Het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen wordt aangepast in functie van de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen.
Naar aanleiding van de wijziging van artikel 54 van het decreet lokaal bestuur (door het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie) regelt het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen minstens of het college digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop.
Eerder keurde het college van burgemeester en schepenen de afdeling rond een 'digitaal college van burgemeester en schepenen' goed (beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 17 juli 2019). Overeenkomstig de nieuwe regelgeving wordt ook voorzien in de mogelijkheid om hybride te vergaderen. In die zin wordt voornoemde afdeling gewijzigd. Hybride zittingen moeten te allen tijde mogelijk zijn voor het college van burgemeester en schepenen. Immers in hybride zittingen is een echte beraadslaging mogelijk. Digitale zittingen blijven, zoals voorheen, de uitzondering en beperken zich, in principe tot agendapunten die geen grondige bespreking vergen.
Artikel 1
Onderstaande afdeling van het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd:
Afdeling digitaal of hybride college van burgemeester en schepenen
Onderafdeling 1: hybride college van burgemeester en schepenen
Artikel 1
De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen kunnen te allen tijde hybride doorgaan, op verzoek van een collegelid. Een hybride college van burgemeester en schepenen is een vergadering van het college van burgemeester en schepenen waarbij fysiek en digitaal vergaderen worden gecombineerd.
De hybride vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen vinden plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen. Voor het overige wordt niet afgeweken van de gewone werking van het college van burgemeester en schepenen.
Onderafdeling 2: digitaal college van burgemeester en schepenen
Artikel 2
Deze onderafdeling van het huishoudelijk reglement heeft enkel betrekking op het organiseren van een digitaal college van burgemeester en schepenen.
Een digitaal college van burgemeester en schepenen is een vergadering van het college van burgemeester en schepenen waarbij de deelnemende leden van het college van burgemeester en schepenen fysiek niet samen beraadslagen en stemmen, maar enkel van op afstand de agendapunten digitaal goedkeuren.
In deze onderafdeling worden enkel de bepalingen opgenomen voor zover er wordt afgeweken van de gewone werking van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 3: bijeenroepen
Het college van burgemeester en schepenen houdt een digitale vergadering op de dagen en uren die het zelf bepaalt.
De agenda vermeldt uitdrukkelijk dat het gaat om een digitale vergadering van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 4: soorten agendapunten
Op de agenda van een digitaal college van burgemeester en schepenen worden enkel punten geagendeerd die in principe geen grondige bespreking vereisen.
Daarenboven mogen enkel agendapunten van volgende categorieën geagendeerd worden:
Artikel 5: wijze van vergaderen
De agenda van het digitaal college van burgemeester en schepenen wordt ter beschikking gesteld van de leden van de vergadering via de notulensoftware 4 dagen voor de zitting, tenzij het college van burgemeester en schepenen, bij zijn beslissing om een digitaal college te organiseren, een afwijkende termijn goedkeurt.
Wie wil deelnemen aan de vergadering moet zijn aanwezigheid bevestigen via de notulensoftware. Een meerderheid van de collegeleden moet zijn aanwezigheid bevestigen om een geldige digitale vergadering te hebben.
De leden van het college van burgemeester en schepenen moeten via het systeem van iVoting de agendapunten digitaal goedkeuren. Dit moet gebeuren voor het ingestelde startuur van de digitale vergadering.
Wanneer een lid van de vergadering de bespreking vraagt van een bepaald agendapunt, wordt dit agendapunt uitgesteld naar een volgende fysieke of hybride zitting van het college van burgemeester en schepenen.
Wanneer een meerderheid van de aanwezige collegeleden een agendapunt goedkeurt via iVoting, wordt het agendapunt geacht goedgekeurd te zijn.
Voor het overige vinden de digitale vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen plaats onder de voorwaarden zoals bepaald door het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
Artikel 2
Deze beslissing treedt onmiddellijk in werking en vervangt integraal de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 17 juli 2019.