Er wordt een beroep gedaan op de 'raamovereenkomst voor de behandeling van fysiek aangeleverde uitgaande (rest)post - perceel 1' van aankoopcentrale Creat voor de ophaling en verwerking van de uitgaande fysieke post.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 11 december 2019 om een beroep te doen op de aankoopcentrale voor de plaatsing van een overheidsopdracht voor postdiensten via het 'raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen' waarbij VVSG optreedt als aanbestedende overheid en bpost werd aangesteld als opdrachtnemer. Het contract, afgesloten met bpost, in uitvoering van voornoemde raamovereenkomst loopt af per 31 december 2023. Er dient dus een nieuwe opdrachtnemer aangesteld te worden voor het ophalen en verwerken van uitgaande fysieke post.
Gemeente Wevelgem kan als lid van TMVS een beroep doen op de raamovereenkomsten van aankoopcentrale Creat. TMVW (ondertussen Farys) heeft als aankoopcentrale voor Creat, die op haar beurt als aankoopcentrale optreedt, een overheidsopdracht geplaatst voor een 'raamovereenkomst voor de behandeling van fysieke aangeleverde uitgaande (rest)post - perceel 1: dagelijkse nationale en internationale zendingen omvattend de ophaling van zendingen, eventuele frankering en distributie van de zendingen'.
Creat biedt als aankoopcentrale de mogelijkheid aan gemeente Wevelgem om toe te treden tot de nieuwe raamovereenkomst die werd afgesloten met Postalia Belgium bv (merknaam Easypost). Deze raamovereenkomst voor perceel 1 loopt tot en met 31 januari 2027, waarbij deelopdrachten steeds afgesloten worden voor een periode van 4 jaar en waarbij bijgevolg de einddatum van de basisraamovereenkomst kan overschreden worden. Er wordt voorgesteld om in te stappen in bedoelde raamovereenkomst met ingang van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027.
Ook voor het OCMW zal voorgesteld worden om in te stappen in deze raamovereenkomst, deze beslissing kan genomen worden door het vast bureau (cfr. beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 maart 2019: definitie dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten en delegatie van een aantal bevoegdheden).
De geraamde jaarlijkse uitgave aan frankeerkosten bedraagt ongeveer 55 000 euro (excl. btw).
De jaarlijkse kost voor de externe ophaling wordt geraamd op 1 241,28 euro (excl. btw), te verhogen met een geraamde jaarlijkse verwerkingskost op aangetekende zendingen van 1 375,40 euro (excl. btw).
De overstap naar het raamcontract met Easypost zal een besparing opleveren omdat Easypost een korting geeft op de frankeertarieven en ook een lagere maandelijkse ophalingskost aanrekent.
De algemene uitgaven voor deze opdracht worden aangerekend op rekening 0119-02/613000 van het exploitatiekrediet. Wanneer het een dienstspecifieke verzending betreft, worden de uitgaven benomen van de algemene rekening 613000 en het desbetreffend beleidsitem van de dienst.
Beslist om een beroep te doen op de raamovereenkomst voor de behandeling van fysiek aangeleverde uitgaande (rest)post - perceel 1 (dagelijkse nationale en internationale zendingen omvattend de ophaling van zendingen, eventuele frankering en distributie van de zendingen) van aankoopcentrale Farys opdrachthoudende vereniging, die optreedt als aankoopcentrale voor Creat.