De voetbalovereenkomst met FC Gullegem vzw wordt vernieuwd.
Op 9 december 2016 werd een overeenkomst afgesloten met FC Gullegem vzw. In deze overeenkomst werd een energiesubsidie en vernieuwde onderhoudssubsidie opgenomen. Deze voetbalovereenkomst werd vernieuwd voor één jaar op 13 december 2019. Naar aanleiding van deze vernieuwing werden ook een aantal aanpassingen aan de overeenkomst aangebracht. In afwachting van de nieuwe voetbalovereenkomsten, die op heden worden voorgelegd, verlengde het college van burgemeester en schepenen op 16 december 2020 de bestaande overeenkomsten zodat het gebruik en het onderhoud van de voetbalaccommodatie door de respectieve voetbalverenigingen verder geregeld werd.
Specifiek voor het kunstgrasveld op het hoofdterrein werd een afzonderlijke samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad op 14 april 2017. Op veld 1 werd een recht van opstal verleend aan de voetbalclub, zodat veld 1 geen voorwerp is van huidige voetbalovereenkomst.
De gemeente wil de voetbalverenigingen verder sensibiliseren rond energieverbruik met de introductie van een energiepakket (eerder dan een loutere energiesubsidie), wil de voetbalverenigingen ook verder engageren om de infrastructuur degelijk te onderhouden en wil verder een maatschappelijk engagement van de voetbalverenigingen.
Na bespreking van het nieuwe ontwerp van overeenkomst met FC Gullegem vzw op 20 mei 2021 en 10 juni 2021 wordt de nieuwe voetbalovereenkomst met FC Gullegem vzw voorgelegd aan de gemeenteraad. Het advies van de sportraad van 22 juni 2021 is gunstig.
Beleidsdoelstelling PB2: De gemeente is een partner waar mensen samen leven, werken en zich ontspannen. Dit zowel in verenigingen, in buurten, binnen ondernemingen, private en publieke dienstenverstrekkers. Mensen worden in hun engagement aangesproken en kunnen de gemeente, als meest nabije overheid, aanspreken. Gemeenschapsvorming, een sterk vrijetijdsaanbod en een ondersteunend gezondheidsbeleid versterken het welbevinden van de inwoners.
Actieplan PB2-AP2: De gemeente en verenigingen nemen samen de verantwoordelijkheid op. Dit bij de uitbouw en het beheer van specifieke infrastructuur.
De uitgave wordt aangerekend op rekening PB2-ACT5/0742-00/649990 van het exploitatiekrediet.
Hecht zijn goedkeuring aan de overeenkomst met FC Gullegem vzw als volgt:
Overeenkomst tussen de gemeente Wevelgem en voetbalclub FC Gullegem vzw
Tussen voetbalclub FC Gullegem vzw, vertegenwoordigd door:
***
***
hierna gebruiker,
en
de gemeente Wevelgem, eigenaar van de sportaccommodatie en cafetaria, vertegenwoordigd door de heer Jo Libeer, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur,
hierna de gemeente,
wordt overeengekomen hetgeen volgt:
Artikel 1
Volgende accommodaties worden ter beschikking gesteld van de gebruiker:
- de velden 2, 3 en 4 alsook de bijhorende zittribunes, staanplaatsen en dug-outs bij de velden 1, 2, 3 en 4 op het sportcentrum Poezelhoek.
Het veld 2 en de tribunes bij veld 1, alsook de bijhorende kleedkamers worden bij voorrang in gebruik aan de gebruiker toegewezen overeenkomstig de artikelen 2 en 3. Het gebruik van veld 3 en 4 wordt geregeld overeenkomstig de artikelen 2 en 3.
- De cafetaria op het sportcentrum Poezelhoek (zie verder artikel 7).
Er wordt een plaatsbeschrijving op tegensprekelijke wijze opgemaakt.
Er wordt jaarlijks een renovatieperiode voorzien van 2 maanden gedurende dewelke er geen activiteiten mogen plaatsvinden op de grasvelden. Deze periode wordt in overleg met de gebruiker bepaald door de gemeente.
