Besluit  gemeenteraad

Beslissing

Artikel 1

Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 8 februari 2019 en gewijzigd door de gemeenteraad op 7 mei 2021, 12 november 2021 en 11 maart 2022, wordt gewijzigd als volgt:

Artikel 1

Artikel 35, §2 wordt vervangen als volgt:

§2. In functie van de fractiewerking kan gratis gemeentelijke accommodatie gebruikt worden, mits voorafgaande aanvraag, indien van toepassing conform de bepalingen van de diverse gebruikersreglementen.
Enkel het gebruik van de accommodatie is gratis, drank wordt aangerekend cfr. de diverse gebruikersreglementen.

Artikel 2

Artikel 36 wordt integraal vervangen als volgt:

§1. De gemeenteraad richt, wanneer gewenst, commissies op die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.

§2. De gemeenteraad bepaalt het aantal leden per gemeenteraadscommissie op 8.
De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld, volgens het systeem D’Hondt. Na toepassing van de evenredigheidsregel wordt volgende samenstelling vastgelegd:
- CD&V 8560: 5 leden
- N-VA: 2 leden
- VLAAMS BELANG: 1 lid.
Deze evenredigheid voldoet aan de decretale regel die stelt dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. De voordracht kan bezorgd worden aan de algemeen directeur (overeenkomstig artikel 35, §3) die deze voordracht overmaakt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. Op deze akte van voordracht kan voor elk effectief voorgedragen kandidaat-commissielid voor de commissie eveneens een plaatsvervanger aangeduid worden.

§3. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
De commissies worden echter opnieuw samengesteld na aanname van een collectieve of een individuele constructieve motie van wantrouwen als daardoor het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen niet hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.

§4. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
Raadsleden die op basis van artikel 12 decreet lokaal bestuur tijdelijk in de raad zetelen ter vervanging van een verhinderd raadslid, vervangen dat raadslid tijdens de periode van verhindering ook in de commissies waar het verninderd lid normaal gezien zetelt.

§5. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
De fractie Meer dan GROEN en de fractie Vooruit kunnen, conform de decretale bepalingen, een commissielid met raadgevende stem aanduiden.

§6. Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid, dat bij de eerste commissievergadering verkozen wordt onder de commissieleden. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
Zolang geen voorzitter werd aangewezen, wordt het voorzitterschap waargenomen door het eerste raadslid in rangorde.
Bij afwezigheid of verhindering kan de voorzitter een ander commissielid, evenwel geen lid van het college van burgemeester en schepenen, aanduiden als plaatsvervangend voorzitter. De commissievoorzitter deelt dit schriftelijk mee aan de algemeen directeur, die hiervan de voorzitter van de gemeenteraad op de hoogte brengt.
Indien de commissievoorzitter geen vervanger aangeduid heeft, wordt het voorzitterschap waargenomen door het eerste raadslid in rangorde.

§7. Een bureau van de raad wordt opgericht. Deze is samengesteld uit de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester en de respectieve fractieleiders. Een fractieleider kan zich laten vervangen door een ander fractielid.
De algemeen directeur staat in voor het secretariaat van het bureau van de raad, hij kan zich hiervoor laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente.
Het bureau van de raad pleegt overleg en bereidt de agenda van de vergaderingen van de respectieve gemeenteraadscommissies voor. Concreet bepaalt het bureau van de raad de agenda, locatie en het tijdstip van de respectieve gemeenteraadscommissies, onverminderd het recht van de voorzitter van de gemeenteraadscommissie of een derde van de leden van de commissie om een commissie bijeen te roepen.

§8. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen, minstens op de tijdstippen zoals vastgelegd door het bureau van de raad. De eerste commissievergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de gemeenteraad. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproeping vermeldt plaats, dag en tijdstip en de agenda en gebeurt naar alle raadsleden. Het fysiek vergaderen is het uitgangspunt, maar de vergaderingen van de commissies kunnen te allen tijde digitaal of hybride doorgaan, dit kan omwille van de uitzonderlijke omstandigheden zoals bedoeld in artikel 2, §4 of om andere redenen en enkel mits instemming van het bureau van de raad. De digitale en hybride vergaderingen van commissies vinden plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
De agenda bevat in ieder geval de punten die door het bureau van de raad aan de voorzitter worden meegedeeld. De oproeping wordt voor alle raadsleden elektronisch ter beschikking gesteld via de notulensoftware, ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering. Voor zover de notulensoftware buiten dienst zou zijn, wordt de oproeping verzonden via e-mail. Een raadslid kan, behoudens indien hij opteert voor een elektronisch hulpmiddel met de onkostenvergoeding zoals bedoeld in artikel 38, §5, ervoor opteren om de oproeping op papier aan huis bezorgd te krijgen. Van deze keuze brengt hij de algemeen directeur schriftelijk of elektronisch op de hoogte.
De oproeping op papier wordt uiterlijk de werkdag volgend op de elektronische terbeschikkingstelling per gewone post verstuurd.
Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webstek van de gemeente.
Indien verdere nuttige informatie (informatieve, voorbereidende of toelichtende nota’s, plannen of presentaties), na het versturen van de agenda, in aanloop van een gemeenteraadscommissie bezorgd wordt via de notulensoftware, worden de commissie- en raadsleden hiervan verwittigd via een annotatie in de notulensoftware.
De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie artikelen 4 tot en met 6 van dit reglement).
Het openbaar gedeelte van de vergaderingen wordt gelivestreamd.
De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, nooit geheim, behalve in de gevallen zoals in artikel 26, §4 van dit reglement.
Bij aanvang van de zitting deelt de commissievoorzitter mee welke commissieleden (effectief of met raadgevende stem) verontschuldigd zijn en wie op dat ogenblik niet aanwezig is. De secretaris noteert de aanwezigen bij het begin van de zitting in de notulensoftware en maakt melding van uur van aankomst of vertrek van commissieleden tijdens de zitting.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door de algemeen directeur of, een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
De algemeen directeur kan de commissievergaderingen bijwonen, ook al is een personeelslid aangewezen om het secretariaat waar te nemen.
Het college van burgemeester en schepenen zal voor elk agendapunt een collegelid afvaardigen in functie van beleidsmatige insteek of beleidsmatige vragen over het betreffende agendapunt.

