Het participatiereglement wordt vastgesteld, in uitvoering van artikel 304, §5 decreet lokaal bestuur.
Het decreet lokaal bestuur voorziet dat de raad voor maatschappelijk welzijn een beleid voert op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoners om voorstellen en vragen op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn te zetten (artikel 304, §1 decreet lokaal bestuur). Ook OCMW’s moeten dus inspraak organiseren van inwoners en doelgroepen. Het OCMW voert een lokaal participatiebeleid op maat van het eigen OCMW, concreet vorm gegeven in een participatiereglement.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelde eerder al een reglement klachtenbehandeling en een afdeling in het huishoudelijk reglement over 'verzoekschriften' vast. Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt nu voorgesteld om een participatiereglement, in uitvoering van artikel 304, §5 decreet lokaal bestuur, vast te stellen. Hierbij wordt in het bijzonder een regeling voor voorstellen en vragen van de inwoners vastgesteld.
Het participatiereglement belet niet dat het OCMW nog steeds op andere manieren - naast deze formeel geregeld in het reglement - de burgers kan informeren, consulteren of betrekken omtrent haar beleid en dienstverlening. Deze eerder 'informele' participatie-initiatieven gebeuren reeds op vandaag. In dit verband zal aanvullend een interne oefening worden gehouden rond het verbreden en verdiepen van betrokkenheid en inspraak bij het beleid van het OCMW en dit met het oog op het uitwerken van een (al dan niet reglementair) beleidskader omtrent verdere participatie-initiatieven.
Het participatiereglement wordt vastgesteld als volgt:
I. Inleidende bepalingen
Artikel 1
Dit reglement geeft, in toepassing van artikel 304 van het decreet lokaal bestuur, nadere invulling aan een aantal vormen van betrokkenheid en inspraak van de burgers en/of van de doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening van het OCMW.
Deze regeling is niet beperkend bedoeld: naast de participatievormen die in dit reglement uitdrukkelijk worden genoemd, zal het OCMW steeds ook nog op andere manieren haar belanghebbenden kunnen informeren, consulteren en betrekken. Zo kan het OCMW zowel over algemene thema’s als over specifieke dossiers inspraakvergaderingen, bevragingen, enquêtes en dergelijke organiseren.
II. Meldingen, klachten e.d.
Artikel 2
§1. Via het gemeentelijk meldpunt kan eenieder schriftelijk meldingen of suggesties doen, vragen stellen of klachten indienen met betrekking tot de dienstverlening van het OCMW. Dit kan ook digitaal (online of per mail).
§2. De behandeling van klachten, in de zin van het reglement klachtenbehandeling, gebeurt overeenkomstig de bepalingen van het reglement klachtenbehandeling, zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 juni 2019 (en eventuele latere wijzigingen).
III. Verzoekschriften, voorstellen en vragen aan de bestuursorganen
Artikel 3
Eenieder kan aan de bestuursorganen van het OCMW verzoekschriften, voorstellen en vragen richten met betrekking tot het beleid en de dienstverlening van het OCMW.
Verzoekschriften, voorstellen of vragen over zaken die als zodanig geen bevoegdheid zijn van het OCMW, zijn niet ontvankelijk.
Worden ook niet als verzoekschriften, voorstellen of vragen in de zin van deze bepalingen beschouwd, ook al zou(den) de indiener(s) ze zo noemen:
(1) het enkel aanbrengen van feiten, meningen of kritiek, zonder een duidelijk verzoek, vraag of voorstel;
(2) vragen om informatie, inlichtingen, inzage of afschriften van bestuursdocumenten;
(3) aanvragen, bezwaren of beroepen in aangelegenheden waarvoor een specifieke aanvraag-, bezwaar- en/of beroepsprocedure bestaat.
Indien het verzoekschrift, het voorstel of de vraag onontvankelijk wordt verklaard, wordt de indiener van het verzoekschrift, het voorstel of de vraag of - wanneer door meerdere personen ondertekend - de eerste ondertekenaar van deze beslissing in kennis gesteld.
Artikel 4
§1. De behandeling van verzoekschriften gebeurt overeenkomstig de artikelen 39 e.v. van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 februari 2019 en latere wijzigingen.
§2. Het voorstel of de vraag moet schriftelijk ingediend worden en ondertekend zijn, met vermelding van naam, voornaam en adres van de indiener. Als er meerdere indieners zijn, moet voor allen naam, voornaam, adres en handtekening vermeld staan.
