Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt aangepast in functie van de invoering van een agendacommissie.
Artikel 38 van het decreet lokaal bestuur stipuleert dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement, met ook nadere regels over de werking van de commissies (cfr. artikel 37, §5 en artikel 38, 7° van het decreet lokaal bestuur), vaststelt waarin de aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad. De gemeenteraad stelde dit huishoudelijk reglement vast op 8 februari 2019.
De voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, een vertegenwoordiging van de verschillende fracties en de algemeen directeur, de zgn. agendacommissie, overlegden omtrent de commissiewerking op 28 januari en 9 maart 2021, teneinde de inbreng en betrokkenheid van de raadsleden te optimaliseren. Naar aanleiding van dit overleg werd voorgesteld om de twee bestaande gemeenteraadscommissies (Algemeen Beleid en Mobiliteit/Masterplan) te vervangen door vier gemeenteraadscommissies die geënt worden op de vier clusters binnen het organogram van de gemeente en het OCMW. Op deze manier kunnen de raadsleden, desgewenst, de werking van de respectieve gemeenteraadscommissies nog gerichter gaan opvolgen in functie van hun interesse- of expertiseveld.
Naar aanleiding van voornoemd overleg werden door de gemeenteraad van 2 april 2021 4 gemeenteraadscommissies opgericht, meer bepaald de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid en Ondersteuning, de gemeenteraadscommissie Grondgebiedszaken, de gemeenteraadscommissie Vrije Tijd en de gemeenteraadscommissie Welzijn en Zorg. De commissiewerking werd verder overlegd door de agendacommissie op 25 maart 2021. Er wordt voorgesteld om deze vernieuwde commissiewerking te coördineren vanuit de agendacommissie. Op deze manier worden de voorzitters van de respectieve gemeenteraadscommissies ondersteund voor een efficiënte en effectieve werking van hun commissie, met voldoende betrokkenheid van de verschillende fracties.
Voornoemde agendacommissie wordt formeel opgenomen in het huishoudelijk reglement. Het ontwerp van wijziging van huishoudelijk reglement werd besproken op de agendacommissie van 22 april 2021.
Artikel 1
§5. (wijziging)
Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
De fractie Vooruit en de fractie Vlaams Belang kunnen, conform de decretale bepalingen, een commissielid met raadgevende stem aanduiden.
§7. (invoeging)
Een agendacommissie wordt opgericht. Deze is samengesteld uit de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester en de respectieve fractieleiders. Een fractieleider kan zich laten vervangen door een ander fractielid.
De algemeen directeur staat in voor het secretariaat van de agendacommissie, hij kan zich hiervoor laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente.
De agendacommissie pleegt overleg en bereidt de agenda van de vergaderingen van de respectieve gemeenteraadscommissies voor. Concreet bepaalt de agendacommissie de agenda, locatie en het tijdstip van de respectieve gemeenteraadscommissies, onverminderd het recht van de voorzitter van de gemeenteraadscommissie of een derde van de leden van de commissie om een commissie bijeen te roepen.
§8. (wijziging en hernummering)
De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen, minstens op de tijdstippen zoals vastgelegd door de agendacommissie. De eerste commissievergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de gemeenteraad. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproeping vermeldt plaats, dag en tijdstip en de agenda. De agenda bevat in ieder geval de punten die door de agendacommissie aan de voorzitter worden meegedeeld. De oproeping wordt voor alle raadsleden elektronisch ter beschikking gesteld via de notulensoftware, ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering. Voor zover de notulensoftware buiten dienst zou zijn, wordt de oproeping verzonden via e-mail. Een raadslid kan, behoudens indien hij opteert voor een elektronisch hulpmiddel zoals bedoeld in artikel 38, §5, ervoor opteren om de oproeping op papier aan huis bezorgd te krijgen. Van deze keuze brengt hij de algemeen directeur schriftelijk of elektronisch op de hoogte. De oproeping op papier wordt uiterlijk de werkdag volgend op de elektronische terbeschikkingstelling per gewone post verstuurd.
Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webstek van de gemeente.
Indien verdere nuttige informatie (informatieve, voorbereidende of toelichtende nota’s, plannen of presentaties), na het versturen van de agenda, in aanloop van een gemeenteraadscommissie bezorgd wordt via de notulensoftware, worden de commissie- en raadsleden hiervan verwittigd via een annotatie in de notulensoftware.
De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie artikelen 4 tot en met 6 van dit reglement). Het openbaar gedeelte van de vergaderingen worden gelivestreamd.
De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, nooit geheim, behalve in de gevallen zoals in artikel 26, §4 van dit reglement.
Bij aanvang van de zitting deelt de commissievoorzitter mee welke commissieleden (effectief of met raadgevende stem) verontschuldigd zijn en wie op dat ogenblik niet aanwezig is. De secretaris noteert de aanwezigen bij het begin van de zitting in de notulensoftware en maakt melding van uur van aankomst of vertrek van commissieleden tijdens de zitting.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door de algemeen directeur of, een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
De algemeen directeur kan de commissievergaderingen bijwonen, ook al is een personeelslid aangewezen om het secretariaat waar te nemen.
Alle raadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen, kunnen het woord vragen aan de voorzitter van de raadscommissie die hen het woord verleent.
§9. (hernummering)
Alle stukken die betrekking hebben op de gemeenteraadscommissie worden ondertekend door de voorzitter van die commissie en medeondertekend door de secretaris.
Artikel 2
Deze wijziging treedt in werking op 10 mei 2021.
Het college wordt belast met de coördinatie van het huishoudelijk reglement.