Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt aangepast in functie van de invoering van de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen.
Naar aanleiding van de wijziging van artikel 20 (juncto artikel 74) van het decreet lokaal bestuur (door het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie) kan het digitaal of hybride vergaderen van de raad voor maatschappelijk welzijn uitdrukkelijk voorzien worden in het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn. De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel digitaal of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.
Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt aangepast in uitvoering van artikel 20 juncto artikel 74 van het decreet lokaal bestuur.
Het ontwerp van wijziging van huishoudelijk reglement van de gemeenteraad werd besproken op de agendacommissie van 8 oktober 2021. Voor de raad voor maatschappelijk welzijn wordt een analoge wijziging voorzien.
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 8 februari 2019, wordt gewijzigd als volgt:
Artikel 1
In artikel 2 wordt een §3 en een §4 toegevoegd:
§3.
Het fysiek vergaderen is het uitgangspunt. De digitale en hybride vergaderingen van de OCMW-raad vinden plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
§4.
In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de vergaderingen digitaal of hybride doorgaan.
Als uitzonderlijke omstandigheden voor een digitale of hybride vergadering worden onder meer aanzien: de noodzaak omwille van een pandemie, weersomstandigheden, niet-beschikbaarheid van de raadszaal, het niet-beschikbaar zijn van de mogelijkheid tot livestreaming bij een fysieke vergadering, algemene gezondheids- of veiligheidsredenen, de onmogelijkheid van een raadslid om fysiek te vergaderen. Een raadslid dat zich in dit laatste geval bevindt, laat dit tijdig, d.i. ten minste 2 werkdagen vooraleer de oproeping voor een geplande OCMW-raadszitting moet worden bezorgd, weten aan de voorzitter en aan de algemeen directeur, met het uitdrukkelijk verzoek voor een hybride of digitale zitting. Indien een raadslid in de onmogelijkheid is om fysiek te vergaderen omwille van ‘overmacht’ (bv. ziekte, ongeval of quarantainemaatregel), kan hij alsnog om een hybride vergadering verzoeken (via mail aan de voorzitter en de algemeen directeur) ten laatste om 9 uur op de dag van de vergadering, in dit geval worden alle raadsleden tegen 14 uur op de dag van de vergadering via mail verwittigd dat de vergadering hybride doorgaat. Hiervan wordt ook melding gemaakt op de webstek van de gemeente.
De voorzitter van de OCMW-raad kan in bovenstaande omstandigheden beslissen de vergadering digitaal of hybride te laten doorgaan.
In geval van een gezamenlijke oproeping, verlopen de gemeenteraad en de OCMW-raad op dezelfde wijze (fysiek, digitaal of hybride).
Artikel 2
Artikel 20, §2 wordt integraal vervangen als volgt:
§2.
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de vergadering doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 3
Artikel 22 wordt integraal vervangen als volgt:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De voorzitter kan dan beslissen dat de leden van de raad de vergadering onmiddellijk moeten verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 4
Artikel 26, §2 wordt integraal vervangen als volgt:
§2.
Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking, tenzij elektronisch uitgebrachte naamstemming mogelijk is;
2° de mondelinge stemming;
3° de geheime stemming.
Bij een stemming in digitale of hybride vergaderingen van de OCMW-raad moeten de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen vervuld zijn.
Artikel 5
Artikel 29 wordt integraal vervangen als volgt:
§1.
Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje.
De stemopneming gebeurt door de voorzitter, de raadsleden die door de voorzitter eventueel verzocht worden hem daartoe bij te staan, de algemeen directeur en/of eventueel een door hem aangewezen personeelslid. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
§2.
Bij een geheime stemming in digitale of hybride vergaderingen van de OCMW-raad moeten de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen vervuld zijn.
Artikel 6
Artikel 30 wordt integraal vervangen als volgt:
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, vraagt de voorzitter uitdrukkelijk of alle stemmen ingediend werden.
Artikel 2
Deze wijziging treedt in werking op 15 november 2021.
Het vast bureau wordt belast met de coördinatie van het huishoudelijk reglement.
Het mandaat van de vertegenwoordiger wordt vastgesteld.
Het OCMW is lid van de dienstverlenende vereniging Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services (TMVS).
Het OCMW werd uitgenodigd per aangetekend schrijven van 1 oktober 2021 om deel te nemen aan de zitting van de buitengewone algemene vergadering van TMVS van 14 december 2021.
Op het ogenblik van de uitnodiging voor deze buitengewone algemene vergadering geldt de federale fase van het rampenplan naar aanleiding van de 'coronavirus COVID-19'-crisis. Mocht de buitengewone algemene vergadering uitgesteld of verdaagd worden, dan geldt het mandaat voor dezelfde agendapunten ook als deze op een latere datum worden behandeld.