Artikel 2
Voor wat betreft de trainingen:
Voor de aanvang van het sportjaar, en ten laatste op 15 juni, zal de gebruiker bij de sportdienst opgave doen van het volledige trainingsschema van velden 3 en 4. De gebruiker heeft voorrang op velden 2 tot en met 4 van het sportcentrum Poezelhoek.
Met inachtneming van dit trainingsschema kan het college van burgemeester en schepenen de toelating verlenen aan andere verenigingen, ploegen of scholen, om één of meerdere sportactiviteiten te houden op velden 3 en 4 van het sportcentrum Poezelhoek mits overleg met de gebruiker. Iedere toegelaten derde gebruiker kan gebruik maken van twee kleedkamers en sanitair. In dit geval staat de gemeente in voor het nodige onderhoud van de ter beschikking gestelde accommodaties.
Artikel 3
Voor wat betreft de wedstrijden:
Voor de aanvang van het sportjaar, en ten laatste tegen 15 augustus, zal de gebruiker de wedstrijdkalenders van wedstrijden op velden 3 en 4 bezorgen aan de sportdienst. De gebruiker heeft hierbij de voorrang op velden 2 tot en met 4 van het sportcentrum Poezelhoek.
Wat betreft velden 3 en 4 dient de gebruiker er rekening mee te houden dat deze velden ook ter beschikking zouden kunnen worden gesteld van derden.
Indien er bijkomende trainingen en/of wedstrijden worden ingericht dienen deze telkens vooraf te worden meegedeeld aan de sportdienst. Deze kunnen enkel doorgaan voor zover niet reeds een gebruik aan een derde werd toegestaan door het college van burgemeester en schepenen, cfr. artikel 2.
Artikel 4
De gemeente stelt de voetbalvelden gratis ter beschikking.
Artikel 5 Subsidie voor onderhoud
De ter beschikking gestelde gemeentelijke sportaccommodatie dient na elk gebruik opgeruimd en schoongemaakt te zijn en tot wedergebruik in orde gesteld te worden, zo niet zal dit onderhoud door de gemeente op kosten van de gebruiker gebeuren.
De gemeente zal jaarlijks (voor de periode 1 juli x – 30 juni (x+1)) een onderhoudssubsidie toekennen aan de gebruiker ten belope van 27 222 euro ter compensatie van deze onderhoudskosten.
Deze onderhoudssubsidie is de optelsom van een forfaitaire subsidie van 18 500 euro, verhoogd met een subsidie berekend in functie van het aantal m2 te onderhouden patrimonium (a rato van 7 euro per m²). Deze onderhoudssubsidie zal halfjaarlijks worden uitbetaald, meer bepaald in januari en in juli. De uitbetaling zal pas gebeuren voor zover het laatste controlebezoek zoals bedoeld in artikel 9 gunstig wordt geadviseerd.
De onderhoudssubsidie is automatisch en van rechtswege gebonden aan de gezondheidsindex. De subsidie is voor het eerst indexeerbaar op 1 juli 2022 en dit volgens de formule:
Basisonderhoudssubsidie x nieuw indexcijfer = nieuwe onderhoudssubsidie
aanvangsindexcijfer
Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de maand juni 2021. Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst (juni).
Voornoemde subsidie zal worden verminderd, desgevallend geschrapt, in de mate en voor zover het onderhoud zoals bedoeld in de artikelen 5 en 9 van deze overeenkomst niet effectief gebeurt of als de gebruiker onvoldoende werking gedurende het kalenderjaar aantoont (onverminderd overmacht). Deze laatste twee voorwaarden worden op advies van de aangestelde ambtenaren door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de subsidie.
Voornoemde subsidie wordt niet uitbetaald zolang de gebruiker niet heeft voldaan aan de kennisgeving zoals bedoeld in de artikelen 2 en 3.
Bovendien kan de financieel directeur van voornoemde subsidie elke niet tijdig betaalde factuur zoals bedoeld in de artikelen 5, 1ste lid, 6, 8 en 9 van deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de gebruiker zou hebben tegenover de gemeente.
