Hecht zijn goedkeuring aan het vernieuwde moederconvenant voor het afsluiten van convenanten voor evenementen en de werking van erfgoedverenigingen.
Evenementen worden in de gemeente zowel logistiek als financieel ondersteund. Voor een aantal grotere initiatieven is het aangewezen om te werken met een convenant waarbij de uitbetaling van de subsidie afhankelijk wordt gesteld van een aantal voorwaarden en waarbij de wederzijdse verwachtingen van het gemeentebestuur en de organisatie worden omschreven.
Deze werkwijze gebeurde al in het verleden voor evenementen en erfgoedverenigingen met een nominatieve subsidie voor een bedrag van minimaal 3 000 euro en waarmee de gemeenteraad geen afzonderlijke overeenkomst afsloot met betrekking tot de uitbetaling van deze subsidie.
Het huidige moederconvenant, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 12 november 2021, loopt af eind 2025. In het huidige moederconvenant werd een groeipad inzake duurzaamheid, inclusie en toegankelijkheid voorzien. Gelet op het feit dat de lokale organisatoren dit groeipad ondertussen met glans hebben doorlopen en vooruitgang hebben geboekt op deze thema's bij het organiseren van een evenement, wordt ervoor gekozen om dit niet langer op te nemen in het moederconvenant.
Er werd een vernieuwd moederconvenant uitgewerkt voor de beleidsperiode 2026-2031. Er worden nog steeds de nodige inspanningen verwacht van organisatoren volgens de beleidsdoelstellingen en actieplannen opgenomen in het nieuwe meerjarenplan. Organisatoren dienen in een plan van aanpak, toegevoegd aan hun aanvraag, te omschrijven hoe ze gevolg zullen geven aan vooraf bepaalde beleidsdoelstellingen.
Er wordt voorgesteld om het vernieuwde moederconvenant goed te keuren. Vervolgens kunnen convenanten op maat van de verschillende organisatoren afgesloten worden op basis van dit vernieuwde moederconvenant.
PB2-AP1: We organiseren of ondersteunen een aantal grotere evenementen, als blikvangers binnen een ruim vrijetijdsaanbod.
PB2-ACT2: We sluiten met verenigingen convenanten af. Hiermee wil de gemeente een sterke partner zijn van organisatoren. Het toekennen van deze subsidie wordt gekoppeld aan een aantal engagementen rond de ruimere beleidsopties (waaronder duurzaamheid, inclusie en toegankelijkheid). Verenigingen kunnen hierbij rekenen op de betrokken ondersteuning door een goed opgeleide, coachende dossierbeheerder vanuit de gemeente.
Artikel 1
Aan het college van burgemeester en schepenen wordt, binnen de grenzen bedoeld in artikel 2, de bevoegdheid gedelegeerd om een convenant af te sluiten met de organisator van een evenement of met een lokale erfgoedvereniging waarvoor de gemeenteraad een nominatieve subsidie goedgekeurd heeft voor een bedrag van minimaal 3 000 euro en waarmee de gemeenteraad geen afzonderlijke overeenkomst afsluit met betrekking tot de uitbetaling van deze subsidie. De duur van het convenant beloopt maximaal de duur van het meerjarenplan, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 11 december 2025 en latere aanpassingen, zijnde de periode 2026-2031.
Artikel 2
§1. De uitbetaling van de nominatieve subsidie wordt afhankelijk gesteld van het vervullen van de opgelegde voorwaarden, meer bepaald:
1° voor evenementen:
1.1. noodzakelijke voorwaarden:
- de organisator heeft rechtspersoonlijkheid onder de vorm van een vzw met maatschappelijke zetel te Wevelgem;
- het project of de manifestatie vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Wevelgem;
- het project of de manifestatie staat open voor de ganse Wevelgemse bevolking (al dan niet betalend) en is publieksgericht. Met het activiteitenprogramma wordt gemikt op een verscheidenheid van specifieke doelgroepen zoals kinderen, jongeren, jonge gezinnen, medioren, senioren.
1.2. af te wegen voorwaarden:
- de mate waarin de vermelding van ‘met steun van de gemeente Wevelgem’ en het gemeentelijke logo, dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeentelijke diensten, aanwezig zijn op communicatiedragers en promotiemateriaal die uitgaan van de organisatie. De vermeldingen beantwoorden aan de richtlijnen inzake de huisstijl van de gemeente;
- de mate waarin het project of de manifestatie bijdraagt aan de uitstraling van de gemeente;
- de mate waarin het project of de manifestatie een duidelijke bijzondere socio-culturele, gemeenschapsvormende of sportieve waarde heeft;
- de mate waarin de organisator bijzondere aandacht heeft voor en voldoende inspanningen levert om mee uitvoering te geven aan vooraf bepaalde beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan;
- de mate waarin het evenement financieel afhankelijk is van subsidiëring: de uitgaven voor het evenement dienen in ieder geval groter te zijn dan de voorziene jaarlijkse (nominatieve) subsidie. Kosten voor catering en dranken bestemd voor verkoop op het evenement worden hierin niet meegerekend.
2° voor lokale erfgoedverenigingen:
2.1. noodzakelijke voorwaarden:
- de erfgoedvereniging heeft rechtspersoonlijkheid onder de vorm van een vzw met maatschappelijke zetel te Wevelgem;
2.2. af te wegen voorwaarden:
- de mate waarin de vermelding van ‘met steun van de gemeente Wevelgem’ en het gemeentelijke logo, dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeentelijke diensten, aanwezig zijn op communicatiedragers en promotiemateriaal die uitgaan van de organisatie. De vermeldingen beantwoorden aan de richtlijnen inzake de huisstijl van de gemeente. De erfgoedvereniging verwijst in of aan zijn erfgoedgebouw op een voor het publiek goed zichtbare plaats naar de steun van de gemeente;
- de mate waarin de erfgoedvereniging een permanente publiekswerking opzet in een gebouw met bijzondere erfgoedwaarde dat gelegen is op het grondgebied Wevelgem;
- de mate waarin de organisator bijzondere aandacht heeft voor en voldoende inspanningen levert om mee uitvoering te geven aan vooraf bepaalde beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan.
§2. De voorwaarden vermeld onder §1. worden opgenomen in het convenant en verder gespecificeerd in het convenant.
§3. De uitbetaling van de nominatieve subsidie gebeurt in twee schijven. De uitbetaling van een eerste schijf van maximaal 75% gebeurt na een voorbespreking (jaarlijks). De uitbetaling van de eerste schijf voor een evenement gebeurt voor de datum van het evenement of aanvang van het project.
Een tweede schijf (het saldo) wordt uitbetaald hetzij na gezamenlijke evaluatie van het evenement of project, hetzij na evaluatie van de uitvoering van het convenant door de erfgoedvereniging. De erfgoedvereniging bezorgt daarvoor een jaarrapport.
§4. De nominatieve subsidie, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad, wordt uitbetaald aan de organisator of erfgoedvereniging indien alle noodzakelijke voorwaarden, vermeld in deze beslissing, vervuld zijn. De uitbetaling kan beperkt worden door het college van burgemeester en schepenen in de mate dat de af te wegen en eventueel gespecificeerde voorwaarden, opgelegd in het convenant ter uitvoering van deze beslissing, niet volledig vervuld zijn.