Het subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten wordt hervastgesteld.
Het subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten werd laatst hervastgesteld in zitting van de gemeenteraad van 8 december 2022. Het subsidiereglement groeide in de voorbije jaren aan met meerdere hoofdstukken. Het reglement werd kritisch herbekeken met als doel te vereenvoudigen waar mogelijk zodat het reglement leesbaar blijft voor de inwoners en verenigingen.
Er werd een voorstel van aangepast subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten opgemaakt waarbij wordt voorgesteld om de subsidiebedragen op te trekken aangezien vele bedragen al in voege zijn sinds 2013. Daarnaast wordt voorgesteld om enkele hoofdstukken te schrappen. Het hoofdstuk 'nieuwe of bijzondere projecten' werd aangepast, waardoor activiteiten die momenteel onder de geschrapte hoofdstukken vallen kunnen gewaardeerd worden via dit hoofdstuk.
Het voorstel van aangepast subsidiereglement werd voor advies voorgelegd aan de ouderenraad, culturele raad, sportraad en jeugdraad. Alle adviesraden gaven positief advies. Daarnaast werd het voorstel ook besproken in de gemeenteraadscommissie Vrije Tijd van 23 februari 2026.
PB2-AP11: Via o.a. het reglement gemeenschapsvormende activiteiten bieden we de nodige ondersteuning die mensen faciliteert om elkaar te ontmoeten.
PB2-ACT3: Via o.a. het reglement gemeenschapsvormende activiteiten bieden we de nodige ondersteuning die mensen faciliteert om elkaar te ontmoeten.
Artikel 1
Het subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 8 december 2022 wordt hervastgesteld als volgt:
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Doel van de subsidie
Het gemeentebestuur keert subsidies uit aan Wevelgemse initiatiefnemers voor de organisatie van nieuwe of bijzondere projecten, erfgoedbelevingsprojecten, herdenkingsplechtigheden en herinneringsactiviteiten, jubilea, jaarfeesten en wijk- en buurtinitiatieven.
Dit reglement bepaalt de criteria en de modaliteiten van deze subsidies. Dit reglement kadert inhoudelijk in het meerjarenplan van de gemeente. Elk gesubsidieerd initiatief dient de beleidsdoelstellingen van de gemeente na te streven.
Artikel 2 Begunstigden
§1. Komen in aanmerking voor deze subsidiëring:
§2. Een vereniging/club, opgericht in de schoot van een bestaande vereniging/club, wordt beschouwd als deel uitmakend van deze laatste en kan dus niet afzonderlijk worden gesubsidieerd. Het college van burgemeester en schepenen kan weigeren om activiteiten te subsidiëren van een ter bepaalde gelegenheid opgerichte vereniging, wanneer het oordeelt dat de bewuste activiteit past in de jaarwerking van een bestaande Wevelgemse vereniging.
§3. Voor de toepassing van dit reglement komen niet in aanmerking de projecten:
HOOFDSTUK 2: TOELAGEN VOOR NIEUWE OF BIJZONDERE PROJECTEN
Artikel 3 Basisvoorwaarden
§1. Aan de organisatoren die voldoen aan artikel 2 van dit reglement, wordt een subsidie nieuw of bijzonder project toegekend voor de organisatie van een project, evenement, manifestatie, fuif … hierna project genoemd, zoals gedefinieerd in artikel 3, §2.
§2. Met een nieuw of bijzonder project wordt bedoeld een nieuwe activiteit van een vereniging, dat een maatschappelijke meerwaarde biedt en voor beleving zorgt voor de inwoners van onze gemeente of een activiteit die bijzonder is doordat het buiten de dagdagelijkse werking valt van de activiteiten van een bepaalde vereniging.
Dit betekent dat dit project niet wordt meegerekend als activiteit voor berekening van de werkingssubsidie van de vereniging. Een evenement/activiteit kan ook een nieuw of bijzonder project zijn wanneer dit wordt georganiseerd door een vereniging die hier expliciet wordt voor opgericht.
§3. Om in aanmerking te komen, moet het project voldoen aan volgende basisvoorwaarden:
Artikel 4 Subsidiebedrag
§1. Het bedrag van de subsidie wordt bepaald in functie van:
§2. Het subsidiebedrag bedraagt maximum de helft van het totaalbedrag van de organisatiekosten, exclusief kosten voor voeding en drank en met hierna volgende maxima:
Voor de eerste drie edities van een nieuw of bijzonder project kan een verhoogd subsidiebedrag worden toegekend met hierna volgende maxima:
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen om een nieuw of bijzonder project éénmalig in een hogere categorie onder te brengen.
