De gewijzigde beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW betreffende de samenwerking op het gebied van personeel wordt goedgekeurd.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn sloten op 8 maart 2019 een beheersovereenkomst af betreffende de samenwerking op het gebied van personeel.
In deze overeenkomst is opgenomen dat de diensten en medewerkers, zijnde gemeente- of OCMW-personeel, die een interne dienstverlening aanbieden, de volledige organisatie zoals bepaald in het gezamenlijke organogram, vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, ondersteunen.
Vervolgens volgt in de beheersovereenkomst een exemplatieve opsomming van de diensten tussen dewelke uitwisseling van personeelsleden mogelijk is.
Er wordt voorgesteld om de uitwisseling van alle personeelsleden tussen gemeente en OCMW mogelijk te maken en dus niet enkel van de personeelsleden die een interne dienstverlening aanbieden.
Zo kan bijvoorbeeld, naast de personeelsleden van de diensten Secretariaat, Financiën en Personeel, en van de cel Communicatie en de cel IT, ook het technisch uitvoerend personeel van gemeente en OCMW (niet beperkt tot de gebouwendienst, de cel Groen of het tewerkstellingsproject) ingezet worden binnen de volledige organisatie, gedekt door het gezamenlijk organogram gemeente-OCMW.
Een ontwerp van de gewijzigde beheersovereenkomst is toegevoegd als bijlage.
Deze gewijzigde beheersovereenkomst werd reeds goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 april 2024.
De gewijzigde beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW betreffende de samenwerking op het gebied van personeel wordt goedgekeurd als volgt:
BEHEERSOVEREENKOMST GEMEENTE-OCMW BETREFFENDE SAMENWERKING OP HET GEBIED VAN PERSONEEL
Tussen
de gemeente Wevelgem, Vanackerestraat 16, 8560 Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Jo Libeer, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, namens de gemeenteraad (beslissing van 18 april 2024)
en
het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Wevelgem, Deken Jonckheerestraat 9, 8560 Wevelgem, vertegenwoordigd door de heer Jo Libeer, voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, namens de raad voor maatschappelijk welzijn (beslissing van 18 april 2024),
wordt overeengekomen wat volgt:
ALGEMENE BEPALINGEN
Voorwerp
Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking op het gebied van personeel tussen de gemeente en het OCMW van Wevelgem te regelen.
Deze overeenkomst is een gevolg van de ambtelijke integratie van de diensten van de gemeente en het OCMW en houdt rekening met het gezamenlijke organogram - conform artikel 161 van het decreet lokaal bestuur - dat de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en het OCMW weergeeft, de gezagsverhoudingen en de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden, aanduidt.
Deze beheersovereenkomst voor de inzet van het personeel van de gemeente en het OCMW is noodzakelijk om binnen de geïntegreerde organisatie:
Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 22 april 2024 en vervangt integraal de beheersovereenkomst zoals goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 8 maart 2019.
Algemeen juridisch kader
Deze overeenkomst vindt zijn juridische grondslag in artikel 196, §2 van het decreet lokaal bestuur:
'Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten.
In de beheersovereenkomst kan worden opgenomen dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. Tegelijk kan worden bepaald dat de bevoegde organen hun beslissings- en ondertekeningsbevoegdheid kunnen toevertrouwen aan de personeelsleden van het andere bestuur binnen de grenzen vastgesteld in dit decreet'.
ENGAGEMENTEN EN VERBINTENISSEN
Bepalingen rond de uitvoering van het lokaal beleid en de externe dienstverlening
Gemeente- en/of OCMW-personeel worden ingezet voor de uitvoering van het beleid van de gemeente en het OCMW en de realisatie van de beleidsdoelstellingen volgens het gezamenlijke meerjarenplan zoals goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Gemeente- en/of OCMW-personeel worden ingezet om de externe dienstverlening van de gemeente en het OCMW aan burgers te garanderen.
Bepaling rond uitwisseling van personeelsleden binnen de volledige organisatie
Diensten en medewerkers, zijnde gemeente- of OCMW-personeel, ondersteunen de volledige organisatie zoals bepaald in het gezamenlijke organogram, vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, en kunnen in die zin uitgewisseld worden tussen de gemeente en het OCMW.
Bepalingen rond aansturing van personeelsleden
De leidinggevende, zijnde gemeente- of OCMW-personeel, is bevoegd om gemeente- en/of OCMW-personeelsleden binnen de dienst conform de gezagsverhoudingen van het gezamenlijke organogram aan te sturen.
De aansturing van het personeel omvat o.a. volgende taken:
Deze aansturing beantwoordt steeds aan de bestaande personeelsreglementering zoals goedgekeurd door de bevoegde beleidsorganen of algemeen directeur.