§3. Men vermeldt bovenaan duidelijk dat het om een verzoekschrift, voorstel of vraag in het kader van dit participatiereglement gaat. Men voegt alle nuttige informatie of stukken bij voor een juiste beoordeling van wat precies voorgesteld of gevraagd wordt.
Artikel 5
De raad voor maatschappelijk welzijn behandelt de voorstellen en vragen die inhoudelijk tot haar beslissingsbevoegdheid behoren én ondertekend zijn door ten minste 1 000 inwoners van Wevelgem, minstens 16 jaar oud op de datum van indiening. Voor de controle van die leeftijdsvoorwaarde moet men voor alle ondertekenaars ook hun geboortedatum vermelden. Indien de naamsvermelding, adres, handtekening en/of opgave van de geboortedatum ontbreken of onjuist zijn, wordt de ondertekening als ongeldig beschouwd. Het vast bureau oordeelt over de ontvankelijkheid van de voorstellen en vragen gericht aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De andere voorstellen en vragen worden, naargelang de materie, behandeld door het vast bureau, door de voorzitter van het vast bureau, door de voorzitter van de OCMW-raad of door de algemeen directeur.
Artikel 6
Aan de indiener of - wanneer door meerdere personen ondertekend - aan de eerste ondertekenaar wordt een ontvangstmelding gestuurd met aanduiding welk orgaan het voorstel of de vraag zal behandelen. Nadere uitleg wordt gegeven als dat een ander orgaan is dan tot wie de indiener(s) zich richtte(n).
Aan het OCMW gerichte verzoekschriften, voorstellen of vragen over gemeentelijke aangelegenheden worden rechtstreeks naar de gemeente doorgezonden, voor behandeling volgens de daar geldende regeling. Die doorzending wordt meteen gemeld aan de indiener of - wanneer door meerdere personen ondertekend - aan de eerste ondertekenaar.
Artikel 7
Het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur bezorgen voor de door hen te behandelen voorstellen en vragen (cfr. artikel 5) hun gemotiveerd antwoord binnen de drie maanden na indiening aan de indiener of - wanneer door meerdere personen ondertekend - aan de eerste ondertekenaar.
De indiener van het voorstel of de vraag of - wanneer door meerdere personen ondertekend - de eerste ondertekenaar kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het OCMW. In dat geval heeft de indiener van het voorstel of de vraag of de eerste ondertekenaar het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
De indiener(s) k(a)(unne)n daartoe dan maximaal drie personen afvaardigen; de toelichting mag hoogstens een kwartier duren.
Artikel 8
Voorstellen en vragen die door de raad voor maatschappelijk welzijn te behandelen zijn (cfr. artikel 5) worden door de voorzitter geagendeerd op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn indien deze minstens 15 werkdagen vóór de vergadering werd ontvangen. Worden het voorstel of de vraag later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
De indiener van het voorstel of de vraag of - wanneer door meerdere personen ondertekend - de eerste ondertekenaar kan worden gehoord door de raad voor maatschappelijk welzijn. In dat geval heeft de indiener van het voorstel of de vraag of de eerste ondertekenaar het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
De indiener(s) k(a)(unne)n daartoe dan maximaal drie personen afvaardigen; de toelichting mag hoogstens een kwartier duren.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist, mede in het licht van de bespreking en de eventuele toelichting, over het gemotiveerde gevolg/antwoord dat aan het voorstel of de vraag wordt gegeven.
Als de raad voor maatschappelijk welzijn dat aangewezen acht, kan zij eerst nog bijkomend onderzoek opdragen aan het vast bureau en derhalve de beslissing over het gevolg/antwoord verdagen naar haar eerstvolgende vergadering.
Het door de raad voor maatschappelijk welzijn bepaalde gevolg/antwoord (alsook de eventuele beslissing tot verdaging naar de eerstvolgende vergadering) wordt onverwijld aan de indiener of de eerste ondertekenaar van het voorstel of de vraag meegedeeld.
Indien het voorstel op de raad voor maatschappelijk welzijn wordt verworpen, kan een gelijkaardig voorstel, op straffe van onontvankelijkheid, niet eerder dan 1 jaar nadien opnieuw worden ingediend.
IV. Slotbepalingen
Artikel 9
Dit reglement treedt in werking op 14 februari 2022.