Het gebruikersreglement De Schelp wordt hervastgesteld.
In het meerjarenplan 2026-2031 werd als principe gesteld dat er ruimte wordt ingebouwd voor regelmatige inflatoire aanpassingen. Het lokaal bestuur staat voor de uitdaging om kwalitatieve dienstverlening te blijven garanderen terwijl kosten jaar na jaar stijgen. Een indexering van de tarieven is geen keuze, maar een noodzaak om financieel gezond te blijven. De verschillende reglementen van sport werden kritisch bekeken en vanuit deze oefening wordt voorgesteld om het gebruikersreglement De Schelp aan te passen.
In het gebruikersreglement De Schelp zijn de retributies voor de huur van de infrastructuur opgenomen specifiek voor niet-sportieve, socio-culturele evenementen. De retributies werden geïndexeerd op basis van het laatst goedgekeurde gebruikersreglement De Schelp van 2018, sindsdien bleven de prijzen ongewijzigd. De prijzen werden afgerond om werkbare tarieven te krijgen.
In artikel 5 werd het voorzien van een theatertechnieker via de gemeente geschrapt, dit is in praktijk niet meer van toepassing.
De annulatievoorwaarden in artikel 6 werden aangepast.
In artikel 8 werden de betalingen van de retributies gelijkgesteld aan deze in het gebruikersreglement sportinfrastructuur.
De personeelskost in artikel 25 werd gelijkgesteld zoals bij de andere reglementen.
Het gewijzigde reglement is van toepassing vanaf 1 augustus 2026, samen met de start van het nieuwe sportseizoen.
Het gewijzigde gebruikersreglement De Schelp werd voorgelegd aan het bestuur van de sportraad van maandag 16 februari 2026. De bestuur van de sportraad gaf positief advies.
Het voorstel werd besproken in de gemeenteraadscommissie Vrije Tijd van 23 februari 2026.
Artikel 1
Het gebruikersreglement De Schelp wordt hervastgesteld als volgt:
I. ALGEMEEN PRINCIPE
Artikel 1
De accommodatie is in de eerste plaats bestemd voor sportieve en socio-culturele evenementen. Activiteiten en evenementen waarbij het gebruik van de aanwezige zittribunes geen noodzaak vormen, worden in principe geweerd.
'Bij een reeks van evenementen wordt volgend tarief toegepast: eerste publieke voorstelling: 100% van het verschuldigde bedrag; tweede publieke voorstelling: 90% van het verschuldigde bedrag; derde publieke voorstelling: 80% van het verschuldigde bedrag; vierde publieke voorstelling: 70% van het verschuldigde bedrag; vijfde publieke voorstelling: 60% van het verschuldigde bedrag; zesde en daaropvolgende publieke voorstellingen: 50% van het verschuldigde bedrag'.
II. AANVRAAG
Artikel 2
Wie over de accommodatie wenst te beschikken, moet daartoe een schriftelijke aanvraag richten aan het gemeentebestuur.
Bij de aanvraag moeten vermeld worden:
De toelating tot gebruik wordt schriftelijk bevestigd aan de organisatoren.
Door het indienen van een aanvraag aanvaardt de organisator de geldende reglementering.
Artikel 3
De aanvrager moet ook de werkelijke organisator zijn.
De accommodatie is enkel te gebruiken voor de overeengekomen activiteit en doel.
De ter beschikking gestelde accommodatie kan niet worden onderverhuurd of aan derden afgestaan.
De aanvrager dient meerderjarig te zijn.
III. TARIEVEN EN WAARBORGREGELING
Artikel 4
§1. Voor het gebruik van de accommodatie wordt volgend tarief gehanteerd:
Bij samenwerkingsverbanden wordt de huurprijs bepaald door de optelling van het normale tarief voor de respectievelijke partijen en gedeeld door het aantal partijen.
§2. Voor schoolfeesten georganiseerd door de ouderraden van Wevelgemse onderwijsinstellingen of Wevelgemse onderwijsinstellingen wordt 375 euro per schoolfeest aangerekend, mits voldoende motivatie wordt gegeven voor het gebruik van De Schelp. Van dit bijzonder tarief kan maar één maal per jaar genoten worden.
