Besluit  gemeenteraad

Beslissing

Artikel 1

Het gebruikersreglement sportinfrastructuur wordt hervastgesteld als volgt:

HOOFDSTUK 1: INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1 Doelstelling.

Het gemeentebestuur stelt sportinfrastructuur en -accommodatie ter beschikking van de bevolking, verenigingen en particulieren met het oog op een verantwoorde, veilige en hygiënische sportbeoefening, het ondersteunen van activiteiten en de gemeenschapsvorming op haar grondgebied. Dit gebruikersreglement beoogt een correct en duurzaam gebruik van de sportinfrastructuur en -accommodatie.

De sportinfrastructuur is in de eerste plaats bestemd voor sportieve activiteiten en evenementen. Voor gebruik voor socio-culturele activiteiten en niet sportieve evenementen dient een specifieke gebruikersovereenkomst te worden opgemaakt, behoudens voor evenementenhal De Schelp waarvoor wordt verwezen naar het ‘gebruikersreglement De Schelp’.

Artikel 2 Onderwerp

Iedereen kan een aanvraag indienen voor gebruik van gemeentelijke sportinfrastructuur die volgens het huishoudelijk reglement niet vrij toegankelijk is. De modaliteiten van aanvraag en toekenning en de tarifering is afhankelijk van de categorie aanvrager.

Er zijn verschillende categorieën

1. Erkende Wevelgemse sportverenigingen

Om te voldoen als Wevelgemse erkende sportvereniging moeten de betrokken verenigingen voldoen aan volgende criteria:

1° opgericht zijn door een particulier initiatief als feitelijke vereniging of als vzw. De werking van de sportvereniging is niet op dergelijke wijze georganiseerd dat zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor haarzelf of (één van) haar bestuurders of verantwoordelijken. Het college van burgemeester en schepenen kan alle middelen aanwenden die zij nodig acht om na te gaan of aan deze voorwaarden voldaan wordt. Desgevallend is het aan de sportvereniging om het tegendeel aan te tonen;

2° een autonome werking ontwikkelen met een eigen bestuur, een aparte boekhouding voeren, haar secretariaat of maatschappelijke zetel te Wevelgem hebben;

3° minstens de helft van haar activiteiten op grondgebied Wevelgem organiseren of minstens de helft van haar leden is gedomicilieerd in Wevelgem;

4° aangesloten zijn bij een erkende Vlaamse sportfederatie of omnisportfederatie (bv. Sportievak);

5° een structureel en duurzaam aanbod hebben voor elk lid met als primaire doelstelling sport te beoefenen en sportactiviteiten te organiseren;

6° een open vereniging zijn, waarbij iedereen lid kan worden op voorwaarde dat hij of zij de waarden en normen, reglementen en doelstelling van de vereniging eerbiedigt;

7° de vereniging heeft een gestructureerde volwassenen- en jeugdwerking als aanbod.

2. Verenigingen met een werking in Wevelgem en aanpalende gemeente of stad

Om als vereniging met maatschappelijke zetel in een omliggende gemeente of stad gelijkgesteld te worden aan categorie 1, moet de vereniging voldoen aan volgende criteria:

1° voldoen aan criteria 1°, 4°, 5°, 6° en 7° zoals bij punt 1. (erkende Wevelgemse sportverenigingen).

2° een autonome werking ontwikkelen met een eigen bestuur, een aparte boekhouding voeren, haar secretariaat of maatschappelijke zetel in een omliggende gemeente of stad hebben.

3° minstens 75% van de leden, die deelnemen aan het aanbod dat in Wevelgem georganiseerd wordt, moet gedomicilieerd zijn in Wevelgem.

3. Verenigingen erkend door een Wevelgemse adviesraad

Elke vereniging die aangesloten is bij een Wevelgemse adviesraad, voor zover de werking ervan niet op dergelijke wijze georganiseerd is dat hij/zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor zichzelf.