§4. Organisatoren kunnen meerdere keren per kalenderjaar beroep doen op de projectsubsidie voor nieuwe of bijzondere projecten maar beschikken maximaal over een enveloppe aan projectsubsidies voor nieuwe of bijzondere projecten van 3 000 euro per kalenderjaar.
HOOFDSTUK 3: SUBSIDIES VOOR ERFGOEDBELEVINGSPROJECTEN
Artikel 5 Basisvoorwaarden
§1. Aan de organisatoren die voldoen aan artikel 2 van dit reglement, wordt een subsidie voor erfgoedbelevingsproject toegekend voor de organisatie van een project, evenement, manifestatie,… hierna erfgoedbelevingsproject genoemd.
§2. Om in aanmerking te komen moet het project voldoen aan volgende basisvoorwaarden:
Artikel 6 Subsidiebedrag
§1. Erfgoedbelevingsprojecten kunnen een subsidie van maximaal de helft van de organisatiekosten voor de activiteit met een maximum van 675 euro ontvangen.
§2. Een zelfde vereniging kan meerdere subsidies voor erfgoedbelevingsactiviteit in een zelfde kalenderjaar ontvangen maar beschikt maximaal over een enveloppe aan projectsubsidies voor erfgoedbelevingsprojecten van 1 500 euro per kalenderjaar. Er moet wel aangetoond worden dat de activiteit afwijkt van de gebruikelijke werking of activiteitenkalender van de aanvrager.
§3. Een samenwerkingsverband tussen meerdere erfgoedverenigingen kan éénmaal per kalenderjaar een verhoogde subsidie ontvangen van maximaal de helft van de organisatiekosten met een maximum 1 500 euro.
HOOFDSTUK 4: SUBSIDIES VOOR HERDENKINGSPLECHTIGHEDEN EN HERINNERINGSACTIVITEITEN WERELDOORLOGEN I EN II
Artikel 7 Herdenkingsplechtigheden Wereldoorlog I en II
§1. Een herdenkingsplechtigheid Wereldoorlog I en II: activiteit met hoofdzakelijk rituele handelingen bij een oorlogsmonument of bij graven van oorlogsslachtoffers in het algemeen en van gesneuvelden of oud-strijders in het bijzonder: het leggen van kransen, het spelen van (militaire) muziek, het salueren, het dragen van oud-strijdersvlaggen, ...
§2. Om in aanmerking te komen moet een herdenkingsplechtigheid voldoen aan volgende voorwaarden:
§3. Herdenkingsplechtigheden bekomen een forfaitaire subsidie van 175 euro.
Artikel 8 Herinneringsactiviteiten Wereldoorlog I en II
§1. Een herinneringsactiviteit Wereldoorlog I en II: activiteit die de herinnering aan één van beide Wereldoorlogen levendig houdt aan de hand van lokale verhalen en gebeurtenissen via lokaal historisch onderzoek en/of samenwerking met het onderwijs en/of socio-culturele activiteiten.
§2. Om in aanmerking te komen moet een herinneringsactiviteit voldoen aan volgende voorwaarden:
§3. Herinneringsactiviteiten kunnen een subsidie van maximaal de helft van de organisatiekosten voor de activiteit bekomen met een maximum van 750 euro.
HOOFDSTUK 5: SUBSIDIES VOOR VIERING VAN EEN JUBILEUM VAN EEN VERENIGING
Artikel 9 Voorwaarden voor een subsidie voor viering van een jubileum van een vereniging
Aan de organisatoren die voldoen aan artikel 2 van dit reglement, wordt een subsidie en desgevallend een receptie toegekend voor de viering van een jubileum. De feestelijkheden dienen effectief georganiseerd te worden en het oprichtingsjaar moet aangetoond of bewezen zijn.
Artikel 10 Subsidiebedrag
Een subsidie wordt toegekend voor de viering van een jubileum:
- bij 10-jarig bestaan 175 euro
- bij 20-jarig bestaan 175 euro
- bij 25-jarig bestaan 350 euro + receptie
- bij 30-jarig bestaan 175 euro
- bij 40-jarig bestaan 175 euro
- bij 50-jarig bestaan 350 euro + receptie
- bij 60-jarig bestaan 175 euro + receptie
- bij 70-jarig bestaan 175 euro + receptie
- bij 75-jarig bestaan 350 euro + receptie
- bij 80-jarig bestaan 175 euro + receptie
- bij 90-jarig bestaan 175 euro + receptie
- bij 100-jarig bestaan 350 euro + receptie.
