Besluit  gemeenteraad

Feiten, context en argumentatie

De gemeente wenst software voor de loon- en personeelsadministratie aan te kopen. Hoewel de personeelsdiensten van de gemeente en het OCMW sinds 2019 geïntegreerd zijn, is er tot op heden een verschillende werkwijze voor de loonberekening. Het is aangewezen dat er wordt ingezet op één geïntegreerd systeem voor de loonberekening en de personeelsadministratie. Meer bepaald, de software dient de geïntegreerde personeelsdienst in staat te stellen de loonberekening volgens eenzelfde werkwijze uit te voeren en personeelsdossiers op een uniforme wijze op te volgen. Zo wordt ingezet op de automatisatie en digitalisering van het proces van de loonberekening en kunnen medewerkers polyvalent binnen de dienst ingezet worden.

De gemeente wenst in te stappen in het bestaande dienstverleningsmodel van het OCMW zodoende de continuïteit van de dienstverlening en correctheid van de berekeningen niet in het gedrang te brengen. De gemeente wenst dus over te gaan tot het uitbesteden van de dienstverlening aan het sociaal secretariaat dat eveneens voorziet in één geïntegreerd systeem voor haar loon- en personeelsadministratie.

In het kader van de opdracht 'software loon- en personeelsadministratie' werd een bestek opgesteld door mevrouw Marieke Knockaert, beleidsmedewerker algemeen directeur.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd voor het eerste jaar op 61 065,22 euro (excl. btw), hetzij 73 888,92 euro (incl. btw), voor het tweede jaar op 56 643,38 euro (excl. btw), hetzij 68 538,48 euro (incl. btw) en voor de volgende jaren op 57 846,04 euro (excl. btw), hetzij 69 993,71 euro (incl. btw) voor de volgende jaren.

Voor een looptijd van 4 jaar bedraagt de raming 233 400,68 euro (excl. btw), hetzij 282 414,82 euro (incl. btw).

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zonder een beroep te doen op de mededinging en dit omwille van technische redenen.

Gemeente en OCMW werken voor de loonberekening op vandaag via de software van Cipal Schaubroeck maar via een verschillend servicemodel. De gemeente werkt in het model van ‘eigen beheer’, dit betekent dat Cipal Schaubroeck enkel de software aanlevert. De gemeente zelf is verantwoordelijk voor alle berekeningen en aangiften, en voorziet ook ruimte voor het programma op de eigen, lokale servers. Het OCMW werkt daarentegen in het model van ‘gemengde service’. Binnen dit model is er een vaste, persoonlijke payrollconsulent die een correcte loonberekening conform de wetgeving garandeert. Daarnaast vallen wettelijke aangiftes (zoals RSZ-aangifte, DMFAppl-aangifte, Belcotax-aangifte, verzekeringsaangifte, …) onder de verantwoordelijkheid van Cipal Schaubroeck. De toepassing is een cloudtoepassing, lokaal moet er niets op de servers voorzien worden.

Van de 270 klanten van Cipal Schaubroeck zijn er een 240-tal klanten met het model van gemengde service en een 30-tal klanten met het model van eigen beheer (vnl. grotere besturen). De gemeente wenst nu ook in te stappen in het servicemodel, op vandaag van toepassing voor het OCMW.

Om een uniforme werkwijze tussen gemeente en OCMW inzake loonadministratie uit te werken, is het belangrijk dat software, processen en procedures op elkaar afgestemd worden. Vanuit deze visie is het dus belangrijk om te groeien naar één softwarepakket en één servicemodel voor zowel gemeente als OCMW. Dit maakt de opvolging binnen de loonadministratie beheersbaar. Daarnaast kan ook meer worden ingezet op kennisdeling binnen de dienst.

Binnen de software is het belangrijk dat er een cluster kan gevormd worden van gemeente en OCMW, waarbij personeelsinformatie van de beide rechtspersonen beschikbaar is voor gebruikers van het programma. Dit draagt bij tot een integrale werking binnen de personeelsdienst over gemeente en OCMW heen. Daarnaast is het van groot belang dat gegevens met elkaar verbonden kunnen worden zodoende automatisaties in te bouwen. Het moet ook de basis vormen om een geïntegreerd en digitaal personeelsdossier uit te bouwen. Het is wenselijk dat informatie op één plaats gecentraliseerd teruggevonden kan worden. Dit zorgt ook voor een efficiëntere opvolging van dossiers. Tot slot is een realtime rapportering wenselijk waarbij de meest recente informatie steeds verwerkt wordt in de overzichten of rapportering.

Meerjarenplan en budget

De uitgave wordt aangerekend op rekening 0112-00/613000 van het exploitatiekrediet voor wat betreft de loonberekeningen en op rekening 0112-00/613200 van het exploitatiekrediet voor de software.

Hogere regelgeving

• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, §1, 1° d) ii) (de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: mededinging ontbreekt om technische redenen).
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.