Artikel 6 Energieresponsabilisering & energiepakket
§1. Responsabilisering energieverbruik
De gebruiker gaat verantwoord en duurzaam om met energie op het sportcentrum Poezelhoek en levert inspanningen om zijn energieverbruik zo veel mogelijk te optimaliseren en te beperken. De gemeente staat weliswaar in voor de betaling aan de energieleverancier(s) doch zal de energiefacturen van elektriciteit, gas, propaan en/of stookolie jaarlijks desgevallend doorrekenen aan de gebruiker in functie van het opgemeten verbruik en aan de geldende energieprijzen volgens onderstaande modaliteiten.
Het energieverbruik bij eventueel gebruik van de accommodaties door derden wordt in mindering gebracht op basis van objectiveerbare parameters en in functie van de geldende energieprijzen. De vermindering wordt bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
§2. Energiepakket
1° De gebruiker beschikt jaarlijks (voor de periode 1 juli x – 30 juni (x+1)) over een energiepakket als volgt:
- voor elektriciteit ten belope van het gemiddelde verbruik van de referentiejaren 2017-2018-2019, uitgedrukt in kWh,
- voor gas ten belope van het gemiddelde, gecorrigeerde verbruik van de referentiejaren 2017-2018-2019, d.w.z. de graaddagen worden in rekening gebracht, uitgedrukt in kWh,
- voor propaan ten belope van het gemiddelde verbruik van de referentiejaren 2017-2018-2019, met klimaatcorrectie.
2° Volgens de formule: [(totaal verbruik betreffende jaar) – (energiepakket)] * gemiddelde energieprijs van het betreffende jaar, desgevallend met correctie zoals bedoeld in §1 laatste lid, wordt een energiesubsidie betaald aan de gebruiker (negatieve uitkomst), hetzij een vergoeding aangerekend aan de gebruiker (positieve uitkomst).
De financieel directeur kan van een eventuele energiesubsidie elke niet tijdig betaalde factuur zoals bedoeld in de artikelen 5, 1ste lid, 6, 8 en 9 van deze overeenkomst inhouden ter delging van het nog openstaande bedrag alsook elke andere schuld die de gebruiker zou hebben tegenover de gemeente.
3° Herziening van het energiepakket
- Bij investeringen door de gemeente met een invloed op het energieverbruik, zal het energiepakket zoals bedoeld onder 1° geactualiseerd worden met de raming van de verwachte wijziging van het energieverbruik (daling bij een energiebesparing, stijging bij een energiestijging).
- Bij een belangrijke invloed op het energieverbruik (n.a.v. investeringen of wijzigingen in de werking van de club) kan de gebruiker, dan wel de gemeente vragen voor een herziening, naar de toekomst, van het energiepakket op basis van het gemiddelde verbruik van de laatste 3 jaren (die representatief zijn voor een normale werking). Dit gebeurt in overleg en op basis van objectiveerbare parameters.
Artikel 7
De gebruiker kan de accommodatie voor de uitbating van een cafetaria op het sportcentrum Poezelhoek gebruiken, op eigen kosten en risico en zonder dat de aansprakelijkheid van de gemeente in het gedrang kan komen, voor de verkoop van dranken en versnaperingen, overeenkomstig de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen (in de brede zin van het woord).
De prijslijst van de te koop gestelde producten dient op een ondubbelzinnige wijze de prijzen van deze producten te vermelden en moet op een voor het publiek duidelijk zichtbare plaats aangebracht worden en verder conform de ter zake toepasselijke wetgeving.
Alle verplichtingen inzake auteursrechten (Sabam en billijke vergoedingen) zijn ten laste van de gebruiker.
Artikel 8
Het gebruik van de accommodatie voor de cafetaria wordt toegestaan tegen een jaarlijkse vergoeding van 4 euro per m² beschikbare commerciële ruimte (op heden afgerond op 1 952 euro). Deze vergoeding houdt rekening met het aantal m2. Deze vergoeding dient vooraf betaald voor het betreffende jaar.