Na 100-jarig bestaan telt men opnieuw volgens bovenstaand schema.
Bij de toekenning van een receptie kan de organisator kiezen uit twee formules
1) formule met bediening door gemeentelijke hostessen en een aanbod van dranken en versnaperingen door de gemeente.
2) formule van een forfaitaire bijkomende vergoeding van 7,5 euro per aanwezige persoon op de receptie met een maximum van 750 euro. De organisator staat dan zelf in voor de bediening en het aanbod dranken en versnaperingen op de receptie.
HOOFDSTUK 6: SUBSIDIES VOOR JAARFEESTEN
Artikel 11 Voorwaarden voor een subsidie voor jaarfeesten
De organisator van een jaarfeest kan een subsidie krijgen. De organisator kan hetzij een particulier zijn die een initiatief neemt voor een jaarfeest, waarbij dit initiatief erkend wordt door minstens twee jaargenoten, hetzij een georganiseerde groep of tijdelijke samenwerking van jaargenoten. Onder jaarfeest wordt verstaan: reünie van alle jaargenoten die in een zelfde jaar geboren zijn en die naar aanleiding van een leeftijd vermeld in artikel 12 een bijeenkomst organiseren.
Artikel 12 Subsidiebedrag
Een subsidie wordt toegekend voor de organisatie van volgende jaarfeesten:
- feest 30-jarigen 150 euro
- feest 40-jarigen 150 euro
- feest 45-jarigen 150 euro
- feest 50-jarigen 150 euro + receptie
- zo verder per 5 jaar 150 euro.
Bij de toekenning van een receptie kan de organisator kiezen uit twee formules
1) formule met bediening door gemeentelijke hostessen en een aanbod van dranken en versnaperingen door de gemeente.
2) formule van een forfaitaire bijkomende vergoeding van 7,5 euro per aanwezige persoon op de receptie met een maximum van 750 euro. De organisator staat dan zelf in voor de bediening en het aanbod dranken en versnaperingen op de receptie.
HOOFDSTUK 7: SUBSIDIES VOOR BUURTINITIATIEVEN EN WIJKFEESTEN
Artikel 13 Voorwaarden voor een subsidie voor buurtinitiatieven en wijkfeesten met een uitgebreid programma
§1. Het gemeentebestuur wil de inwoners kansen bieden om initiatieven te nemen die de sociale contacten en het gemeenschapsgevoel in straten, buurten en wijken bevorderen door ze een financiële steun te verlenen.
§2. Elke buurtbewoner die een initiatief neemt voor een buurtinitiatief of wijkfeest, waarvan dit initiatief erkend wordt door minstens twee andere buurtbewoners, of elke georganiseerde groep of tijdelijke samenwerking van buurtbewoners kan een aanvraag voor een subsidie voor buurtinitiatieven of wijkfeesten, al dan niet met uitgebreid programma, indienen. Onder uitgebreid programma worden o.a. optredens, bals en fuiven, voorstellingen, kinderanimatie, gezinsnamiddagen, enz. verstaan. Het college van burgemeester en schepenen beslist aan de hand van de ingediende aanvraag en op basis van de criteria vermeld onder §3. en §4. onder welke van beide categorieën de activiteit valt. Kermissen, privé-feesten, schoolfeesten en activiteiten met winstoogmerk komen hiervoor niet in aanmerking. Verenigingen die reeds subsidies ontvangen van het gemeentebestuur komen hiervoor niet in aanmerking.
§3. Om in aanmerking te komen moet het buurtinitiatief of wijkfeest voldoen aan volgende voorwaarden:
§4. Om in aanmerking te komen als wijkfeest met uitgebreid programma, dient het wijkfeest te voldoen aan volgende criteria:
§5. Buurten, straten en wijken kunnen maximaal 2 maal per kalenderjaar een subsidie bekomen voor een buurtinitiatief of wijkfeest gericht op éénzelfde groep inwoners.
Artikel 14 Subsidiebedrag
Een buurtinitiatief of wijkfeest dat voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in artikel 13, §3 krijgt een subsidie van een forfaitair bedrag van 175 euro.
