Hecht zijn goedkeuring aan het vernieuwde moederconvenant voor het afsluiten van convenanten voor evenementen en de werking van erfgoedverenigingen.
Evenementen worden in de gemeente zowel logistiek als financieel ondersteund. Voor een aantal grotere initiatieven is het aangewezen om te werken met een convenant waarbij de uitbetaling van de subsidie afhankelijk wordt gesteld van een aantal voorwaarden en waarbij de wederzijdse verwachtingen van het gemeentebestuur en de organisatie worden omschreven. Deze werkwijze gebeurde al in het verleden voor evenementen met een nominatieve subsidie voor een bedrag van minimaal 3 000 euro en waarmee de gemeenteraad geen afzonderlijke overeenkomst afsloot met betrekking tot de uitbetaling van deze subsidie.
Voor de verenigingen waarmee convenanten afgesloten werden of zullen worden in het kader van hun evenementen, wordt in het meerjarenplan een stijging van hun subsidie tot 50% in het vooruitzicht gesteld voor zover zij (extra) inspanningen leveren in het kader van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusie en/of duurzaamheid en gezondheidsbeleid. Dit kan via een groeipad maar de verenigingen kunnen ook meteen en versneld de voorziene, hogere subsidie ontvangen. Hiertoe worden criteria vooropgesteld die afgetoetst kunnen worden bij de evaluatie van de evenementen. Een analoge regeling wordt voorzien voor lokale erfgoedverenigingen.
Om dit te kunnen doen, wordt voorgesteld om de beslissing van de gemeenteraad van 14 februari 2020 betreffende de zgn. moederconvenant voor het afsluiten van convenanten te wijzigen. In het moederconvenant wordt ingeschreven dat verenigingen die een convenant afsluiten een verhoging van hun basissubsidie tot 50% kunnen krijgen die door het college van burgemeester en schepenen toegekend wordt, op advies van de administratie en na aftoetsing van bedoelde criteria.
De herziening van de moederconvenant werd toegelicht op de gemeenteraadscommissie Vrije Tijd van 19 oktober 2021.
PB2-AP3: De gemeente ondersteunt financieel en logistiek de organisatie van grote en kleine evenementen.
PB2-ACT6: Voor grotere evenementen worden convenanten opgemaakt. Daarin worden concrete afspraken gemaakt over het samen bereiken van de doelstellingen, met o.a. de focus op duurzaamheid, toegankelijkheid en inclusie. De organisatoren kunnen rekenen op een verhoogde toelage.
PB2-AP9: Erfgoed bepaalt mee de beeldvorming over het heden en verleden van Wevelgem.
Artikel 1
Aan het college van burgemeester en schepenen wordt, binnen de grenzen bedoeld in artikel 2, de bevoegdheid gedelegeerd om een convenant af te sluiten met de organisator van een evenement of met een lokale erfgoedvereniging waarvoor de gemeenteraad een nominatieve subsidie goedgekeurd heeft voor een bedrag van minimaal 3 000 euro en waarmee de gemeenteraad geen afzonderlijke overeenkomst afsluit met betrekking tot de uitbetaling van deze subsidie. De duur van het convenant beloopt maximaal de duur van het meerjarenplan, goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 13 december 2019 en latere aanpassingen, zijnde de periode tot en met 2025.
Artikel 2
§1. De uitbetaling van de nominatieve subsidie wordt afhankelijk gesteld van het vervullen van de opgelegde voorwaarden, meer bepaald:
1° voor evenementen:
1.1. noodzakelijke voorwaarden:
- de organisator heeft rechtspersoonlijkheid onder de vorm van een vzw met maatschappelijke zetel te Wevelgem;
- het project of de manifestatie vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Wevelgem;
- het project of de manifestatie staat open voor de ganse Wevelgemse bevolking en is publieksgericht;
1.2. af te wegen voorwaarden:
- de mate waarin de vermelding van ‘met steun van de gemeente Wevelgem’ en het gemeentelijke logo, dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeentelijke diensten, aanwezig zijn op communicatiedragers en promotiemateriaal die uitgaan van de organisatie;
- de mate waarin het project of de manifestatie bijdraagt aan de uitstraling van de gemeente;
- de mate waarin het project of de manifestatie een duidelijke bijzondere socio-culturele, gemeenschapsvormende of sportieve waarde heeft;
- de mate waarin de organisator bijzondere aandacht heeft voor en voldoende inspanningen levert om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusie en/of duurzaamheid en gezondheidsbeleid.