Deze vergoeding is automatisch en van rechtswege gebonden aan de gezondheidsindex. De vergoeding is voor het eerst indexeerbaar op 1 juli 2022 en dit volgens de formule:
Basisvergoeding x nieuw indexcijfer = nieuwe vergoeding
aanvangsindexcijfer
Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de maand juni 2021. Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst (juni).
Artikel 9
§1. De tenlasteneming door respectievelijk de gemeente en de gebruiker van de uit te voeren herstellings- en onderhoudswerken aan de ter beschikking gestelde accommodatie worden (niet-limitatief) opgesomd in de overzichtslijst in bijlage. De gebruiker staat verder in voor alle eventuele onderhouds- en geringe herstellingswerken aan de ter beschikking gestelde accommodatie, die niet vermeld worden in bedoelde overzichtslijst en die – en dit louter ter vergelijking voor deze overeenkomst - gewoonlijk ten laste vallen van een zogenaamde ‘huurder’ in de zin van het burgerlijk wetboek.
§2. Een afvaardiging van de gemeente zal tweemaal per jaar een controlebezoek brengen aan de ter beschikking gestelde accommodaties om na te gaan of de gebruiker zich voldoende van zijn verplichtingen kwijt.
§3. Indien de gebruiker niet tijdig de hem ten laste vallende onderhouds- en herstellingswerken uitvoert, heeft de gemeente, na ingebrekestelling bij aangetekende brief, het recht om deze uit te voeren of te laten uitvoeren door een derde voor rekening van de gebruiker. Deze laatste zal aan de gemeente binnen de maand na facturatie de door hem uitgegeven sommen moeten terugbetalen.
De gebruiker is ertoe gehouden elke schade waarvan de herstelling ten laste van de gemeente valt, onmiddellijk aan deze laatste bekend te maken.
Ingeval de gebruiker deze verplichting niet naleeft, zal hij aansprakelijk worden gesteld voor elke vermeerdering van de schade en zal hij verplicht worden de gemeente daarvoor schadeloos te stellen.
Artikel 10
Alle eventuele wijzigingen aan de inrichting, schilderwerken of andere, aan de sportaccommodatie of de cafetaria zijn onderworpen aan de voorafgaandelijke goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen. Bij het einde van de overeenkomst kan de gemeente deze veranderingen overnemen zonder vergoeding.
Indien de gebruiker zonder toelating toch veranderingen aanbrengt aan het ter beschikking gestelde goed, heeft de gemeente het recht te eisen dat het goed onmiddellijk in zijn oorspronkelijke staat wordt hersteld.
De gemeente behoudt zich het recht voor om steeds al dan niet noodzakelijke en/of dringende werken in het kader van renovatie- of aanpassingswerken uit te voeren. De uitvoering van die werken kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding ten voordele van de gebruiker.
Artikel 11
De gebruiker zal als een goede huisvader zorgen voor de ter beschikking gestelde accommodaties zoals bedoeld in de artikelen 1 en 7 volgens de richtlijnen van de gemeente en zijn aangestelden. De gebruiker moet de ter beschikking gestelde accommodaties teruggeven zoals hij het, volgens de plaatsbeschrijving, heeft ontvangen, met uitzondering van hetgeen door ouderdom of overmacht is teniet gegaan of beschadigd en behoudens de aangebrachte verbeterings- of veranderingswerken.
De gemeente behoudt zich het recht voor de ter beschikking gestelde accommodaties te bezoeken om er de goede uitvoering van de verplichtingen van de gebruiker alsmede de staat van bedoelde accommodaties na te gaan.
Artikel 12
§1. Het is niet toegelaten de ter beschikking gestelde accommodaties (deels) ter beschikking te stellen, op welke wijze ook, van een derde zonder voorafgaande goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.
§2. De cafetaria en/of VIP-lokaal op het sportcentrum (hierna omschreven als cateringaccommodatie) kan ter beschikking worden gesteld van derden door de gemeente.