Artikel 5
In de huurprijs zijn inbegrepen:
Zijn niet inbegrepen:
Artikel 6
Bij het niet-gebruiken van de aangevraagde accommodatie dient de bevoegde dienst tijdig verwittigd te worden, d.w.z. uiterlijk 3 maand voor datum van de activiteit. De annulatiekosten bedragen 50% van de huurprijs bij tijdig verwittigen, 100% bij niet-tijdig verwittigen.
Artikel 7
Herstel van schade of supplementaire schoonmaakkosten worden gefactureerd volgens effectieve herstelkosten en personeelskosten (artikel 25).
Artikel 8 Betalingen retributies.
De retributies vermeld in dit reglement worden ingevorderd door middel van een factuur. Deze factuur dient te worden betaald hetzij door overschrijving op de vermelde bankrekening van het gemeentebestuur.
De betaling dient te gebeuren binnen de periode zoals vermeld op de factuur. Bij gebrek aan enige specifieke vermelding inzake de betalingstermijn, dient de retributie onmiddellijk te worden betaald.
Bij gebrek aan minnelijke betaling wordt de retributie burgerrechtelijk, hetzij door middel van een dwangbevel, voorzien in artikel 177 van het decreet lokaal bestuur, ingevorderd.
IV. GEBRUIKSREGELS
Artikel 9
De organisator dient zelf in te staan voor het in gereedheid brengen en ontruimen van de accommodatie. Het in gereedheid brengen kan ten vroegste starten 36 uur voor aanvang van de activiteit en het ontruimen van de lokalen dient gebeurd te zijn ten laatste 12 uur na het beëindigen van de activiteit. Eventuele afwijkingen worden vooraf aangevraagd.
Artikel 10
Alle elementen die aangebracht worden in de lokalen dienen op zodanige wijze aangebracht te worden dat zij geen schade teweegbrengen. Affiches die niet direct in verband staan met het socio-cultureel leven in de regio kunnen in opdracht van de verantwoordelijke van het gemeentebestuur verwijderd worden.
Artikel 11
De organisator zal zich steeds schikken naar de richtlijnen van de verantwoordelijke zaalwachter, technieker of andere door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijken. De organisator verleent steeds vrije toegang aan deze personen.
V. MAXIMALE BEZETTING en VEILIGHEIDSASPECTEN
Artikel 12
§1. De maximumcapaciteit is vastgelegd op:
De organisator dient deze normen te respecteren.
§2. De organisator verwittigt de brandweer indien de verwachte bezetting op niveau 0 op meer dan 1 500 personen wordt geraamd (dit is het geval indien alle telescopische zittribunes volzet zijn). Indien deze drempel overschreden wordt, wordt door de dienst brandpreventie voor aanvang van de activiteit een inspectiebezoek uitgevoerd.
Artikel 13
De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden, de werking ervan dient gewaarborgd te blijven. De nooduitgangen en evacuatiewegen dienen vrij te blijven, geen enkel voorwerp (binnen noch buiten) mag de doorgang hinderen.
Artikel 14
Er geldt een parkeerverbod op de private toegangswegen opdat de hulpdiensten steeds zonder hinder tot aan het gebouw zouden kunnen komen. Vrachtwagens kunnen tijdelijk stilstaan voor laden en lossen. Daarna moeten ze op een andere locatie dan deze toegangswegen parkeren. Het parkeerverbod zal door de passende verkeerstekens worden gesignaleerd.
Artikel 15
De organisator vergewist zich van de plaatsing en de aard van de aanwezige blusmiddelen. Bij versiering van de zaal mogen alleen brandveilige materialen gebruikt worden (voorleggen van attest brandklasse 2 voor de gebruikte materialen).
Artikel 16
De organisator vraagt bij gebruik van vuur of rook, vooraf de toestemming aan de verantwoordelijke van het gemeentebestuur en treft de nodige maatregelen i.v.m. brandvoorkoming en -beveiliging.