4. Wevelgemse aanvrager

De effectieve aanvrager en organisator van de activiteit is in Wevelgem gedomicilieerd, voor zover de werking ervan niet op dergelijke wijze georganiseerd is dat hij/zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor zichzelf.

5. Niet-Wevelgemse aanvrager

De effectieve aanvrager en organisator van de activiteit is niet in Wevelgem gedomicilieerd, voor zover de werking ervan niet op dergelijke wijze georganiseerd is dat hij/zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor zichzelf.

6. Aanvraag met commercieel karakter

Elke partij waarvan de werking op dergelijke wijze georganiseerd is dat hij/zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor zichzelf.

Artikel 3 Voorwerp

Het gebruikersreglement is van toepassing op alle gemeentelijke sportinfrastructuur met uitzondering van:

-        het gemeentelijk zwembad ‘De Zwemkom’

-        Voetbalterrein 1 en 2 sportcentrum Poezelhoek, voetbalterrein 1 sportcentrum Secretaris Vanmarckelaan en voetbalterreinen 1 en 2 sportcentrum Sportspoor.

De gemeentelijke sportinfrastructuur wordt in bijlage gevoegd bij dit reglement.
De gemeentelijke sportinfrastructuur wordt beheerd door het college van burgemeester en schepenen. Binnen de voorwaarden van dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen bijkomende modaliteiten vastleggen voor specifieke infrastructuur en huishoudelijke reglementen opstellen.

Artikel 4 Openingsuren

Maandag t.e.m. zaterdag: 8 uur tot 23 uur.

Zondag: 8.30 uur tot 19 uur, wedstrijden dienen ten laatste te starten om 17 uur.

Weekend volgens personeelsbezetting bepaald door het vaste bezettingsrooster en wedstrijdkalender.

Uitzonderingen op deze openingstijden dienen worden aangevraagd op het college van schepenen en burgemeester met advies van de sportdienst.

De sluitingsdagen worden jaarlijks bepaald door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5 Reglementen
Iedere bezoeker en gebruiker van de sportinfrastructuur verbindt zich er toe het gebruikersreglement en het huishoudelijk reglement na te leven. Onverminderd de bepalingen in dit reglement zal iedere bezoeker en gebruiker zich voegen naar de geldende politievoorschriften, algemene politieverordening en veiligheidsvoorschriften.

 

HOOFDSTUK 2: ALGEMENE RICHTLIJNEN EN REGELS TEN AANZIEN VAN GEBRUIKERS
Artikel 6 Toezichthoudend personeel.
Gebruikers en bezoekers volgen de richtlijnen van het toezichthoudend personeel. De aanwezigheid van dit personeel ontslaat de gebruikers/bezoekers van geen enkele verantwoordelijkheid, ook niet ten aanzien van derden. Alle gebruikers zien er actief op toe dat er gehandeld wordt naar het huishoudelijk en gebruikersreglement door hun leden en door supporters, zowel voor, tijdens als na de sportactiviteiten.

Artikel 7 Diefstallen en beschadigingen.
§1. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en beschadigingen aan persoonlijke voorwerpen van gebruikers, hun leden en bezoekers.
§2. Het achterlaten in kleedkamers van waardevolle voorwerpen is niet toegelaten en is steeds op eigen risico. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het openen en sluiten van de kleedkamers.
§3. Bij schade dient dit onmiddellijk gemeld aan het toezichthoudend personeel of aan de sportdienst. De herstellingskosten voor vastgestelde beschadigingen aan de infrastructuur en accommodatie worden aangerekend aan de bezoeker(s) of gebruiker(s) die de schade heeft veroorzaakt. Indien deze schade niet rechtstreeks kan aangerekend worden, blijft de aanvragende gebruiker altijd verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door het eigen team, het bezoekende team en de supporters/bezoekers. Indien er zich schade en/of vandalisme voordoet, wordt aangeraden om dit, in de mate van het mogelijke, op het scheidsrechtersblad te laten vermelden. De schadevergoeding wordt gelijkgesteld aan de herstellingskost of vervangprijs.