§3. Elke aanvraag tot terbeschikkingstelling van (een deel van) bedoelde cateringaccommodatie door een derde wordt beoordeeld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de gebruiker. De gebruiker dient zijn advies schriftelijk over te maken aan de gemeente binnen de 4 weken nadat de vraag voor advies vanuit de gemeente werd verstuurd (per post of per e-mail). Indien de gebruiker een dergelijke aanvraag tot terbeschikkingstelling van een derde ontvangt, dan verwijst deze de derde door naar de gemeente. Bij gebreke aan een (tijdig) antwoord door de gebruiker, wordt dit advies geacht gunstig te zijn.
§4. Voor elke terbeschikkingstelling aan een derde, toegelaten door het college van burgemeester en schepenen, wordt een overeenkomst tussen betreffende derde en de gemeente afgesloten. In deze overeenkomst wordt minstens het volgende opgenomen:
- de derde dient de hem ter beschikking gestelde accommodatie(s) te gebruiken als een goede huisvader en na gebruik schoon te maken en achter te laten in de staat zoals hij deze ontvangen heeft. Indien de derde hieraan niet voldoet dan zal de gebruiker betreffende accommodatie schoonmaken na gebruik, voor rekening van de derde. Deze laatste zal daartoe van de gebruiker een factuur voor de reële kostprijs ontvangen die hij binnen de maand dient te vereffenen;
- de derde dient de nodige afspraken te maken met de gebruiker om de sleutel van de ter beschikking gestelde accommodatie op te halen en terug te bezorgen;
- de derde dient na elk gebruik de hem ter beschikking gestelde accommodatie(s) zorgvuldig af te sluiten.
§5. Desgevallend zal de waarborg die de derde dient te stellen voor het gebruik ten voordele van de gemeente niet worden terugbetaald zolang de derde zich niet van alle verplichtingen die voortspruiten uit het gebruik ten opzichte van de gemeente en de gebruiker gekweten heeft. De derde wordt geacht zich van zijn verplichtingen ten opzichte van de gebruiker te hebben gekweten indien de gebruiker niet binnen de maand na het gebruik door de derde heeft laten weten welke verplichtingen nog niet zijn voldaan.
De waarborg zal in eerste instantie aangewend worden om te voldoen aan de verplichtingen die voortspruiten uit betreffend gebruik ten opzichte van de gemeente, het eventuele saldo van de waarborg zal desgevallend aangewend worden om te voldoen aan de verplichtingen ten opzichte van de gebruiker.
Artikel 13
De gebruiker is ten volle aansprakelijk voor alle gebeurlijke ongevallen die zich bij het gebruik of uitbating van de accommodaties mochten voordoen.
De gebruiker is er toe gehouden, op het vlak van de veiligheid om alle nodige en nuttige maatregelen te nemen om de personen, aanwezig op/in de ter beschikking gestelde ruimtes, te beschermen tegen brand, paniek en ontploffingen. Hij dient zich daartoe te verzekeren tot dekking van het risico burgerlijke aansprakelijkheid, alsook van de aansprakelijkheid voorzien in de wetgeving inzake de verplichte verzekering van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid bij brand en ontploffing. Hij dient tevens voor de inhoud een brandverzekering te onderschrijven. Deze brandverzekeringspolis dient een uitdrukkelijke verklaring ‘afstand van verhaal’ te bevatten van de verzekeringsmaatschappij, waarbij zij bevestigt af te zien van alle verhaal tegenover de gemeente Wevelgem. Elke polis dient tevens een uitdrukkelijke verklaring te bevatten waarbij de verzekeringsmaatschappij zich verbindt om de gemeente onmiddellijk te verwittigen in geval van schorsing, wijziging of vernietiging van de polis of bij niet-betaling van de premie.
Artikel 14
Alle kosten, retributies, belastingen, taksen en eventuele boeten betreffende het gebruik van deze accommodaties vallen ten laste van de gebruiker.
Artikel 15
De gebruiker verbindt er zich toe vrijwillig tussen te komen in ieder administratief of gerechtelijk geschil dat aanhangig wordt gemaakt tegen de gemeente Wevelgem wegens de activiteiten of de aanwezigheid van de gebruiker.