VI. VERZEKERINGEN
Artikel 17
Het gemeentebestuur heeft voor de accommodatie een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten aanzien van de inrichters.
Het is evenwel aangewezen dat de organisator zich verzekert voor objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing.
Artikel 18
De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de zaal, zowel tegenover derden, als tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of zijn aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van materialen van of ingehuurd door de organisator.
Het gemeentebestuur kan steeds kopie vragen van de betreffende verzekeringspolissen of bij het ontbreken ervan éénzijdig de toelating tot organisatie intrekken.
Het is tevens aangewezen dat de organisator zich voldoende verzekert voor:
VII. GELUID en TECHNIEK
Artikel 19
Het geluid mag de wettelijke geluidsnormen niet overschrijden. In de zaal is het maximale geluidsniveau vastgelegd op 90 decibel. De organisator is burgerlijk aansprakelijk indien hij zich niet houdt aan de opgelegde normen.
Artikel 20
De organisator ziet toe op de naleving van volgende maximale toelaatbare gewichten en lasten:
VIII. DRANKVOORZIENINGEN
Artikel 21
De uitbating van de cafetaria gebeurt door de gebruiker. De gebruiker is ertoe gehouden alle dranken af te nemen van de drankhandelaar, die het alleenrecht op leveren van dranken in De Schelp kreeg toegewezen. Het schenken van sterke dranken is verboden.
Artikel 22
De gebruiker staat zelf in voor het aanvullen van de koelkasten, in werking stellen tapinstallaties en het schenken van de dranken.
De gebruiker zal er op toezien dat geen dranken of etenswaren worden meegenomen buiten de daartoe voorziene ruimten.
Na afloop van de activiteit dienen alle bakken teruggeplaatst in de voorraadruimte en tapinstallaties uitgeschakeld. Glazen dienen afgewassen, afgedroogd en teruggeplaatst.
IX. VERGUNNINGEN en REGLEMENTERINGEN
Artikel 23
Elke gebruiker is er toe gehouden te voldoen aan:
X. VERLATEN en OPRUIMEN VAN DE ACCOMMODATIE
Artikel 24
De organisator/gebruiker zal onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen verwijderen behoudens afwijkingen toegestaan door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor materiaal achtergelaten door de gebruiker, noch voor mogelijke diefstal noch voor beschadiging ervan.
Artikel 25
De organisator staat in voor de opruiming na de activiteit en zal hierbij de grootst mogelijke netheid nastreven. Dit houdt in:
Deze opruiming gebeurt zodanig dat de grondige schoonmaak, die daarop volgt, zonder verlet kan plaatsvinden. De grondige schoonmaak gebeurt door het personeel dat daarvoor door het gemeentebestuur is aangesteld. De organisator verleent hieraan zijn medewerking zodat de accommodatie ten laatste 12 uur na het einde van de activiteit terug ter beschikking kan gesteld worden van een volgende gebruiker. Indien dit niet het geval is, wordt het aantal extra schoonmaakuren gefactureerd (35 euro per uur/per personeelslid). Afwijkingen worden vooraf aangevraagd en kunnen slechts toegestaan worden door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur.
XI. SLOTBEPALINGEN
Artikel 26
§1. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de toepassing en de uitvoering van dit besluit en met de coördinatie bij eventuele wijzigingen in het reglement.
In alle gevallen van betwisting of waar dit gebruikersreglement geen uitsluitsel over geeft, beslist het college van burgemeester en schepenen.
§2. Het college van burgemeester en schepenen kan huishoudelijke reglementen uitvaardigen ter aanvulling van dit gebruikersreglement omtrent gedragsregels van bezoekers/gebruikers.
Artikel 2
§1. Deze beslissing treedt in werking op 1 augustus 2026 en heft de beslissing houdende gebruikersreglement De Schelp, zoals gecoördineerd door het college van burgemeester en schepenen op 19 december 2018 op.
§2. Dit reglement is van toepassing op alle gebruik van De Schelp vanaf 1 augustus 2026, ook indien de aanvraag eerder werd ingediend.