Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt aangepast in functie van de invoering van de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen.
Naar aanleiding van de wijziging van artikel 20 van het decreet lokaal bestuur (door het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie) kan het digitaal of hybride vergaderen van de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissies uitdrukkelijk voorzien worden in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. De gemeenteraad kan enkel digitaal of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt aangepast in uitvoering van artikel 20 van het decreet lokaal bestuur.
Het ontwerp van wijziging van huishoudelijk reglement werd besproken op de agendacommissie van 8 oktober 2021.
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 8 februari 2019 en gewijzigd door de gemeenteraad op 7 mei 2021, wordt gewijzigd als volgt:
Artikel 1
In artikel 2 wordt een §3 en een §4 toegevoegd:
§3.
Het fysiek vergaderen is het uitgangspunt. De digitale en hybride vergaderingen van de gemeenteraad vinden plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
§4.
In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de vergaderingen digitaal of hybride doorgaan.
Als uitzonderlijke omstandigheden voor een digitale of hybride vergadering worden onder meer aanzien: de noodzaak omwille van een pandemie, weersomstandigheden, niet-beschikbaarheid van de raadszaal, het niet-beschikbaar zijn van de mogelijkheid tot livestreaming bij een fysieke vergadering, algemene gezondheids- of veiligheidsredenen, de onmogelijkheid van een raadslid om fysiek te vergaderen. Een raadslid dat zich in dit laatste geval bevindt, laat dit tijdig, d.i. ten minste 2 werkdagen vooraleer de oproeping voor een geplande gemeenteraadszitting moet worden bezorgd, weten aan de voorzitter en aan de algemeen directeur, met het uitdrukkelijk verzoek voor een hybride of digitale zitting. Indien een raadslid in de onmogelijkheid is om fysiek te vergaderen omwille van ‘overmacht’ (bv. ziekte, ongeval of quarantainemaatregel), kan hij alsnog om een hybride vergadering verzoeken (via mail aan de voorzitter en de algemeen directeur) ten laatste om 9 uur op de dag van de vergadering, in dit geval worden alle raadsleden tegen 14 uur op de dag van de vergadering via mail verwittigd dat de vergadering hybride doorgaat. Hiervan wordt ook melding gemaakt op de webstek van de gemeente.
De voorzitter van de gemeenteraad kan in bovenstaande omstandigheden beslissen de vergadering digitaal of hybride te laten doorgaan.
In geval van een gezamenlijke oproeping, verlopen de gemeenteraad en de OCMW-raad op dezelfde wijze (fysiek, digitaal of hybride).
Artikel 2
Artikel 20, §2 wordt integraal vervangen als volgt:
§2.
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de vergadering doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 3
Artikel 22 wordt integraal vervangen als volgt:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De voorzitter kan dan beslissen dat de leden van de raad de vergadering onmiddellijk moeten verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 4
Artikel 26, §2 wordt integraal vervangen als volgt:
§2.
Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking, tenzij elektronisch uitgebrachte naamstemming mogelijk is;
2° de mondelinge stemming;
3° de geheime stemming.
Bij een stemming in digitale of hybride vergaderingen van de gemeenteraad moeten de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen vervuld zijn.
Artikel 5
Artikel 29 wordt integraal vervangen als volgt:
§1.
Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje.
De stemopneming gebeurt door de voorzitter, de raadsleden die door de voorzitter eventueel verzocht worden hem daartoe bij te staan, de algemeen directeur en/of eventueel een door hem aangewezen personeelslid. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
§2.
Bij een geheime stemming in digitale of hybride vergaderingen van de gemeenteraad moeten de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen vervuld zijn.
Artikel 6
Artikel 30 wordt integraal vervangen als volgt:
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, vraagt de voorzitter uitdrukkelijk of alle stemmen ingediend werden.
Artikel 7
Artikel 36, §8 wordt integraal vervangen als volgt:
§8.
De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen, minstens op de tijdstippen zoals vastgelegd door de agendacommissie. De eerste commissievergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de gemeenteraad. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproeping vermeldt plaats, dag en tijdstip en de agenda. Het fysiek vergaderen is het uitgangspunt, maar de vergaderingen van de commissies kunnen te allen tijde digitaal of hybride doorgaan, dit kan omwille van de uitzonderlijke omstandigheden zoals bedoeld in artikel 2, §4 of om andere redenen en enkel mits instemming van de agendacommissie. De digitale en hybride vergaderingen van commissies vinden plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
De agenda bevat in ieder geval de punten die door de agendacommissie aan de voorzitter worden meegedeeld. De oproeping wordt voor alle raadsleden elektronisch ter beschikking gesteld via de notulensoftware, ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering. Voor zover de notulensoftware buiten dienst zou zijn, wordt de oproeping verzonden via e-mail. Een raadslid kan, behoudens indien hij opteert voor een elektronisch hulpmiddel zoals bedoeld in artikel 38, §5, ervoor opteren om de oproeping op papier aan huis bezorgd te krijgen. Van deze keuze brengt hij de algemeen directeur schriftelijk of elektronisch op de hoogte.
De oproeping op papier wordt uiterlijk de werkdag volgend op de elektronische terbeschikkingstelling per gewone post verstuurd.
Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webstek van de gemeente.
Indien verdere nuttige informatie (informatieve, voorbereidende of toelichtende nota’s, plannen of presentaties), na het versturen van de agenda, in aanloop van een gemeenteraadscommissie bezorgd wordt via de notulensoftware, worden de commissie- en raadsleden hiervan verwittigd via een annotatie in de notulensoftware.
De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie artikelen 4 tot en met 6 van dit reglement). Het openbaar gedeelte van de vergaderingen wordt gelivestreamd.
De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, nooit geheim, behalve in de gevallen zoals in artikel 26, §4 van dit reglement.
Bij aanvang van de zitting deelt de commissievoorzitter mee welke commissieleden (effectief of met raadgevende stem) verontschuldigd zijn en wie op dat ogenblik niet aanwezig is. De secretaris noteert de aanwezigen bij het begin van de zitting in de notulensoftware en maakt melding van uur van aankomst of vertrek van commissieleden tijdens de zitting.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door de algemeen directeur of, een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
De algemeen directeur kan de commissievergaderingen bijwonen, ook al is een personeelslid aangewezen om het secretariaat waar te nemen.
Alle raadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen, kunnen het woord vragen aan de voorzitter van de raadscommissie die hen het woord verleent.
Artikel 2
Deze wijziging treedt in werking op 15 november 2021.
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de coördinatie van het huishoudelijk reglement.