Een wijkfeest met uitgebreid programma dat voldoet aan de criteria onder artikel 13, §4 kan een verhoogde subsidie tot maximaal 2 000 euro bekomen, dit in functie van de gemaakte kosten, waarbij gefocust wordt op de kosten voor podiumkunsten. Bij het evaluatiedossier bezorgt de organisator een overzicht van de kosten gemaakt voor podiumkunsten.
HOOFDSTUK 8: CREDITNOTASUBSIDIE VOOR ACTIVITEITEN VOOR HET GOEDE DOEL
Artikel 15 Voorwaarden voor een creditnotasubsidie
§1. Een organisator van een activiteit voor het goede doel, die voldoet aan de voorwaarden van §2 en §3, bekomt een creditnota tot maximaal 175 euro op de samengetelde gemeentelijke facturen ‘signalisatie- en/of feestmateriaal’, en/of ‘gebruik lokalen’ (zowel socio-culturele infrastructuur, als sportinfrastructuur).
De creditnota wordt toegepast op de aangerekende retributies en tarieven voor gebruik van signalisatie- en/of feestmateriaal en/of gebruik lokalen, met uitsluiting van boetes, aangerekende kosten bij schade, verlies of in gebreke blijven bij het gebruik van materiaal en/of lokalen, annuleringskosten, afhoudingen van waarborgen.
§2. Om in aanmerking te komen, moet het goede doel waarvoor de activiteit wordt georganiseerd, voldoen aan volgende voorwaarden:
1. het goede doel heeft een sociaal karakter en een maatschappelijk doel binnen de volgende categorieën: gezondheid (volksgezondheid algemeen, behandeling van ziekten en zieken, zorg voor mensen met een handicap, …), welzijn (maatschappelijke en sociale doelen, …) en slachtofferhulp;
2. het goede doel heeft een goed afgebakende organisatiestructuur. Indien het goede doel een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid is, bezit deze een financiële rekening op naam van het goede doel;
3. Komen als goede doel niet in aanmerking: de algemene werking, inhoudelijke projecten of investeringsprojecten van de verenigingen en organisaties die hetzij een nominatieve subsidie, hetzij op basis van een subsidiereglement een subsidie van de gemeente ontvangen.
§3. Om in aanmerking te komen, moeten de aanvraag en de activiteit voldoen aan volgende voorwaarden:
1. de aanvraag gebeurt door minstens twee personen die op een verschillend adres wonen in de gemeente Wevelgem;
2. bij de aanvraag wordt het goede doel nader omschreven;
3. de activiteit vindt plaats op het grondgebied Wevelgem;
4. de activiteit staat open voor de ganse Wevelgemse bevolking en is publieksgericht;
5. de activiteit komt niet in aanmerking voor een andere financiële ondersteuning van het gemeentebestuur, of de organisator verklaart geen andere gemeentelijke tegemoetkoming aan te vragen;
6. het hoofddoel van de activiteit zelf is het inzamelen van financiële of materiële steun voor een goed doel en wordt als dusdanig aangekondigd;
7. de opbrengst van de activiteit gaat, na aftrek van de organisatiekosten, integraal naar het vooropgestelde goede doel;
8. een activiteit die wordt georganiseerd ten voordele van de eigen werking, komt niet in aanmerking tenzij de reguliere werking van de organisator samenvalt met het goede doel zelf, en dat de opbrengst besteed wordt aan een duidelijk omschreven project die een sociaal karakter heeft en zich situeert in de categorie gezondheid, welzijn of slachtofferhulp;
9. de activiteit brengt mensen samen. Collectes en werving op straat of huis-aan-huis voor periodieke donatie komen niet in aanmerking.
§4. Uitbetaling
Voor de creditnota voor activiteiten voor het goede doel moet geen evaluatieformulier worden bezorgd. Er kan steeds gevraagd worden om bijkomende informatie te bezorgen over de activiteit en de juiste bestemming van de opbrengsten uit de activiteit.
HOOFDSTUK 9: AANVRAGEN, UITBETALINGSPROCEDURE EN CONTROLE
Artikel 16 Aanvragen
§1. Organisatoren die beroep willen doen op een subsidie binnen dit reglement vullen een aanvraagformulier in en bezorgen dit formulier tenminste 4 weken voor het plaatsvinden van de manifestatie of voor de startdatum van het project aan het college van burgemeester en schepenen.
