Het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur wordt gewijzigd.
Het aantal fuiven in OC de Cerf is de laatste jaren fors geminderd. In de periode voor corona waren er elk jaar minstens vijf fuiven in de polyvalente zaal. In 2022 en 2023 waren dat er nog twee en dit jaar staat er nog maar één fuif gepland. Organisatoren geven aan dat ze het lastig hebben om winst te maken met fuiven. De opkomst daalt de laatste jaren en de kosten stijgen (techniek, acts, inkleding,...). Vanuit de jeugdverenigingen kwam het signaal dat een kleinere fuifzaal wenselijk is in Gullegem. Er werd onderzocht hoe de gemeente hieraan tegemoet kan komen.
Er wordt voorgesteld om de polyvalente zaal op de bovenverdieping voor 1/3 van de totale oppervlakte ter beschikking te stellen. De zaal wordt nu al gebruikt voor fuiven en kan vrij eenvoudig gecompartimenteerd worden naar de gewenste oppervlakte. Het hoger gedeelte van de zaal, afgescheiden met een laag muurtje, leent zich daartoe. Bij verhuur van 1/3 van de zaal zou de organisator het hoger gelegen deel van de zaal met bar, de inkom, de toiletblokken en keuken kunnen gebruiken (165 m²). Het lager gelegen deel zou volledig afgezet moeten worden met een vijftal werfafsluitingen. Die werfafsluitingen kunnen samen met de werfafsluitingen voor de perimeter ter beschikking gesteld worden in OC de Cerf. Twee van de drie nooddeuren moeten beschikbaar blijven en dat lukt prima. Dat resulteert in een maximale capaciteit van 165 personen (op basis van 1 persoon per m²). Na overleg en een rondgang met Fluvia werd een nieuw brandpreventieverslag opgemaakt.
Om de polyvalente zaal van OC de Cerf op 1/3 van de oppervlakte te kunnen verhuren, moet het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur aangepast worden. De verhuur op 1/3 beperkt zich enkel tot fuiven.
De huurprijs op 1/3 van de oppervlakte zou precies 1/3 van de normale zaalhuur (forfait + gebruikte uren) bedragen. De kostprijs van uren technische bijstand en voor het gebruik technisch materiaal blijven uiteraard gelijk. Voor verenigingen die lid zijn van een adviesraad gaat de huur van 300 euro forfait en 9 euro per uur voor de volledige zaal, naar 100 euro forfait en 3 euro per uur voor 1/3 van de zaal.
Daarnaast worden enkele bepalingen rond goed gebruik van de zaal op 1/3 toegevoegd en wordt de capaciteitsbepaling voor OC de Cerf geactualiseerd.
De jeugdraad Wevelgem adviseert dit voorstel positief met 2 aandachtspunten (in bijlage).
Artikel 1
Het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 3 juli 2020 en gewijzigd door de gemeenteraad op 8 december 2022 en gecoördineerd door het college van burgemeester en schepenen op 18 januari 2023, wordt gewijzigd als volgt:
Artikel 1
Artikel 18 van het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur wordt integraal vervangen als volgt:
§1. Elk lokaal heeft een maximumcapaciteit. Het is aan de organisator om er op toe te zien dat deze bepalingen worden gevolgd. Alle nooddeuren moeten beschikbaar zijn. Is dat niet het geval, dan moet de capaciteit evenredig verminderd worden.
Indien er vaste opstellingen in de ruimte worden aangebracht door de organisator (bv. bar, podium, verkoopstand,…) dan moet de ingenomen ruimte ook in mindering gebracht worden bij de bepaling van de capaciteit. Het is daarom belangrijk een grondplan toe te voegen bij de zaalaanvraag met de ingenomen oppervlakte.
CC Guldenberg
schouwburg: maximaal 400 personen
benedenzaal: maximaal 50 personen*
blauwe zaal: maximaal 25 personen*
cafetaria: maximaal 130 personen
(*)Totaal aantal personen in benedenzaal en blauwe zaal mag samen nooit meer dan 50 zijn.
De Porseleinhallen
bureau jeugddienst + leskeuken + repetitieruimtes: maximaal 50 personen tegelijk
cafetaria: maximaal 100 personen
vergaderzaal 1: maximaal 60 personen
vergaderzaal 2: maximaal 50 personen
gymzaal: maximaal 480 personen
grote polyvalente zaal:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| fuif |
2 300 |
| staande receptie |
1 500 |
| banket met tafels |
1 100 |
| zittend |
1 500 |
Alle nooddeuren moeten beschikbaar zijn. Dit zijn de nooddeuren in de zaal (10 x 150 cm), de sasdeur naar de gymzaal (1 x 180 cm), het inkomsas (2 x 180 cm) en de deur tussengang backstage (1 x 60 cm). Daarbij geldt dat de sasdeur naar de gymzaal en de deur tussengang backstage permanent open moeten staan. Zoniet moeten deze deuren afgetrokken worden van de maximale capaciteit in bovenstaande tabel.
Indien de turnzaal wordt gebruikt, moeten er 40 personen afgetrokken worden van de maximale capaciteit van de grote polyvalente zaal.
kleine polyvalente zaal:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| staande receptie |
490 |
| banket met tafels |
350 |
| zittend |
490 |
OC De Stekke
vergaderzaal 1: maximaal 75 personen
leskeuken + vergaderzaal 3: maximaal 50 personen verspreid over de twee ruimtes.
cafetaria:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| staande receptie |
150 |
| banket met tafels |
110 |
| zittend |
150 |
Er moeten tenminste twee van de drie nooddeuren beschikbaar zijn (3 x 120 cm). Zoniet, moet dit afgetrokken worden van de maximale capaciteit in bovenstaande tabellen.
polyvalente zaal:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| fuif |
480 |
| staande receptie |
400 |
| banket met tafels |
340 |
| zittend |
400 |
Bij fuiven is een uitbreiding van de maximale capaciteit mogelijk wanneer zowel polyvalente zaal als cafetaria worden gebruikt. Het absolute maximum wordt dan 720 personen. Voorwaarde is dat de deur tussen polyvalente zaal en cafetaria permanent open blijft staan. De polyvalente zaal en de cafetaria blijven gezien worden als twee afzonderlijke zalen. Het is niet toegelaten om de capaciteit te cumuleren en alle bezoekers in één zaal te laten vertoeven.