2° voor lokale erfgoedverenigingen:
2.1. noodzakelijke voorwaarden:
- de erfgoedvereniging heeft rechtspersoonlijkheid onder de vorm van een vzw met maatschappelijke zetel te Wevelgem;
2.2. af te wegen voorwaarden:
- de mate waarin de vermelding van ‘met steun van de gemeente Wevelgem’ en het gemeentelijke logo, dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeentelijke diensten, aanwezig zijn op communicatiedragers en promotiemateriaal die uitgaan van de organisatie. De erfgoedvereniging verwijst in of aan zijn erfgoedgebouw op een voor het publiek goed zichtbare plaats naar de steun van het gemeentebestuur;
- de mate waarin de erfgoedvereniging een permanente publiekswerking opzet in een gebouw met bijzondere erfgoedwaarde dat gelegen is op het grondgebied Wevelgem;
- de mate waarin de erfgoedvereniging bijdraagt aan de uitstraling van de gemeente;
- de mate waarin de erfgoedvereniging bijzondere aandacht heeft voor en voldoende inspanningen levert om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan en dit bv. op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusie en/of duurzaamheid en gezondheidsbeleid.
§2. De voorwaarden vermeld onder §1. worden opgenomen in het convenant en verder gespecificeerd in het convenant.
§3. De uitbetaling van de nominatieve basissubsidie gebeurt integraal na een voorbespreking (jaarlijks) en gebeurt voor evenementen (cfr. artikel 2, §1, 1°) voor de datum van het evenement of de aanvang van het project.
§4. De nominatieve basissubsidie, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad, wordt uitbetaald aan de organisator of erfgoedvereniging indien alle noodzakelijke voorwaarden, vermeld in deze beslissing, vervuld zijn.
De basissubsidie, of een deel ervan, kan door het college van burgemeester en schepenen teruggevorderd worden in de mate dat de af te wegen en eventueel gespecificeerde voorwaarden, opgelegd in het convenant ter uitvoering van deze beslissing, niet volledig vervuld zijn. Voor de basissubsidie gebeurt nog geen toets van de inspanningen op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusie en/of duurzaamheid en gezondheidsbeleid.
Artikel 3
§1. Het gemeentebestuur ondersteunt de organisatoren en lokale erfgoedverenigingen waarmee een convenant werd afgesloten in hun inspanningen om mee uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit het gemeentelijk meerjarenplan op het vlak van toegankelijkheid, leeftijdsbeleid, inclusie en/of duurzaamheid en gezondheidsbeleid.
De organisatoren en lokale erfgoedverenigingen waarmee een convenant werd afgesloten, kunnen een verhoging van hun nominatieve basissubsidie krijgen tot maximaal 50%.
§2. Deze verhoogde subsidie zal, op advies van de administratie, worden toegekend door het college van burgemeester en schepenen, op basis van criteria waaraan deze beleidsdoelstellingen en actieplannen afgetoetst worden. Bedoelde criteria zijn als bijlage gevoegd bij deze beslissing. De aftoetsing gebeurt n.a.v. de evaluatie van het evenement of de indiening van een jaarrapport door de lokale erfgoedvereniging.
Deze criteria kunnen verder verfijnd en geconcretiseerd worden door het college van burgemeester en schepenen op basis van maatschappelijke, technologische, wettelijke of andere ontwikkelingen en worden vooraf gecommuniceerd aan de verenigingen waarmee een convenant afgesloten is.
Artikel 4
Deze beslissing gaat in vanaf 1 januari 2022 en vervangt integraal de beslissing van de gemeenteraad van 14 februari 2020 betreffende de moederconvenant voor het afsluiten van convenanten voor evenementen en de werking van de erfgoedverenigingen.