Artikel 8 Verzekeringen
§1. Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten aanzien van gebruikers. Indien de gebruiker evenwel zelf materiaal plaatst in de infrastructuur, dient hij zelf een brandverzekering te onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient hij ook afstand van verhaal te voorzien t.a.v. het gemeentebestuur.
§2. De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als tegenover de gemeente (artikel 7, §3). De gebruiker staat zelf in voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid die de schade dekt die hijzelf of zijn aangestelden veroorzaakt.

Artikel 9 Affiches, publiciteit, publiciteitsborden.
§1. Affiches en aankondigingen van activiteiten kunnen bezorgd worden aan het toezichthoudend personeel dat deze uithangt op de daartoe voorziene plaatsen, voor zover beschikbaar. De regelmatige gebruikers van de sportinfrastructuur mogen gebruik maken van een aankondigingsbord waarop ze aankondigingen en mededelingen voor leden en publiek kunnen aanbrengen. De sportdienst behoudt zich het recht voor om affiches te weigeren.
§2. Het is niet toegelaten om vloerreclame, vaste publiciteitsborden en -vlaggen aan te brengen zonder uitdrukkelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen. Regelmatige gebruikers van de sportinfrastructuur die daartoe toelating verkregen, kunnen publiciteit(-sborden) aanbrengen op de daartoe voorziene oppervlakten in het kader van sponsorovereenkomsten.
§3. Mobiele/tijdelijke publiciteitsborden kunnen geplaatst worden in overleg met de sportdienst.  
§4. Het is niet toegestaan om publiciteit te voeren die religieus, ideologisch of politiek geïnspireerd is.

HOOFDSTUK 3: RETRIBUTIETARIEVEN VOOR RESERVATIES
Artikel 10 Tarieven.

§1. Wevelgemse verenigingen of inwoners worden aanzien als de belangrijkste doelgroep en gebruikers van de gemeentelijke sportinfrastructuur.

De retributies worden vastgesteld door de gemeenteraad.

Voor toepassing van de tarieven wordt verstaan:

• A-tarief: tarief voor categorieën 1, 2, 3 en 4.
• B-tarief: tarief voor categorieën 5 en 6.
• Jongerentarief: tarief voor categorieën 3 en 4 voor activiteiten waarbij jeugd (-18 jaar) de doelgroep is.
• Volwassenentarief: tarief voor alle activiteiten die niet onder het jongerentarief vallen.
• Jeugdwerkingtarief: tarief voor categorieën 1 en 2 met een gestructureerde jeugdwerking voor hun jeugdtrainingen en -wedstrijden alsook voor de sportactiviteiten van Wevelgemse scholen tijdens de schooluren.
• G-sport: tarief voor categorieën 4, 5 en 6 waarbij personen met een beperking de doelgroep is.

Onderstaande retributies worden niet aangerekend aan de gebruiker waarmee een andersluidende overeenkomst werd afgesloten voor bepaalde sportinfrastructuur.

§2. Sporthallen

Onderstaande retributies zijn een prijs per uur en zijn van toepassing voor de beoefening van sportactiviteiten in de betreffende infrastructuur:

a)      Sporthallen

- Sporthallen De Vlaschaard, Gullegem en Moorsele.

- Worden als 1/3 sporthal (SH) beschouwd: Sporthal GBS Hoogstraat, sporthal kerk Posthoorn, Wijnberg, Kolverikstraat, SPWe 1, SPWe 2, nevenzalen van sporthal Gullegem en Moorsele, judozalen Gullegem en Moorsele alsook bovenlokaaltje sporthal Gullegem.  

b)     Bijzondere sporthallen

- Evenementenhal de Schelp (open kleedruimte volgt tarifering 1/3 sporthal gewone sporthallen) 

- Turnzaal Porseleinhallen 

 

§3. Buitensportvelden

Onderstaande retributies zijn een prijs per uur en zijn van toepassing voor de beoefening van sportactiviteiten in de betreffende infrastructuur. 