§2. Het college van burgemeester en schepenen kan een subsidie of een verminderde subsidie toekennen bij laattijdige aanvraag ten laatste 2 maanden na het doorgaan van de activiteit. Hierbij is bepalend in welke mate de voorwaarden waaraan moest voldaan worden nog kunnen afgetoetst worden.
§3. Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van het aanvraagdossier en op basis van het advies van de daartoe aangewezen ambtenaren over de toekenning van de subsidie en het voorlopige subsidiebedrag.
§4. Het subsidiereglement, de aanvraagformulieren en meer informatie kunnen bekomen worden bij de beleidsmedewerker cluster Vrije Tijd, bij de jeugd-, sport- of cultuurdienst of op de gemeentelijke website www.wevelgem.be.
Artikel 17 Uitbetaling
§1. De uitbetaling gebeurt na het plaatsvinden van het project en nadat de aanvrager een ingevuld evaluatieformulier, vergezeld van de nodige bewijsstukken, voorlegde aan het college van burgemeester en schepenen. Het evaluatieformulier en de financiële afrekening worden binnen de 2 maanden na de beëindiging van het project ingediend. Voor de subsidies van een jaarfeest of jubileum of een creditnotasubsidie moet geen evaluatieformulier noch financiële afrekening bezorgd worden.
§2. Het college van burgemeester en schepenen kan een subsidie of een verminderde subsidie toekennen bij laattijdige indiening van het evaluatieformulier en/of financiële afrekening wanneer deze wordt bezorgd ten laatste 4 maanden na het doorgaan van de activiteit.
§3. Voor subsidies van 500 euro en meer dienen als bewijsstuk voorgelegd: afschriften van facturen en rekeningen van de aangegane onkosten. Enkel die kosten die bij de financiële afrekening bewezen worden, komen in aanmerking.
§4. Er is geen mogelijkheid tot het uitbetalen van een voorschot.
§5. De betalingen voor een subsidie ‘nieuw of bijzonder project’, ‘erfgoedbelevingsprojecten’, ‘herdenkingsplechtigheden en herinneringsactiviteiten’ en ‘jubilea’ aan verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid zullen steeds gebeuren op een financiële rekening op naam van de vereniging.
§6. De betalingen voor een subsidie jaarfeest gebeurt op een financiële rekening op naam van de organisator. Indien het jaarfeest waarvoor een subsidie wordt aangevraagd en toegekend, georganiseerd wordt door een particulier persoon, waarbij zijn initiatief erkend is door minstens twee andere jaargenoten, dan kan de subsidie ook uitbetaald worden op een financiële rekening van deze particuliere persoon.
§7. De betalingen voor een subsidie buurtinitiatief of wijkfeest met uitgebreid programma gebeuren, hetzij op een financiële rekening geopend op naam van de organiserende feitelijke vereniging, hetzij op een financiële rekening van de organiserende rechtspersoon. Indien het initiatief waarvoor een subsidie wordt aangevraagd en toegekend, georganiseerd wordt door een particuliere buurtbewoner, waarbij zijn initiatief erkend is door minstens twee andere buurtbewoners, dan kan de subsidie ook uitbetaald worden op een financiële rekening van deze buurtbewoner.
§8. De creditnotasubsidie voor activiteiten voor het goede doel wordt in mindering gebracht van de factuur zoals bedoeld in artikel 15.
Artikel 18 Controle
Het gemeentebestuur kan een administratieve en/of financiële controle uitvoeren. De organisator nodigt het gemeentebestuur uit tot de activiteit waarvoor subsidie werd aangevraagd en toegekend, zodat controle en beoordeling door een afgevaardigde van het gemeentebestuur mogelijk is, onverminderd artikel 16, §2. Het geven van onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot de terugvordering van een deel van of de volledige subsidie. Ingeval van bedrog kan het college van burgemeester en schepenen bepalen dat een aanvrager voor een termijn van maximum 5 jaar niet meer in aanmerking komt voor een subsidie op basis van dit reglement.
Artikel 2 Overgangsbepalingen
§1. Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026 en heft het subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten, zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 8 december 2022, op.
§2. Het reglement is van toepassing op aanvragen vanaf 1 april 2026. Aanvragen van voor 1 april 2026 blijven behandeld conform het subsidiereglement gemeenschapsvormende activiteiten zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 8 december 2022, behoudens deze aanvragen voor activiteiten die doorgaan na 1 april 2026 worden beoordeeld overeenkomstig de bepalingen van dit reglement als dit voordeliger is voor de aanvrager.