Besluit  Raad voor maatschappelijk welzijn

Feiten, context en argumentatie

In 2023 werd de mogelijkheid van het toepassen van fietsmobiliteit ingeschreven in de rechtspositieregelingen van het gemeente- en OCMW-personeel en werd een fietspolicy met rechten en plichten van het personeelslid op het vlak van fietslease toegevoegd als bijlage bij de arbeidsreglementen van het gemeente- en OCMW-personeel.

Bij 'fietsmobiliteit' stelt de werkgever fietsen ter beschikking aan de werknemers. Er kunnen ook bijkomende elementen in verband met fietsen worden aangeboden, zoals een fietsverzekering (een verzekering voor lichamelijke letsels bij het fietsen of een fietsdiefstalverzekering), de aankoop van diverse artikelen die het fietsen vergemakkelijken zoals een fiets-gps, aangepast veiligheidsmateriaal, aangepaste kledij, enzovoort. Ook een onderhoudscontract om de fiets in optimale conditie te houden maakt deel uit van het fietsleasepakket. 

 

De gemeente en het OCMW van Wevelgem deden in 2023 een beroep op de aankoopcentrale van de provincie West-Vlaanderen voor de plaatsing van de overheidsopdracht 'operationele leasing van fietsen in het kader van fietsmobiliteit', waarbij de opdracht werd gegund aan Cyclis Bike Lease (hierna afgekort tot Cyclis) (cfr. beslissing van de raad voor maatschappelijk van 14 september 2023).

Er werd gewerkt met de formule van operationele leasing, waarbij de werkgever de fiets leaset die de werknemer heeft uitgekozen, vervolgens de fiets ter beschikking stelt aan de werknemer en het leasingbedrag doorrekent aan de werknemer via omzetting van de eindejaarstoelage of een deel ervan, en/of via de omzetting van maximaal 5 vakantiedagen die per kalenderjaar boven de 24 jaarlijkse vakantiedagen uitstijgen, dit over een periode van 36 maanden. De werknemer die instapt, bepaalt hoeveel eindejaarstoelage en/of hoeveel vakantiedagen hij/zij laat omzetten.

De werknemer heeft de mogelijkheid om, op het einde van de periode van 36 maanden, de fiets over te kopen aan een restwaarde van 16%.

 

Vernoemde opdracht liep over een periode van 24 maanden, startende voor de instap door personeelsleden van de gemeente en het OCMW van Wevelgem in fietslease vanaf 1 januari 2024 (dit voor een leasingperiode van 36 maanden), en loopt dan ook af met ingang van 1 januari 2026.

 

De provincie West-Vlaanderen schreef in 2025 opnieuw een overheidsopdracht uit en treedt opnieuw als aankoopcentrale op voor fietsleasing. De opdracht werd opnieuw gegund aan Cyclis.

In functie van het opnieuw aanbieden van de mogelijkheid aan het personeel om gebruik te maken van fietslease vanaf 1 januari 2026 wordt voorgesteld om opnieuw een beroep te doen op de aankoopcentrale van de provincie West-Vlaanderen en dus verder samen te werken met Cyclis. De samenwerking met Cyclis werd de voorbije 2 jaar als heel positief ervaren om volgende redenen: 

• Scherpe prijsvoorwaarden: zie in bijlage de prijsinventaris van Cyclis, deel uitmakende van de offerte;
• Sterke service:
  • Sterk uitgebouwde ervaring bij lokale besturen;
  • Groot netwerk van fietsenhandelaars;
  • Ontzorging van de werkgever: 24/7 bereikbaarheid voor personeelsleden en personeelsdienst;
  • Infosessies voor het personeel;
  • Er wordt gewerkt met tools die de toepassing van fietsmobiliteit eenvoudiger maken, gaande van het simuleren van leasekosten, tot het bestellen van de fiets, tot het maken van simulaties. Het is belangrijk dat er een integratie is met het platform van Cipal Schaubroeck voor de berekeningen op het vlak van de eindejaarstoelage en op het vlak van de vakantiedagen (zodat dit niet manueel moet gebeuren);
• Inzet op maatschappelijk verantwoord ondernemen:
  • Cyclis werkt mee met acties tot het stimuleren van het gebruik van de fiets; 
  • Inzet op circulaire fietsleasing:
    • Cyclis werkt samen met Ebis die de teruggegeven fietsen op het einde van de leasingtermijn van 36 maanden ophaalt en opnieuw verkoopt;
    • Cyclis biedt nu ook de mogelijkheid om tweedehandsfietsen te leasen, rechtstreeks via fietshandelaar of via Ebis, wat interessant is voor personeelsleden met een kleiner beschikbaar budget (bv. omwille van een deeltijdse tewerkstelling).

 

De geraamde uitgave voor het OCMW bedraagt 304 855,74 euro (excl. btw) of 368 875,44 euro (incl. btw) over een periode van 4 jaar, hetzij 76 213,93 euro (excl. btw) of 92 218,86 euro (incl. btw) per jaar. De raming werd vastgesteld op forfaitaire wijze en volgens een gewogen hoeveelheid.

Deze uitgave wordt teruggevorderd van de deelnemende werknemers zoals hierboven vermeld via de omzetting van hun eindejaarstoelage, verhoogd met de verschuldigde patronale sociale zekerheidsbijdragen op de omgezette eindejaarstoelage en/of via de omzetting van vakantiedagen.

 

De raamovereenkomst tussen de provincie West-Vlaanderen en Cyclis loopt vanaf 25 juli 2025 voor een periode van 2 jaar en is maximaal 2 maal verlengbaar met telkens 1 jaar. 

Meerjarenplan en budget

De uitgave wordt aangerekend op algemene rekening 613112 van de verschillende beleidsitems van de exploitatiekredieten van 2026 en volgende kalenderjaren.

De geraamde uitgave voor het OCMW bedraagt 304 855,74 euro (excl. btw) of 368 875,44 euro (incl. btw) over een periode van 4 jaar, hetzij 76 213,93 euro (excl. btw) of 92 218,86 euro (incl. btw) per jaar. 

Deze uitgave wordt teruggevorderd van de deelnemende werknemers zoals hierboven vermeld via de omzetting van hun eindejaarstoelage, verhoogd met de verschuldigde patronale sociale zekerheidsbijdragen op de omgezette eindejaarstoelage, en/of vakantiedagen.

Vorige beslissingen

• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 september 2023: instap aankoopcentrale voor de operationele leasing van fietsen voor het OCMW-personeel in het kader van fietsmobiliteit.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 9 maart 2015 en wijzigingen: goedkeuring arbeidsreglement OCMW-personeel (woonzorgcentra, assistentiewoningen), in het bijzonder de bijlage met de fietspolicy.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 maart 2012 en wijzigingen: goedkeuring arbeidsreglementen OCMW-personeel (administratie, sociale dienst Thuiszorg), in het bijzonder de bijlage met de fietspolicy.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 10 november 2011 en wijzigingen: goedkeuring rechtspositieregeling OCMW-personeel (woonzorgcentra, groep van assistentiewoningen, dienstencentra en dienst Thuiszorg).
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 december 2008 en wijzigingen: goedkeuring rechtspositieregeling OCMW-personeel (administratie en sociale dienst), in het bijzonder de bepalingen inzake fietsmobiliteit, met name artikel 203bis en artikel 240bis.

Hogere regelgeving

• Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten, en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 2, 6° en 7°, en artikel 47.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 77, lid 1 en artikel 78, lid 2, 10°.
• Besluit van de Vlaamse regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen, in het bijzonder artikel 32.