-  Voetbalvelden: T3 sportcentrum Sportspoor, T3 en T4 sportcentrum Poezelhoek, T2 sportcentrum Secretaris Vanmarckelaan

-  Beachvolleybalveld Sportspoor

-  Atletiekpiste Sportspoor: reservatie voor groepen 

 
§4. Andere:

- Kleedkamers zonder zaalverhuur of verhuur van buitensportvelden:

• jaarforfait plaatselijke vereniging: 300 euro/moment (= gebruik binnen een vastgestelde periode van maximaal anderhalf uur)
• éénmalige aanvraag
1. groep (max. 20 personen): 15 euro
   
   

§5. Inbegrepen in de retributie:

1. In de retributies voor sportinfrastructuur is inbegrepen: het effectieve gebruik van de zaal met inbegrip van de nodige tijd voor klaarzetten, opwarming en ontruimen, het water- en energieverbruik in de sportinfrastructuur, het gebruik van de aanwezige terreinuitrusting en aanwezige sportmateriaal verbonden aan de sportdiscipline, het gebruik van kleedkamers, het normale onderhoud, de aanwezige tribunes en geluidsinstallatie.
2. Zijn niet inbegrepen: het extra gebruik van tafels, stoelen, podia, nadars, … die via de cel Feestelijkheden van het gemeentebestuur of via derden worden aangevoerd.
3. SABAM: Het gemeentebestuur heeft een jaarabonnement voor het gebruik van muziek in de binneninfrastructuur (enkel sportzaal) als achtergrondmuziek en dit is in de retributie inbegrepen. Bij ieder ander gebruik of bijkomende weergavebronnen dient de gebruiker zelf in te staan voor de regeling van de auteursrechten en billijke vergoeding.

HOOFDSTUK 4: AANVRAAG SPORTINFRASTRUCTUUR

Artikel 11 Vaste reservaties

§1. Vaste reservaties zijn alle wekelijks en tweewekelijks terugkerende reservaties die voor een termijn van één lopend sportseizoen worden vastgelegd. Ook de vooraf geplande éénmalige en terugkerende activiteiten of evenementen worden hierbij gerekend.

§2. De aanvragen voor vaste reservaties dienen uiterlijk op 31 maart van het voorafgaande sportjaar te worden ingediend. Jaarlijks terugkerende activiteiten worden niet automatisch gereserveerd voor het daaropvolgende jaar. De verenigingen/scholen/particulieren moeten jaarlijks een nieuwe aanvraag indienen.

De aanvraag en de bevestiging gebeurt volgens de modaliteiten vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Door het indienen van een aanvraag stemt de organisator in met het geldende gebruikersreglement en huishoudelijk reglement.

§3. Aanvraagrondes

• Ronde 0: aanvragen van sportdienst voor sportpromotie.
• Ronde 1: alle aanvragen van categorieën 1, 2, 3 en 4 die het voorafgaande jaar vaste reservaties toegekend kregen, worden in een eerste ronde behandeld.
• Ronde 2: alle aanvragen van categorieën 1, 2, 3 en 4 die nog geen reservaties in Wevelgemse sportinfrastructuur hadden, worden in tweede instantie behandeld.
• Ronde 3: alle aanvragen van categorieën 5 en 6 worden in een laatste derde ronde behandeld. 

§4. Trainingsblokken

Voor het optimaal gebruik van de sportinfrastructuur wordt voor vaste reservaties vertrokken van voorziene blokken volgens onderstaand schema, waarbij vier trainingsblokken per terrein per avond voorzien zijn. De uren kunnen licht afwijken, zolang er vier trainingsblokken haalbaar blijven tussen 17 uur en 22.45 uur. De blokken 1, 2 en 3 worden in eerste instantie voor jeugdtrainingen ingevuld, jeugdtraining tot 18 jaar krijgt voorrang bij de vroege trainingsuren. Reservaties buiten onderstaand schema worden enkel toegestaan indien haalbaar en in functie van een efficiënte bezetting.

17.15 uur – 18.30 uur	Jeugd
18.30 uur – 19.45 uur	Jeugd
19.45 uur – 21 uur	Jeugd/Volwassenen
21 uur – 22.30 uur	Volwassenen

§5. Indoor sporten krijgen voorrang op outdoor sporten voor reservaties in sporthallen. Deze laatste aanvragen worden enkel toegestaan waar mogelijk.

§6. Competitiewijzigingen moeten minstens 10 dagen voor de activiteit gemeld worden.

Artikel 12 Losse reservaties

§1. Losse reservaties zijn de bijkomende en niet-terugkerende reservatie-aanvragen tijdens het sportseizoen.
§2. Wie wenst gebruik te maken van de sportinfrastructuur voor losse reservaties, moet daartoe een aanvraag indienen bij de gemeentelijke sportdienst. Ook wijzigingen op reservaties onder artikel 11 vallen hieronder. Alle aanvragen gebeuren:

• Ofwel via het burgerportaal: https://www.wevelgem.be/gemeentelijke-sportzaal-reserveren
• Ofwel via e-mail naar: sportdienst@wevelgem.be
• Ofwel aan de balie of per schrijven aan de sportdienst van Wevelgem.

De aanvraag en de bevestiging van de toelating gebeurt volgens de modaliteiten vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Door het indienen van een aanvraag stemt de organisator in met het geldende gebruikersreglement en huishoudelijk reglement.
§3. De aanvrager moet de werkelijke organisator/gebruiker zijn. Indien niet, dient dit expliciet vermeld te worden bij de aanvraag. De aard van de activiteit en de duur mag niet afwijken van de oorspronkelijke omschrijving bij de aanvraag. De ter beschikking gestelde infrastructuur kan niet worden onderverhuurd noch het gebruik aan derden afgestaan.
§4. Bij de aanvraag worden de effectieve gebruiksuren vermeld, dit is met inbegrip van de nodige tijd voor klaarzetten, opwarming en ontruimen. De activiteit kan niet uitlopen als een andere activiteit gepland staat en zonder extra reservatiekosten indien van toepassing.
§5. De sportinfrastructuur kan enkel gereserveerd worden voor sportactiviteiten. De sportdienst kan bepalen om niet op de aanvraag in te gaan als die meent dat de aanvraag hieraan niet voldoet of de infrastructuur daartoe niet geschikt is.
§6. Voorwaarden

• Losse reservaties dienen minstens 3 werkdagen op voorhand aangevraagd worden.
• Vaste reservaties hebben voorrang op losse reservaties.
• Maximaal 2 losse reservaties per aanvraag, een nieuwe aanvraag kan pas na het verlopen van de vorige.

 

Artikel 13 Betalingen retributies.

De retributies vermeld in dit reglement worden ingevorderd door middel van een factuur. Deze factuur dient te worden betaald door overschrijving op de vermelde bankrekening van het gemeentebestuur.

De betaling dient te gebeuren binnen de periode zoals vermeld op de factuur. Bij gebrek aan enige specifieke vermelding inzake de betalingstermijn, dient de retributie onmiddellijk te worden betaald.

Bij gebrek aan minnelijke betaling wordt de retributie burgerrechtelijk, hetzij door middel van een dwangbevel, voorzien in artikel 177 van het decreet lokaal bestuur, ingevorderd.

Artikel 14 Annuleringen door de gebruiker.
§1. Volgende annulatiekosten zijn van toepassing op de sportinfrastructuur:

• tot 1 werkdag op voorhand: geen annulatiekosten.
• Minder dan 1 werkdag (24 uur): laattijdige melding, 100% van het verschuldigde bedrag. Bij annulering van toegekende gebruiksuren aan tarief ‘jeugdwerking’ wordt hier het A-tarief jongeren aangerekend.

Een annulatie dient steeds via sportdienst@wevelgem.be te gebeuren.

Indien een annulering niet wordt gemeld of er wordt vastgesteld dat er geen gebruik was, wordt dit beschouwd als een laattijdige melding minder dan 3 dagen op voorhand.

§2. Wanneer men in geval van overmacht een annulatie doorvoert, kunnen bovenstaande annulatiekosten door het college van burgemeester en schepenen worden verminderd of kwijtgescholden.

Artikel 15
Indien weersomstandigheden, herstellingen, onvoorziene oorzaken of andere activiteiten het nodig maken, kan het gemeentebestuur de sportinfrastructuur of een deel ervan tijdelijke ontoegankelijk of onbespeelbaar verklaren.

HOOFDSTUK 5: SANCTIES
Artikel 16 Weigering toegang en sancties
Bij het niet naleven van dit reglement wordt de gebruiker schriftelijk verwittigd. Het college van burgemeester en schepenen kan elk verder gebruik ontzeggen alsook passende sancties invoeren wanneer de gebruiker in gebreke blijft bij het betalen van de retributies of annuleringskosten, of bij elke niet-naleving van dit reglement of het huishoudelijk reglement.

Artikel 17 Beschadigingen, onaanvaardbare sociale handelingen, misbruiken en vervuiling.

§1. Elke individuele gebruiker of club is volledig aansprakelijk voor de schade die hij/zij veroorzaakt. De club is ook verantwoordelijk voor de schade of vervuiling die de tegenpartij veroorzaakt. De gebruiker is verantwoordelijk voor orde en netheid in de door hem gebruikte ruimte.

§2. Alle vastgestelde, veroorzaakte vervuiling zal doorgerekend worden aan de gebruiker of club. Indien de zaalverantwoordelijken extra belast worden met het opkuisen van de achtergelaten vervuiling, zal een personeelskost van 35 euro per begonnen werkuur aangerekend worden.

§3. Bij ernstige schade zal er contact opgenomen worden met de politie om een proces-verbaal op te maken.

§4. Het toezichthoudend personeel kan op elk moment een persoon die een (sociaal) onaanvaardbare handeling stelt, verwijderen uit de sportinfrastructuur.

HOOFDSTUK 6: DRANKVERKOOP, CONCESSIE EN CATERING
Artikel 18 Sportinfrastructuur met concessieovereenkomst voor de cafetaria
De gebruiker van de sportinfrastructuur is er toe gehouden rekening te houden met de gesloten concessieovereenkomsten voor de cafetaria in de sportinfrastructuur. De concessie geldt voor alle eet- en drankgelegenheden in het gebouw en de openluchtinfrastructuur verbonden aan het gebouw (excl. voetbalinfrastructuur die ter beschikking wordt gesteld aan de plaatselijke voetbalclubs). Afwijkingen kunnen worden toegestaan door het college van burgemeester en schepenen voor socio-culturele activiteiten en niet-sportieve evenementen.

HOOFDSTUK 7: SLOTBEPALINGEN
Artikel 19

§1. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de toepassing en de uitvoering van dit besluit en met de coördinatie bij eventuele wijzigingen in het reglement.
In alle gevallen van betwisting of waar dit gebruikersreglement geen uitsluitsel over geeft, beslist het college van burgemeester en schepenen.
De bijlage bij dit reglement zoals bedoeld in artikel 3 wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Het college kan voor specifieke infrastructuur desgevallend specifieke tarieven vastleggen voor zover deze de retributies uit artikel 10 niet overstijgen.

§2. Het college van burgemeester en schepenen kan huishoudelijke reglementen uitvaardigen ter aanvulling van dit gebruikersreglement omtrent gedragsregels van bezoekers/gebruikers.

Artikel 2
§1. Deze beslissing treedt in werking op 1 augustus 2026 en heft de beslissing houdende gebruikersreglement sportinfrastructuur, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 12 juni 2020 op.

§2. Dit reglement is van toepassing op alle gebruik van de sportinfrastructuur vanaf 1 augustus 2026, ook indien de aanvraag eerder werd ingediend.