Beslist om toe te treden tot perceel 8 van de groepsaankoop 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' van de gemeente Aalter, i.s.m. V-ICT-OR.
Sinds 2019 wordt binnen gemeente en OCMW gebruik gemaakt van Office 365 abonnementen. In 2019 werd hiervoor ingestapt in een aankoopcentrale van V-ICT-OR (vereniging voor ICT'ers van openbare besturen). Hierdoor konden prijzen worden gehanteerd die een stuk lager lagen dan de marktprijs en de prijs via andere raamcontracten (o.a. ICT aankoopcentrale van de stad Brugge). Er werd via deze aankoopcentrale een driejarig contract voor Office 365 abonnementen afgesloten dat afloopt op 1 februari 2022. Deze aankoopcentrale is inmiddels afgelopen, een verlenging via deze aankoopcentrale is dus niet mogelijk.
Het project Samen Aanbesteden, gestart vanuit de gemeente Aalter, wilde besturen in staat stellen samen generieke componenten te realiseren. Daarmee kunnen lokale besturen een degelijke informatiearchitectuur uitbouwen. Dit project evolueerde tot het project 'LB365' dat besturen in staat stelt om samen innovatieve dienstverlening te organiseren door het afnemen en optimaliseren van ICT-leveringen en -diensten onder de noemer groepsaankopen.
In samenwerking met de gemeente Aalter heeft V-ICT-OR een groepsaankoop voor de aankoop van allerhande generieke softwarecomponenten voor lokale besturen opgezet binnen het Microsoft Dynamics platform, het LB365 project van V-ICT-OR. Eén van de componenten van deze groepsaankoop zijn de bijhorende Microsoft- en Officelicenties waaronder Office 365 abonnementen. Deze zijn opgenomen in perceel 8. De groepsaankoop is opgezet voor alle Vlaamse lokale besturen. De prijzen van de Office 365 abonnementen zijn via dit contract een 20% goedkoper dan via het ICT-raamcontract van de stad Brugge dat binnen Wevelgem normaal wordt gebruikt voor Microsoftlicenties.
In eerste instantie wordt ingestapt met de bedoeling binnen perceel 8 Office 365 abonnementen af te sluiten aan een voordelig tarief. De groepsaankoop omvat naast het perceel voor licenties ook heel wat percelen omtrent het LB365 project. Een instap in de andere percelen vereist echter ook een instapkost in het LB365 consortium en dit is momenteel niet aan de orde. Op dit moment wordt dan ook enkel op perceel 8 ingestapt, mocht binnen Wevelgem gestart worden met het LB365 project zal dit deel uitmaken van een afzonderlijke beslissing.
Door toe te treden tot deze groepsaankoop is de gemeente vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
De gemeenteraad van Aalter keurde op 21 december 2020 de lastvoorwaarden, de raming en gunningswijze voor het lastenboek 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' goed. Deze opdracht werd op 30 december 2020 gepubliceerd op nationaal niveau en op 4 januari 2021 in het publicatieblad van de Europese Unie.
Deze opdracht is opgedeeld in 8 percelen:
De firma's Belfinity, C-Clear Partners, RealDolmen nv, Synergics en Tobius (Tobania) werden na de goedkeuring van de kwalitatieve selectie op 15 februari 2021 door het college van burgemeester en schepenen van Aalter, op 17 februari 2021 uitgenodigd om tegen 16 maart 2021 een offerte in te dienen. De firma's Belfinity, C-Clear Partners, RealDolmen nv, Synergics en Tobius (Tobania) dienden een regelmatige offerte in voor één of meerdere percelen.
De opdracht werd gesloten via een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald en de deelnemers opnieuw in mededinging zullen worden gesteld tijdens de doorlooptijd van de opdracht.
Voor perceel 8 (softwarelicenties en beheer) werd één offerte ontvangen van Inetum Realdolmen Belgium nv (voorheen RealDolmen nv), A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, tevens de enige geselecteerde kandidaat voor perceel 8.
Op 8 maart 2021 gunde het college van burgemeester en schepenen van Aalter het perceel 8 (softwarelicenties en beheer) aan Inetum Realdolmen Belgium nv, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, voor een looptijd van drie jaar (in tegenstelling tot de andere percelen uit het bestek).
Er is geen afnameverplichting wanneer men toetreedt tot deze groepsaankoop. Gelet op de lagere prijzen van de licenties lijkt het opportuun toe te treden tot deze groepsaankoop.
De jaarlijkse kostprijs voor Office 365 abonnementen wordt geraamd op 35 537,19 euro (excl. btw) hetzij 43 000 euro (incl. btw) voor de gemeente en op 24 793,39 euro (excl. btw) hetzij 30 000 euro (incl. btw) voor het OCMW. Door de toetreding tot deze opdracht kunnen ook afnames van andere softwarelicenties gedurende de looptijd van deze opdracht op een vlotte manier gebeuren als de prijzen binnen deze opdracht voordelig(er) blijken.
Gelet op de ICT-integratie tussen gemeente en OCMW wordt hetzelfde dossier ook aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Aankopen zullen gebeuren via een aparte beslissing door het college van burgemeester en schepenen. De jaarlijkse kostprijs wordt, specifiek voor Office 365 abonnementen, geraamd op 35 537,19 euro (excl. btw) hetzij 43 000 euro (incl. btw) voor de gemeente.
De uitgave wordt aangerekend op het exploitatiekrediet, op de algemene rekening 613200 en het beleidsitem van desbetreffende dienst.
Beslist om toe te treden tot perceel 8 van de groepsaankoop 'project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' van de gemeente Aalter, i.s.m. V-ICT-OR.