OC de Cerf
leskeuken en repetitielokaal: maximaal 50 personen verspreid over de twee ruimtes
tentoonstellingsruimte: maximaal 50 personen (1 nooduitgang)
repetitielokaal 1 en 2 (eerste verdieping): maximaal 50 personen verspreid over de twee ruimtes.
cafetaria:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| staande receptie |
170 |
| banket |
120 |
| zittend |
170 |
polyvalente zaal:
| aard activiteit |
maximale capaciteit |
| fuif |
376 |
| staande receptie |
370 |
| banket |
260 |
| zittend |
370 |
De capaciteit bij gebruik 1/3 van de polyvalente zaal voor fuiven is maximaal 165 personen. Vaste installaties moeten in mindering worden gebracht van deze maximale capaciteit. De nooduitgang aan de ingang van de polyvalente zaal en de nooduitgang richting Bankstraat moeten te allen tijde beschikbaar blijven.
De Dwarsschuur
De Dwarsschuur beschikt over twee dubbele deuren en vier houten poorten. Wanneer de twee deurvleugels van de dubbele deuren open worden gezet, is de maximale capaciteit 240 personen. Zoniet is de maximale capaciteit 120 personen. De grote poortdeuren kunnen in rekening gebracht worden indien ze in open stand gehouden worden.
| deuren |
maximale capaciteit |
| 2 dubbele deuren half open |
120 |
| 2 dubbele deuren volledig open |
240 |
| houten poorten open |
300 |
§2. Bij podiumactiviteiten in de polyvalente zalen van OC de Cerf, OC De Stekke, De Porseleinhallen en de schouwburg van CC Guldenberg waarbij het aantal deelnemers backstage groter is dan 120 personen, worden er bijkomende veiligheidsmaatregelen opgelegd, deze zijn te krijgen bij het secretariaat van het cultuurcentrum. De organisator moet zich strikt houden aan deze bepalingen.
Artikel 2
Artikel 46 van het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur wordt integraal vervangen als volgt:
Voor het gebruik van de polyvalente zalen in OC de Cerf en OC De Stekke voor fuiven (T.D., bals, fuiven, …), wordt volgend tarief gehanteerd:
1° voor plaatselijke organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad op het ogenblik van de reservatie-aanvraag:
De vergoeding voor gebruik van deze zalen is de optelsom van:
- forfait van 300 euro per fuif;
- het aantal uren gebruik aan 9 euro per uur voor de polyvalente zalen van OC de Cerf en OC De Stekke met een maximum van 16 uur per dag;
- het aantal uren technische bijstand door een theatertechnieker aan 20 euro per uur;
- het gebruik van technisch materiaal volgens een prijslijst die door het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld.
De vergoeding voor het gebruik van deze zalen bedraagt steeds minimaal 300 euro per fuif.
2° voor plaatselijke organisatoren die geen lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad op het ogenblik van de reservatie-aanvraag:
De vergoeding voor gebruik van deze zalen is de optelsom van:
- forfait van 420 euro per fuif
- het aantal uren gebruik aan 9 euro per uur voor de polyvalente zalen van OC de Cerf en OC De Stekke, met een maximum van 16 uur per dag;
- het aantal uren technische bijstand door een theatertechnieker aan 20 euro per uur;
- het gebruik van technisch materiaal volgens een prijslijst die door het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld.
De vergoeding voor het gebruik van deze zalen bedraagt steeds minimaal 420 euro per fuif.
3° voor commerciële of niet-Wevelgemse organisatoren:
De vergoeding voor gebruik van deze zalen is de optelsom van:
- forfait van 720 euro per fuif;
- het aantal uren gebruik aan 20 euro per uur voor de polyvalente zalen van OC de Cerf en OC De Stekke met een maximum van 16 uur per dag;
- het aantal uren technische bijstand door een theatertechnieker aan 25 euro per uur op weekdagen en 50 euro per uur op zater-, zon- en feestdagen;
- het gebruik van technisch materiaal volgens een prijslijst die door het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld.
De vergoeding voor het gebruik van deze zalen bedraagt steeds minimaal 720 euro per fuif.
4° Bij fuiven kan de polyvalente zaal van OC de Cerf ook op 1/3 van de zaal gehuurd worden. In dat geval wordt één derde van het forfait en één derde van het aantal uren gebruik aangerekend zoals vermeld in paragraaf 1, 2 en 3 van dit artikel. De kostprijs van uren technische bijstand en voor het gebruik technisch materiaal blijft gelijk.
Bij verhuur 1/3 van de zaal mag de organisator het hoger gelegen deel van de zaal, de inkom, de toiletblokken en de keuken gebruiken. Het lager gelegen deel moet volledig afgezet worden met werfafsluitingen door de organisator. De organisator mag dit deel niet gebruiken, ook niet als opslagruimte van materiaal of als vestiaire. Indien hier inbreuken op worden vastgesteld zal bovenop de huurprijs een forfait van 300 euro worden aangerekend.
Artikel 2
§1. Deze beslissing treedt in werking op 18 maart 2024.
§2. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de coördinatie van het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur.