Besluit  Raad voor maatschappelijk welzijn

Feiten, context en argumentatie

C-smart is de merknaam voor de dienstverlening van Cipal dv, een intergemeentelijk samenwerkingsverband. De gemeente is aandeelhouder van Cipal dv, het OCMW niet. C-smart heeft een aantal raamovereenkomsten ICT die interessant zijn voor zowel gemeente als OCMW. Ook het OCMW kan instappen in deze raamovereenkomsten. Concreet betreft het volgende raamovereenkomsten:

• Raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening (CSMRTINFRA23): Via deze raamovereenkomst (gesloten op 10 juli 2024) kan allerhande IT-hardware en bijhorende dienstverlening worden afgenomen. Dit via dezelfde leverancier, Dustin Belgium nv, als deze van de raamovereenkomst voor desktopapparatuur van Het Facilitair Bedrijf (cfr. beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2025). De scope van de C-Smart raamovereenkomst is echter ruimer en omvat bijvoorbeeld ook servers en netwerkapparatuur waar deze van Het Facilitair Bedrijf enkel apparatuur voor eindgebruikers betreft. De raming van deze raamovereenkomst ligt dan ook hoger dan voor dat van Het Facilitair Bedrijf.
• Raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening (CSMRTSOFT23b): Via deze raamovereenkomst (gesloten op 7 oktober 2024) kan allerhande standaardsoftware en bijhorende dienstverlening worden afgenomen. Deze is vergelijkbaar met de raamovereenkomst voor softwarelicenties van de stad Brugge (cfr. beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2025), maar verloopt via een andere leverancier (SoftwareOne BE bv, Brugge: Inetum Belgium nv).
• Raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van bepaalde backoffice oplossingen (Financiën en Personeel) met dienstverlening (CSMRTBOS24): Via deze raamovereenkomst (gesloten op 24 januari 2025) kan software voor Financiën en Personeel worden afgenomen bij Cipal Schaubroeck nv. Gezien het bestuur voor deze zaken reeds gebruikmaakt van software van Cipal Schaubroeck nv, kunnen via deze raamovereenkomst verdere uitbreidingen worden afgenomen.

De instap in deze raamovereenkomsten laat toe vlot hard- en software aan te kopen zonder zelf een plaatsingsprocedure te moeten organiseren. Door in te stappen in diverse raamovereenkomsten kunnen de prijzen van - waar mogelijk - verschillende raamovereenkomsten en dus leveranciers tegenover elkaar afgewogen worden. 
Gelet op de ICT-integratie tussen gemeente en OCMW werd het voorstel ook voorgelegd aan de gemeenteraad van vandaag.

De looptijd van alle raamovereenkomsten is vier jaar vanaf de sluiting van de respectievelijke raamovereenkomst met de mogelijkheid om tweemaal te verlengen met één jaar. Er worden geen beheerskosten, noch afnamekosten aangerekend. Er is geen afnameverplichting.

Meerjarenplan en budget

De afname binnen de raamovereenkomsten wordt voor vier jaar geraamd op onderstaande bedragen. Dit betreft indicatieve bedragen gezien bij elke opdracht - waar mogelijk - verschillende raamovereenkomsten tegenover elkaar afgewogen kunnen worden. Onderstaande raming bevat dan ook alle opdrachten over alle ICT raamovereenkomsten waarbinnen potentieel kan worden afgenomen:

• CSMRTINFRA23: 200 000 euro (excl. btw)
• CSMRTSOFT23b: 200 000 euro (excl. btw)
• CSMRTBOS24: 150 000 euro (excl. btw).

Hogere regelgeving

• Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Decreet lokaal bestuur, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.