Bepalingen rond het beheer van budgetten
Zowel gemeente- als OCMW-personeel kunnen gemeente- en/of OCMW-budgetten beheren conform de mogelijkheden binnen het decreet lokaal bestuur, het meerjarenplan, de richtlijnen van de definitie dagelijks bestuur en de bepalingen van het organisatiebeheersingssysteem.
Bepalingen rond het organisatiebeheersingssysteem
Binnen de grenzen vastgesteld binnen het decreet lokaal bestuur kunnen beslissings- en ondertekeningsbevoegdheden toevertrouwd worden aan personeelsleden van zowel gemeente als OCMW.
Indien de algemeen directeur bepaalde ondertekeningsbevoegdheden delegeert aan een personeelslid, dan kan dit personeelslid deze bevoegdheid uitoefenen binnen zowel de gemeente als het OCMW, wanneer dit in de delegatie opgenomen is.
Bepalingen m.b.t. de werkgever
De gemeente, dan wel het OCMW blijft steeds de formele werkgever van respectievelijk het gemeente- of OCMW-personeelslid en betaalt derhalve het loon van het betrokken personeelslid uit.
Er wordt een beroep gedaan op de raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten van de Vlaamse overheid voor volgende percelen:
De raad voor maatschappelijk welzijn besliste in zitting van 10 december 2018 om in te stappen in de raamovereenkomst telecommunicatiediensten van de Vlaamse overheid. Binnen deze raamovereenkomst kunnen diverse telecomdiensten worden afgenomen. OCMW Wevelgem maakt gebruikt van dit raamcontract voor wat betreft vaste en mobiele telefonie en (internet)connectiviteit. Het raamcontract van 2018 loopt dit jaar ten einde.
Door het agentschap Facilitair Bedrijf werden, voor de Vlaamse overheid, nieuwe raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten onderhandeld (via een mededingingsprocedure met onderhandeling). Alle lokale besturen kunnen hierop inschrijven. Gezien het raamcontract van 2018 afloopt, dient elk deelnemend bestuur ofwel zelf naar de markt te stappen met een plaatsingsprocedure ofwel in te stappen in de nieuwe raamovereenkomsten. Gezien de nieuwe raamovereenkomsten omwille van het afnamevolume zeer scherpe prijzen en voorwaarden kennen en een instap in een raamovereenkomst administratief een stuk eenvoudiger is dan een eigen plaatsingsprocedure te voeren, wordt voorgesteld in te stappen in deze raamovereenkomsten. Er is geen sprake van exclusiviteit, mocht daar noodzaak toe zijn, kan steeds buiten deze raamovereenkomsten worden aangekocht.
De nieuwe raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten beslaan 4 percelen:
Met de nieuwe raamovereenkomsten zijn een aantal besparingen te realiseren. Daarnaast komt met de nieuwe raamovereenkomsten het aanbod wat betreft mobiel internet opnieuw op een marktconform niveau. Het prijsverschil tegenover het oude raamcontract wordt geraamd op:
Klassieke PSTN-lijnen (perceel 4) zijn uitdovend en worden slechts beperkt gebruik. Gelet op de lagere afname binnen alle afnemers van de raamovereenkomst worden deze een stuk duurder, de prijs ligt echter nog steeds onder de reguliere marktprijs.
Het agentschap Facilitair Bedrijf publiceerde de aankondiging van de raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten op 25 augustus 2022 in het Bulletin der Aanbestedingen en op 30 augustus 2022 in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Bij beslissing van de Vlaamse regering, in zitting van 30 juni 2023, werden percelen 1 en 2 gegund:
Bij beslissing van de Vlaamse regering, in zitting van 14 juli 2023, werden percelen 3 en 4 gegund:
Alvorens gebruik te kunnen maken van deze raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten, dient een lokale overheid toe te treden, door middel van een ondertekende toetredingsovereenkomst die bezorgd wordt aan de dienstverlener van het perceel waartoe de lokale overheid wenst toe treden.
Effectieve bestellingen binnen de raamovereenkomsten zullen deel uitmaken van afzonderlijke gunningsbeslissingen door het vast bureau.
In bijlage de ramingen voor de verschillende percelen gebaseerd op de huidige kostprijs en de geschatte besparingen. Concrete offertes kunnen pas worden opgemaakt na instap en uitwerking van concrete projecten.
De uitgaven worden benomen van het exploitatiekrediet, op de algemene rekening 613200 van de desbetreffende beleidsitems.
Artikel 1
Beslist een beroep te doen op de raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten voor volgende percelen:
waarbij de Vlaamse gemeenschap optreedt als aanbestedende overheid, vertegenwoordigd door de Vlaamse regering, waarbij het agentschap Facilitair Bedrijf belast is met de opvolging van de plaatsingsprocedure en de administratieve opvolging van de uitvoering van de opdracht.
Artikel 2
Hecht haar goedkeuring aan de toetredingsovereenkomst telecommunicatiediensten.