de betaling van een standplaatsvergoeding vragen.
- De wielerevents worden beschouwd als een sportieve manifestatie zoals bedoeld in artikel 4 van het KB van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten. De ambulante verkopen tijdens dergelijke manifestaties moeten bijkomstig blijven aan de aard van de manifestatie en de goederen en diensten moeten erop betrekking hebben.
Enkel de organisator mag ambulante activiteiten organiseren in de bedoelde concessieruimte en geeft de nodige toelatingen waarbij elke standhouder moet voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in bedoeld KB (in het bijzonder artikel 15).
Artikel 9
De organisator verbindt er zich toe om de gemeente Wevelgem aan bod te laten komen in haar communicatie op een gelijkwaardige en marktconforme wijze als commerciële sponsors.
Artikel 10
De gemeente kan jaarlijks voor een tegenwaarde van 10% van het subsidiebedrag VIP-pakketten opnemen naar keuze binnen het aanbod van de organisator, dit voor zover de organisator een VIP-aanbod heeft. Voor de berekening van dit bedrag wordt rekening gehouden met de commerciële waarde van dergelijk pakket exclusief btw.
Artikel 11
Alle nodige afspraken omtrent veiligheid worden vastgelegd in overleg met de gemeentelijke diensten en op advies van de hulpdiensten.
Voor zover de gemeente of de hulpdiensten het opportuun achtten worden overlegmomenten georganiseerd.
Vanuit de organisator wordt er iemand afgevaardigd naar de CPops als deze wordt ingericht en dit in functie van de opvolging van de communicatie, in het bijzonder de sociale media.
Artikel 12
§1. Beide partijen verbinden er zich toe alle beschikbare middelen aan te wenden, die kunnen bijdragen tot het welslagen van de wedstrijden, voorwerp van deze overeenkomst.
In dit verband verbindt de organisator er zich toe om, waar nuttig en wenselijk, in het kader van het lokaal stimuleren van het wielrennen, actief te overleggen met andere lokale organisatoren van koersen rond mogelijke ondersteuning, advisering en/of samenwerking.
§2. De organisator heeft hierbij bijzondere aandacht voor en levert voldoende inspanningen om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusiviteit en/of duurzaamheid, gezondheidsbeleid, het stimuleren van de wielersport.
§3. De lijst van de verplichtingen opgesomd in deze overeenkomst is niet limitatief, maar kan worden uitgebreid teneinde het organisatieniveau te optimaliseren. Ingeval nog bijkomende maatregelen dienen te worden getroffen zal dit geschieden bij onderling akkoord van de partijen. Partijen zullen overeenkomen wie de bijkomende kosten dient te dragen. Maatregelen opgelegd vanuit veiligheidsoverwegingen dienen altijd opgevolgd.
Artikel 13
Het afsluiten van onderhavige overeenkomst geeft de gemeente geen enkel recht op inspraak in het te voeren beleid voor de events.
Het staat de organisator vrij te beslissen of een of meerdere wedstrijden al dan niet zullen doorgaan.
In het negatieve geval zijn de beide partijen voor de betrokken wedstrijden ontslagen van hun verplichtingen. De organisator betaalt in dit geval onmiddellijk de volledige toelage (voorschot en saldo) terug die zou zijn uitbetaald in het kader van deze overeenkomst voor het betreffende kalenderjaar, behoudens in geval van afgelasting door bewezen overmacht, waarbij de organisator desgevallend het recht behoudt op (enkel) het voorschot, desgevallend het saldo als de andere wielerwedstrijden cfr. artikel 1 wel doorgaan.
De organisator zal in dat geval geenszins gehouden zijn tot welkdanige schadevergoeding ook.
Artikel 14
Van deze overeenkomst kan enkel met schriftelijk akkoord der partijen worden afgeweken, zowel op initiatief van de gemeente als van de organisator.
Artikel 15
Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Ingeval van geschil omtrent de inhoud of uitvoering van onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.