§9. Alle stukken die betrekking hebben op de gemeenteraadscommissie worden ondertekend door de voorzitter van die commissie en medeondertekend door de secretaris.

Artikel 3

Artikel 38 wordt integraal vervangen als volgt:

§1. Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten binnen de grenzen van hun inzagerecht. Voor de ondersteuning van de eigen fractiewerking kunnen ook kopieën bekomen worden via de dienst Secretariaat.
In een daartoe voorbehouden lokaal kunnen de diverse gemeenteraadsfracties alle nodige informatie inkijken.
Alle raadsleden krijgen ook een beveiligde toegang tot de notulensoftware van de gemeente.

§2. Aan de leden van de gemeenteraad, inclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen, worden volgende specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van hun mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat terugbetaald:
De kosten voor vorming, inclusief de daarvoor gedane verplaatsingskosten, in de mate dat deze door de algemeen directeur, in voorkomend geval in overleg met de vormingsverantwoordelijke, qua onderwerp van de vorming relevant en qua omvang van de kosten als aanvaardbaar beoordeeld worden. Het is in die zin aangewezen de geplande vorming tijdig aan te geven aan de algemeen directeur.
Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

§3. Terugbetaling van bijkomende kosten veroorzaakt door een specifieke gezinssituatie (bv. opvang van kinderen, ouderen, zieke of mindervalide gezinsleden), wegens aanwezigheid op een raads- of commissievergadering, is mogelijk. Een verzoek tot terugbetaling met verantwoordingsstukken kan worden ingediend bij de algemeen directeur.
Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven.
Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

§4. De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt, alsook een omniumverzekering privévoertuigen voor dienstverplaatsingen.

§5. Onverminderd de terugbetaling van de kosten zoals bedoeld in §2 en §3, kunnen andere kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat – binnen de grenzen hierna bepaald – worden terugbetaald, voor zover ze gestaafd worden met bewijsstukken.
Deze terugbetaling is beperkt a rato van 150 euro per raadslid per jaar dat het raadslid deel uitmaakt van de gemeenteraad, exclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen. Deze onkostenvergoeding kan onmiddellijk en vooruit worden uitbetaald a rato van maximaal 150 euro per werkjaar van de lopende legislatuur, mits voorlegging van de nodige bewijsstukken.
Door de keuze van een raadslid voor de onmiddellijke uitbetaling van deze onkostenvergoeding, kan deze of zijn opvolger nog enkel de terugbetaling vragen ten belope van het saldo van 900 euro minus de reeds uitbetaalde (en niet teruggevorderde) onkostenvergoeding. Mocht het mandaat als gemeenteraadslid, om gelijk welke reden, eindigen voor het einde van de legislatuur dan kan de gemeente de reeds uitbetaalde onkostenvergoeding die de 150 euro per begonnen jaar (vanaf 2025) van zijn mandaat overschrijdt, terugvorderen.

§6. Elektronische hulpmiddelen kunnen ter beschikking worden gesteld aan de burgemeester en de schepenen. Deze elektronische hulpmiddelen blijven eigendom van de gemeente.
Voor middelen met een duidelijk gemengd gebruik (bv. een smartphone) nemen de mandatarissen de abonnementskosten op zich.
Andere specifieke kosten die nodig zijn voor de uitoefening van het mandaat, kunnen worden terugbetaald aan de burgemeester en de schepenen, voor zover ze gestaafd worden met bewijsstukken en in de mate dat deze door de algemeen directeur qua voorwerp relevant en qua omvang van de kosten als aanvaardbaar beoordeeld worden. Het is in die zin aangewezen de geplande aankoop tijdig aan te geven aan de algemeen directeur.

Artikel 2

§1. Deze wijziging treedt in werking op 10 januari 2025.
§2. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de coördinatie van het huishoudelijk reglement.