Artikel 1
Er wordt goedkeuring verleend aan onderstaande punten, geagendeerd voor de buitengewone algemene jaarvergadering van TMVS van 14 december 2021 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden):
1. Toetreding van deelnemers
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge toetredingen
3. Evaluatie 2021, te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2022 (cfr. artikel 432 DLB)
4. Begroting 2022 (cfr. artikel 432 DLB)
5. Actualisering presentievergoeding ingevolge indexaanpassing
6. Statutaire benoemingen
Varia.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van het OCMW zal zijn stemgedrag afstemmen op deze beslissing.
Beslist om toe te treden tot perceel 8 van de groepsaankoop 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten') van de gemeente Aalter, i.s.m. V-ICT-OR.
Sinds 2019 wordt binnen gemeente en OCMW gebruik gemaakt van Office 365 abonnementen. In 2019 werd hiervoor ingestapt in een aankoopcentrale van V-ICT-OR (vereniging voor ICT'ers van openbare besturen). Hierdoor konden prijzen worden gehanteerd die een stuk lager lagen dan de marktprijs en de prijs via andere raamcontracten (o.a. ICT aankoopcentrale van de stad Brugge). Er werd via deze aankoopcentrale een driejarig contract voor Office 365 abonnementen afgesloten dat afloopt op 1 februari 2022. Deze aankoopcentrale is inmiddels afgelopen, een verlenging via deze aankoopcentrale is dus niet mogelijk.
Het project Samen Aanbesteden, gestart vanuit de gemeente Aalter, wilde besturen in staat stellen samen generieke componenten te realiseren. Daarmee kunnen lokale besturen een degelijke informatiearchitectuur uitbouwen. Dit project evolueerde tot het project 'LB365' dat besturen in staat stelt om samen innovatieve dienstverlening te organiseren door het afnemen en optimaliseren van ICT-leveringen en -diensten onder de noemer groepsaankopen.
In samenwerking met de gemeente Aalter heeft V-ICT-OR een groepsaankoop opgezet voor de aankoop van allerhande generieke softwarecomponenten voor lokale besturen opgezet binnen het Microsoft Dynamics platform, het LB365 project van V-ICT-OR. Eén van de componenten van deze groepsaankoop zijn de bijhorende Microsoft- en Officelicenties waaronder Office 365 abonnementen. Deze zijn opgenomen in perceel 8. De groepsaankoop is opgezet voor alle Vlaamse lokale besturen. De prijzen van de Office 365 abonnementen zijn via dit contract een 20% goedkoper dan via het ICT-raamcontract van de stad Brugge dat binnen Wevelgem normaal wordt gebruikt voor Microsoftlicenties.
In eerste instantie wordt ingestapt met de bedoeling binnen perceel 8 Office 365 abonnementen af te sluiten aan een voordelig tarief. De groepsaankoop omvat naast het perceel voor licenties ook heel wat percelen omtrent het LB365 project. Een instap in de andere percelen vereist echter ook een instapkost in het LB365 consortium en dit is momenteel niet aan de orde. Op dit moment wordt dan ook enkel op perceel 8 ingestapt, mocht binnen Wevelgem gestart worden met het LB365 project zal dit deel uitmaken van een aparte beslissing.
Door toe te treden tot deze groepsaankoop is het OCMW vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
De gemeenteraad van Aalter keurde op 21 december 2020 de lastvoorwaarden, de raming en gunningswijze voor het lastenboek 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' goed. Deze opdracht werd op 30 december 2020 gepubliceerd op nationaal niveau en op 4 januari 2021 in het publicatieblad van de Europese Unie.
Deze opdracht is opgedeeld in 8 percelen:
De firma's Belfinity, C-Clear Partners, RealDolmen nv, Synergics en Tobius (Tobania) werden na de goedkeuring van de kwalitatieve selectie op 15 februari 2021 door het college van burgemeester en schepenen van Aalter, op 17 februari 2021 uitgenodigd om tegen 16 maart 2021 een offerte in te dienen. De firma's Belfinity, C-Clear Partners, RealDolmen nv, Synergics en Tobius (Tobania) dienden een regelmatige offerte in voor één of meerdere percelen.
De opdracht werd gesloten via een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald en de deelnemers opnieuw in mededinging zullen worden gesteld tijdens de doorlooptijd van de opdracht.
Voor perceel 8 (softwarelicenties en beheer) werd één offerte ontvangen van Inetum Realdolmen Belgium nv (voorheen RealDolmen nv), A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, tevens de enige geselecteerde kandidaat voor perceel 8.
Op 8 maart 2021 gunde het college van burgemeester en schepenen van Aalter het perceel 8 (softwarelicenties en beheer) aan Inetum Realdolmen Belgium nv, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, voor een looptijd van drie jaar (in tegenstelling tot de andere percelen uit het bestek).
Er is geen afnameverplichting wanneer men toetreedt tot deze groepsaankoop. Gelet op de lagere prijzen van de licenties lijkt het opportuun toe te treden tot deze groepsaankoop.
