Besluit college van burgemeester en schepenen

wo 17/08/2022 - 17:00

Delegatie van de uitoefening van bepaalde bevoegdheden inzake logistieke ondersteuning of publiciteit van evenementen

Aanwezig: Jan Seynhaeve, burgemeester
Mathieu Desmet, Kevin Defieuw, Geert Breughe, Lobke Maes, Stijn Tant, Bas Surmont, Marie De Clerck, schepenen
Kurt Parmentier, algemeen directeur

Er wordt delegatie verleend voor de uitoefening van bepaalde bevoegdheden inzake logistieke ondersteuning of publiciteit van evenementen.

Feiten, context en argumentatie

Binnen de gemeente worden heel wat evenementen georganiseerd. Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 13 juli 2022 om de module 'evenementen' van Eaglebe te implementeren per 1 september 2022. Naar aanleiding van deze nieuwe software werd intern overlegd over de procesflow van aanvragen via Eaglebe en wordt voorgesteld om een aantal bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen te delegeren.

De gemeente staat de organisatoren van evenementen graag bij met raad en daad, waaronder ook logistieke ondersteuning. De gemeente faciliteert organisatoren ook bij het promoten van hun evenementen. Aanvragen van organisatoren in dit verband kaderen vaak binnen een goedgekeurd reglement (uitvoering van artikel 56, §1 van het decreet lokaal bestuur) of hebben betrekking op andere bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen kan haar bevoegdheden in dit verband delegeren.

Voor zover dergelijke aanvragen conformeren aan bedoelde reglementen of aan de modaliteiten waaraan het college van burgemeester en schepenen de aanvragen getoetst wil zien, zal het college van burgemeester en schepenen haar bevoegdheid delegeren aan de algemeen directeur, en dit in functie van een vlotte en administratief eenvoudige(re) opvolging van deze aanvragen.

De algemeen directeur geeft aan de aan hem gedelegeerde bevoegdheden verder te zullen delegeren aan de betreffende diensten, en ook dit in functie van een vlotte en administratief eenvoudige(re) opvolging van deze aanvragen.

Beslissing

Artikel 1

De behandeling en opvolging van aanvragen voor het ontlenen van feestmateriaal die beantwoorden aan de modaliteiten van het gebruikersreglement op het beschikbaar stellen van feestmateriaal wordt gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan de heer Lucas Vanneste, diensthoofd Openbare Infrastructuur en Mobiliteit, en de heer Karl Verscheure, werkleider Openbare Infrastructuur en Mobiliteit, of een andere medewerker van de dienst Openbare Infrastructuur en Mobiliteit daartoe aangeduid door de heer Vanneste of de heer Verscheure in hun tijdelijke afwezigheid.
Aanvragen waarvoor toepassing van artikel 43 van voornoemd gebruikersreglement wordt gevraagd, worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 2

De behandeling van aanvragen voor het gebruik van een gemeentelijke (bestel)wagen door de organisator van een evenement wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan mevrouw Els Warlop en de heer Olivier Desimpelaere, dienst Secretariaat, of een andere medewerker van de dienst Secretariaat daartoe aangeduid door mevrouw Warlop of de heer Desimpelaere in hun tijdelijke afwezigheid.

De gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

Er wordt een vergoeding van 25 euro gevraagd te verhogen met de geïndexeerde kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen die geldt binnen de lokale besturen.
Er is een positief advies van de gemeentelijke dienst die het beheer over bedoelde (bestel)wagen heeft. De nodige afspraken voor het ophalen en terugbrengen van de (bestel)wagen worden gemaakt met betreffende gemeentelijke dienst.
De bedoelde (bestel)wagen kan enkel worden bestuurd door een door de organisator aangeduide bestuurder die daartoe het passende rijbewijs heeft. De bestuurder dient zich verder aan de geldende verkeersregelgeving te houden. Eventuele boeten n.a.v. verkeersovertredingen door de bestuurder zijn ten laste van de bestuurder.

Artikel 3
De behandeling van losse reservaties voor de sportinfrastructuur - overeenkomstig het gebruikersreglement sportinfrastructuur – wordt gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan de heer Jeroen Debaveye, diensthoofd Sport, en (een) andere medewerker(s) van de dienst Sport daartoe aangeduid door de heer Debaveye.
De behandeling van aanvragen voor het gebruik van sportinfrastructuur (inclusief de cafetaria) voor niet-sportieve activiteiten wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan de heer Jeroen Debaveye, diensthoofd Sport, en (een) andere medewerker(s) van de dienst Sport daartoe aangeduid door de heer Debaveye.
Deze laatste gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

Vaste en losse reservaties overeenkomstig het gebruikersreglement sportinfrastructuur hebben voorrang.
Er wordt geen vergoeding gevraagd aan een sportvereniging of een afdeling daarvan die een niet-sportieve activiteit organiseert voor haar vereniging of een afdeling. Er wordt een vergoeding gevraagd van 100 euro aan een andere vereniging per activiteit (deze kan maximaal 3 dagen beslaan, inclusief op- en afbouw).
Activiteiten met een louter privaat of familiaal karakter worden niet toegelaten.
De nodige afspraken voor het ophalen en terugbrengen van de sleutel/badge worden gemaakt met de sportdienst en de locatie wordt in een nette en afgesloten toestand achtergelaten. Hiertoe wordt een gebruikersovereenkomst afgesloten.