Artikel 16 Maatschappelijk engagement
§1. De gebruiker verbindt er zich toe om een jeugdwerking op te zetten en een missie en visie voor deze jeugdwerking uit te schrijven die minstens volgende principes omvatten:
1. de club wil zoveel mogelijk jeugdspelers uit de gemeente hun sport laten beoefenen (met een minimum van 50% van jeugdspelers uit Wevelgem in de reeksen tot en met U12, een lijst van leden op datum van 1 september van het jaar waarop de subsidie betrekking heeft, wordt op het eerste verzoek van de gemeente bezorgd),
2. de werking wordt uitgebouwd vanaf de allerkleinsten tot jongeren,
3. de club doet inspanningen voor een omgeving zonder racisme en ijvert voor een verdraagzame opstelling tegenover minder-getalenteerde spelers, andersdenkenden, ongeacht kleur, geaardheid of religieuze overtuiging.
§2. Indien de gebruiker zich niet houdt aan het principe zoals bedoeld in §1.1. wordt de onderhoudssubsidie uit artikel 5 in mindering gebracht met het bedrag als volgt berekend:
De vermindering = ((50% minus het effectief percentage aan jeugdspelers (tot en met U12) van de eigen gemeente)/50%) * de voorziene onderhoudssubsidie.
§3. Indien de gebruiker zich niet houdt aan de principes zoals bedoeld in §1.2 en/of 3, zal de onderhoudssubsidie uit artikel 5 worden verminderd, desgevallend geschrapt, in de mate dat deze principes niet worden gehonoreerd. Deze voorwaarde wordt op advies van de aangewezen ambtenaren door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de subsidie.
Artikel 17 Protocolakkoord betreffende veiligheid tijdens voetbalwedstrijden
Indien een protocolakkoord betreffende veiligheid tijdens voetbalwedstrijden van toepassing is of wordt voor de gebruiker, verbindt de gebruiker zich er toe om dit na te leven. Indien de gebruiker zich hier niet aan houdt, zal de onderhoudssubsidie worden verminderd, desgevallend geschrapt, in de mate dat deze bepaling niet wordt nagekomen. Deze voorwaarde wordt op advies van de aangewezen ambtenaren door het college van burgemeester en schepenen beoordeeld. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt het bedrag van de vermindering of de schrapping van de subsidie.
Artikel 18
Deze overeenkomst is geldig vanaf 1 juli 2021 om te eindigen op 30 juni 2025 voor zover de gebruiker deze overeenkomst ondertekent. De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd voor één jaar, behoudens tijdige opzeg van één der partijen, uiterlijk op 31 maart 2025 via een aangetekend schrijven. De overeenkomst eindigt in elke geval automatisch en zonder enige vooropzeg op 30 juni 2026.
Voor de periode 1 januari 2021 – 30 juni 2021 wordt een onderhoudssubsidie toegekend cfr. artikel 5, pro rata temporis berekend voor 6/12 waarbij voor het overige aan alle toekenningsvoorwaarden voor het verkrijgen van de onderhoudssubsidie uit deze overeenkomst moet worden voldaan.
Voor de periode 1 januari 2021 – 30 juni 2021 wordt een energiesubsidie toegekend cfr. de bepalingen van artikel 6 van de overeenkomst zoals vernieuwd door de gemeenteraad van 13 december 2019, pro rata temporis berekend voor 6/12.
Elke partij kan de overeenkomst beëindigen per 1 juli, mits een aangetekend schrijven, uiterlijk op 1 februari van hetzelfde jaar van de vervroegde beëindiging.
De gemeente kan de overeenkomst evenwel te allen tijde beëindigen mits inachtneming van een opzeggingstermijn van 3 maanden, als het onderhoud zoals bedoeld in de artikelen 5 en 9 van deze overeenkomst niet of gebrekkig gebeurt of als de gebruiker zich niet tijdig kwijt van zijn schulden tegenover de gemeente (schulden zowel voortvloeiende uit deze overeenkomst of andere) of als de gebruiker onvoldoende werking gedurende het kalenderjaar aantoont (behoudens overmacht).