De jaarlijkse kostprijs voor Office 365 abonnementen wordt geraamd op 24 793,39 euro (excl. btw) hetzij 30 000 euro (incl. btw) voor het OCMW en op 35 537,19 euro (excl. btw) hetzij 43 000 euro (incl. btw) voor de gemeente. Door de toetreding tot deze opdracht kunnen ook afnames van andere softwarelicenties gedurende de looptijd van deze opdracht op een vlotte manier gebeuren als de prijzen binnen deze opdracht voordelig(er) blijken.
Gelet op de ICT-integratie tussen gemeente en OCMW werd hetzelfde dossier ook aan de gemeenteraad voorgelegd.
Aankopen zullen gebeuren via een aparte beslissing door het vast bureau. De jaarlijkse kostprijs wordt, specifiek voor Office 365 abonnementen, geraamd op 24 793,39 euro (excl. btw) hetzij 30 000 euro (incl. btw) voor het OCMW.
De uitgave wordt aangerekend op het exploitatiekrediet, op de algemene rekening 613200 en het beleidsitem van desbetreffende dienst.
Beslist om toe te treden tot perceel 8 van de groepsaankoop 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten') van de gemeente Aalter, i.s.m. V-ICT-OR.
De intentieverklaring tussen WZC Sint-Camillus vzw en het OCMW Wevelgem (WZC Elckerlyc) wordt goedgekeurd.
Afgevaardigden van het OCMW Wevelgem (WZC Elckerlyc) en van het WZC Sint-Camillus hebben besprekingen gevoerd om een intentieverklaring op te stellen voor de samenwerking tussen het WZC Elckerlyc en het WZC Sint-Camillus. Er werd een voorstel uitgewerkt. Het is de bedoeling dat een samenwerkingsprotocol in de loop van 2022 goedgekeurd wordt.
De intentieverklaring tussen het OCMW Wevelgem (WZC Elckerlyc) en het WZC Sint-Camillus wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het vast bureau besliste op 20 oktober 2021 om de stuurgroep die de samenwerking verder uitwerkt, als volgt samen te stellen:
Hecht zijn goedkeuring aan de intentieverklaring tussen WZC Sint-Camillus vzw en OCMW Wevelgem als volgt:
TUSSEN:
Sint-Camillus vzw, Kloosterstraat 21 te 8560 Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Piet Dujardin, voorzitter van het bestuursorgaan en de heer Luc Deloof, bestuurder
EN:
OCMW Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Jo Libeer, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur
De partijen sub 1 en 2 worden hierna tevens een “Partij” genoemd en gezamenlijk “Partijen” genoemd.
WORDT UITEENGEZET WAT VOLGT:
VOORAF
2. Deelgemeente Moorsele:
3. Deelgemeente Gullegem: centrum voor ouderenzorg- en thuiszorg Het Gulle Heem dat omvat:
4. De dienst Thuiszorg verleent diensten aan alle inwoners van Wevelgem:
DOELSTELLING:
Als lokaal bestuur heeft het OCMW een zorgstrategie ontwikkeld waarbij het aanbieden aan elke inwoner van Wevelgem van een toegankelijke, kwaliteitsvolle zorg en van welzijn op maat centraal staat.
Deze letter of intent heeft tot doel om, binnen deze zorgstrategie, te komen tot een structurele samenwerking tussen partijen waarbij de focus ligt op de zorgvragen van de klant en de betaalbaarheid van de zorg.
In concreto wordt een structurele samenwerking beoogd tussen het woonzorgcentrum Sint-Camillus en het ouderen- en dienstencentrum Elckerlyc om op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze aan de burgers van deelgemeente Wevelgem de meest optimale zorg aan te bieden.
Binnen deze doelstelling, kaderend in de algemene zorgstrategie van Wevelgem, zullen nadere actieplannen worden vastgelegd.
Actieplannen kunnen zijn (niet limitatief, bij wijze van voorbeeld):
AANPAK EN TIMING :
Binnen dit traject wordt in 2 stappen gewerkt:
Stap 1 : ondertekening Letter of Intent.
Stap 2 : detailuitwerking en vastlegging van deze duurzame samenwerking (in een samenwerkingsprotocol) in 2022.
VERDER VERLOOP:
De partijen streven ernaar de vermelde samenwerking voor te bereiden in een werkgroep met een vertegenwoordiging van beide partijen. Deze werkgroep heeft als doel het samenwerkingsprotocol voor te bereiden zodat deze op de beheersorganen van beide partijen kan voorgesteld worden.
Partijen engageren zich om in volledige openheid het samenwerkingsprotocol voor te bereiden.
Confidentialiteit en exclusiviteit
Beide partijen bevestigen de confidentialiteit over de ontvangen info en de uitgevoerde besprekingen, in de mate dat geen andere afspraken gemaakt worden tijdens het overleg. Na ondertekening van deze intentieverklaring bevestigen de partijen om gedurende 6 maanden geen individuele besprekingen te voeren met andere partners/groeperingen in de ouderenzorg over eventuele samenwerkingen. Indien dit toch zou gebeuren, zal dat in aanwezigheid gebeuren in een college van alle ondertekende partijen.
Opgemaakt te Wevelgem op 12 november 2021 in twee exemplaren waarvan elke partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.