Artikel 4
De behandeling van reservaties voor de socio-culturele infrastructuur - overeenkomstig het gebruikers- en tariefreglement socio-culturele infrastructuur – wordt gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan de heer Servaas Boucquey, diensthoofd Cultuur/Bib, en (een) andere medewerker(s) van de dienst Cultuur/Bib daartoe aangeduid door de heer Boucquey.

Artikel 5
De behandeling van aanvragen voor het gebruik van schoolinfrastructuur wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan mevrouw Els Warlop en de heer Olivier Desimpelaere, dienst Secretariaat, of een andere medewerker van de dienst Secretariaat daartoe aangeduid door mevrouw Warlop of de heer Desimpelaere in hun tijdelijke afwezigheid.
Deze gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

Er is een positief advies van de stafmedewerker Onderwijs of de directeur van de gemeentelijke basisschool.
Er wordt een vergoeding gevraagd van 100 euro per activiteit (deze kan maximaal 3 dagen beslaan, inclusief op- en afbouw).
Activiteiten met een louter privaat of familiaal karakter worden niet toegelaten.
De nodige afspraken voor het ophalen en terugbrengen van de sleutel/badge worden gemaakt met de dienst Secretariaat en de locatie wordt in een nette en afgesloten toestand achtergelaten. Hiertoe wordt een gebruikersovereenkomst afgesloten.

Artikel 6
§1. De bevoegdheid om machtiging te verlenen tot het aanplakken van affiches of het aanbrengen van publiciteitsmiddelen langs de openbare weg wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan mevrouw Els Warlop en de heer Olivier Desimpelaere, dienst Secretariaat, of een andere medewerker van de dienst Secretariaat daartoe aangeduid door mevrouw Warlop of de heer Desimpelaere in hun tijdelijke afwezigheid.
Deze gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

De relevante bepalingen van de algemene politieverordening zijn integraal van toepassing.
Voor het plaatsen van publiciteitsborden langs de gewestweg, moet ook toelating gevraagd worden aan het agentschap Wegen en Verkeer.
Op de gemeentelijke aanplakborden gelden volgende modaliteiten:

De affiches mogen alleen met tape bevestigd worden, op straffe van verwijderingskosten.
De affiches moeten ordelijk worden opgehangen zodat ook andere verenigingen ruimte hebben.
Bij dubbelzijdige aanplakborden blijft één kant voorbehouden voor aankondigingen van de gemeentelijke diensten.

§2. De bevoegdheid om machtiging te verlenen tot het uithangen van banners aan de ophangkaders voorzien aan de invalswegen van de verschillende deelgemeenten wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan mevrouw Sanne Loncke en mevrouw Lynsey Nuttin, cluster Vrije Tijd, of een andere medewerker van de cluster Vrije Tijd daartoe aangeduid door mevrouw Loncke of mevrouw Nuttin in hun tijdelijke afwezigheid.
Deze gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

Banners kunnen enkel opgehangen worden op de daartoe voorziene vaste locaties van gemeentebestuur Wevelgem. Er worden geen extra herasframes geplaatst voor het ophangen van banners op het openbaar domein.

De aanvrager doet een aanvraag via het evenementenformulier en geeft aan welke locaties de voorkeur genieten en voor welke periode.
De locaties en periodes worden goedgekeurd volgens enkele voorwaarden:

Banners kunnen enkel opgehangen worden door Wevelgemse verenigingen of organisatoren van een evenement op grondgebied Wevelgem
Banners kunnen niet opgehangen worden voor commerciële activiteiten
De aanvragen worden behandeld volgens datum van aanvraag.

§3. De bevoegdheid om machtiging te verlenen tot het tijdelijk bewegwijzeren van een parcours, een locatie van een activiteit of een te koop/te huur aangeboden pand wordt, onder onderstaande modaliteiten, gedelegeerd aan de algemeen directeur die stelt deze bevoegdheid verder te delegeren aan mevrouw Els Warlop en de heer Olivier Desimpelaere, dienst Secretariaat, of een andere medewerker van de dienst Secretariaat daartoe aangeduid door mevrouw Warlop of de heer Desimpelaere in hun tijdelijke afwezigheid.
Deze gedelegeerde bevoegdheid kan worden uitgeoefend onder de volgende modaliteiten:

De relevante bepalingen van de algemene politieverordening zijn integraal van toepassing.

Artikel 7
Degene aan wie de bevoegdheid werd ge(sub)delegeerd zal - ingeval de ge(sub)delegeerde bevoegdheid niet ondubbelzinnig kan worden uitgeoefend - een concrete aanvraag alsnog voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde voornoemde delegaties opheffen, hetzij rapportering vragen over de uitoefening van de ge(sub)delegeerde bevoegdheid.