Raming: 47 121,02 euro (excl. btw), hetzij 57 016,43 euro (incl. btw) per jaar én een éénmalige implementatiekost van 21 415,63 euro (excl. btw), hetzij 25 912,92 euro (incl. btw).
Beslist om een beroep te doen op de aankoopcentrale ICT van de stad Brugge.
Momenteel wordt in Wevelgem verouderde software gebruikt voor het afhandelen van meldingen, zijnde Vivaldi Process2Flow. Meldingen komen via mail of andere kanalen binnen en worden manueel in Process2Flow gestoken. Daarnaast gebeurt de werkplanning van werkopdrachten, die onder andere voortvloeien uit meldingen, nog grotendeels manueel met afgeprinte werkbonnen. Er wordt voorgesteld het meldpunt uit te bouwen in de toepassingen Topdesk (meldpunt, communicatie met melders) en Arinto (werkplanning), die beide met elkaar integreren.
Momenteel kunnen melders een webformulier invullen op onze website waarna een mail binnenkomt bij de diensten, de nieuwe toepassing zorgt voor een betere integratie: er komt een portaal waarop meldingen kunnen worden ingegeven en opgevolgd en waarop de melder de historiek van zijn meldingen kan opvolgen. Daarnaast is er een integratie voorzien met 'mijn burgerprofiel': inloggen kan via 'mijn burgerprofiel' en notificaties i.v.m. meldingen gaan ook naar 'mijn burgerprofiel'. Communicatie via mail wordt automatisch gekoppeld aan de juiste melding. De toepassing is via het Magda platform van de Vlaamse overheid gekoppeld aan het rijksregister en het CRAB (centraal adressenbestand) zodat er steeds correcte adresgegevens en naamgeving wordt gebruikt.
Verder kan Topdesk ook ingezet worden als gebouwenbeheersysteem en asset management tool waardoor ook hier koppelingen met meldingen mogelijk zijn. Ook voor andere diensten kunnen allerhande processen in Topdesk worden gestoken, de toepassing is dus ruim inzetbaar binnen de gemeentelijke diensten en beperkt zich niet enkel tot het meldpunt. Op dit moment wordt Topdesk al gebruikt binnen de cel IT voor de helpdesk, asset management en contractopvolging.
De aankoop verloopt via RealDolmen binnen het raamcontract ICT van stad Brugge. De gemeenteraad besliste reeds op 8 maart 2019 om in te stappen op de aankoopcentrale ICT van stad Brugge. Gelet op de raming van onderhavige opdracht wordt deze concrete aankoop via de aankoopcentrale ICT voorgelegd aan de gemeenteraad.
De huidige raming betreft enkel gebruikers voor het meldpunt (35 gebruikers). Wordt Topdesk uitgerold naar andere diensten, dan zijn bijkomende licenties nodig. Topdesk werkt met staffelprijzen, de kostprijs van bijkomende gebruikers ligt bijgevolg lager, tot 40% van de kostprijs voor initële gebruikers. Wat betreft Arinto (werkplanning) is de volledige cluster Grondgebiedszaken afgedekt en worden geen uitbreidingen verwacht.
In de diensten OGN en OIM wordt momenteel Vivaldi Process2Flow gebruikt als meldpunt, de gebouwendienst gebruikt 3P voor werkopdrachten en stockbeheer. De combo Topdesk en Arinto gaat beide toepassingen vervangen, op zijn minst wat betreft meldpunt en werkopdrachten.
Dit dossier werd overlegd op het themateam Digitalisering van 3 mei 2022.
De uitgave wordt aangerekend op rekening PB1-ACT2/0119-00/613200 van het exploitatiekrediet. De jaarlijks geraamde huurprijs bedraagt 47 121,02 euro (excl. btw), hetzij 57 016,43 euro (incl. btw). Daarnaast is er een éénmalige implementatiekost van 21 415,63 euro (excl. btw), hetzij 25 912,92 euro (incl. btw). De jaarlijkse kostprijs van het onderhoudscontract op het huidige meldpunt, zijnde 964,24 euro (excl. btw), hetzij 1 166,73 euro (incl. btw) valt weg.
Er wordt meldpuntsoftware aangekocht bij RealDolmen binnen het raamcontract ICT van stad Brugge. De jaarlijks geraamde huurprijs bedraagt 47 121,02 euro (excl. btw), hetzij 57 016,43 euro (incl. btw). Daarnaast is er een éénmalige implementatiekost van 21 415,63 euro (excl. btw), hetzij 25 912,92 euro (incl. btw).