Het gebruikersreglement voor repetitieruimtes Porseleinhallen wordt vastgesteld.
Voor de repetitieruimtes in de Porseleinhallen werden tot nog toe gebruikersovereenkomsten afgesloten, telkens voor 1 jaar (stilzwijgend verlengbaar). Er wordt voorgesteld om een gebruikersreglement voor repetitieruimtes vast te stellen en de gehanteerde tarieven aan te passen o.b.v. een globale indexatie-oefening, een benchmark tegenover de omliggende gemeenten en na bevraging van de gebruikers, en dit als algemeen kader waarbinnen het college van burgemeester en schepenen de repetitieruimtes kan beheren.
De huurprijs was tot nog toe 50 euro per jaar. In het voorstel dat voorgelegd werd aan de jeugdraad werd de huurvergoeding opgetrokken tot 300 euro per jaar. De jeugdraad gaf in zitting van 14 februari 2026 negatief advies met als motivatie dat een nieuwe prijszetting moest voorafgegaan worden door een bevraging bij de gebruikers van de repetitielokalen. Deze bevraging is ondertussen gebeurd. 5 van de 8 bands die momenteel een repetitieruimte huren hebben de bevraging ingevuld.
Rekening houdende met de resultaten van de bevraging worden volgende huurprijzen voorgesteld:
Indien minstens de helft van de leden van de muziekgroep jonger is dan 30 jaar, en minstens 40% van de leden in Wevelgem woont, bedraagt de huurprijs van een repetitieruimte 200 euro per jaar.
Verder voorziet het ontwerp van gebruikersreglement dus ook een uitbreiding van enkel bands naar bands en soloartiesten.
Het voorstel werd besproken in de gemeenteraadscommissie Vrije Tijd van 23 februari 2026.
Artikel 1
Het gebruikersreglement repetitieruimtes Porseleinhallen wordt vastgesteld als volgt:
Hoofdstuk 1: inleidende bepalingen
Artikel 1 Bestemming accommodatie
In de Porseleinhallen, Cultuurpad 1 te Wevelgem, zijn 4 repetitieruimtes ter beschikking voor actieve muziekbeoefening.
Elke repetitieruimte beschikt over 2 opbergruimtes die apart afgesloten kunnen worden, er kunnen maximum 2 muziekgroepen of soloartiesten repeteren per repetitieruimte.
Het gebruik van de beschreven accommodatie wordt toegestaan voor actieve muziekbeoefening, met de nadruk op oefenen en repeteren in groepsverband of als soloartiest.
Hoofdstuk 2: Gebruiksvoorwaarden
Artikel 2 Onderwerp
§1. De repetitieruimtes staan ter beschikking van jonge, Wevelgemse bands of soloartiesten. Een band of soloartiest wordt bepaald als een (groep) muzikant(en) of een muziekensemble dat muzikale arrangementen speelt of improviseert.
§2. Minstens de helft van de leden van de muziekgroep of de soloartiest is jonger dan 30 jaar, en minstens 40% van de leden van de groep of de soloartiest woont in Wevelgem.
§3. Indien er leegstand is van repetitielokalen, kunnen bands of soloartiesten die niet voldoen aan de voorwaarden uit §2. gebruik maken hiervan voor een periode van 3 maanden, op voorwaarde dat er minimum 1 lid van de band (of de soloartiest) in Wevelgem woont.
Verlenging (per 3 maanden) is enkel mogelijk indien er zich ondertussen geen band of soloartiest aanmeldt die wel aan de voorwaarden uit §2. voldoet. Verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens uitdrukkelijke opzeg.
Artikel 3 Meerderjarige verantwoordelijke
§1. Elke muziekgroep stelt een verantwoordelijke aan die meerderjarig is. Indien alle leden van de groep minderjarig zijn, wordt een ouder aangesteld als verantwoordelijke.
De soloartiest dient eveneens meerderjarig te zijn of een ouder van de artiest dient aangesteld te worden als verantwoordelijke.
§2. Alle correspondentie tussen de gemeente en de gebruiker gebeurt via de verantwoordelijke van de muziekgroep/soloartiest. Dit kan ook via mail, hiertoe wordt een mailadres bezorgd.
Artikel 4 Huurprijs en waarborg sleutels
§1. Voor gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §2. bedraagt de huurprijs van een repetitieruimte 200 euro per jaar. De huurprijs is vooraf en voor het volledige jaar verschuldigd en dit voor elk begonnen jaar, behoudens bij aanvang. Bij aanvang is de huurprijs vooraf en pro rata van het aantal nog te verstrijken volledige maanden in het lopende kalenderjaar tot en met 31 december verschuldigd.
§2. Voor gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §3. bedraagt de huurprijs van een repetitieruimte 400 euro op jaarbasis. De huurprijs is vooraf en pro rata voor de volledige periode van 3 maanden verschuldigd en dit voor elke begonnen periode van 3 maanden.
§3. Inbegrepen in de huurprijs:
§4. Er wordt een waarborg van 250 euro per gebruiker aangerekend voor de huur van een repetitieruimte. Indien na definitieve beëindiging vaststaat dat de gebruiker aan alle verplichtingen voldeed, wordt de waarborg teruggestort.
§5. Voor een sleutel die toegang geeft tot de repetitieruimte, wordt 25 euro waarborg gevraagd. De waarborg voor een sleutel van de bergruimte bedraagt 10 euro.
Bij verlies van een sleutel wordt de volledige waarborg, betaald voor de betreffende sleutel, ingehouden.
De gebruiker heeft de mogelijkheid meer dan 1 sleutel aan te vragen, rekening houdend met de waarborg per sleutel.
§6. De huurprijs en de waarborg (incl. waarborg voor de gevraagde sleutel(s)) worden gestort minstens 14 dagen vóór aanvang van het gebruik van de ruimte of voor ontvangst van nieuwe sleutel(s). Na betaling, ontvangt de gebruiker via de dienst Vrije Tijd de gevraagde sleutel(s). Hiertoe tekent de gebruiker een register voor ontvangst.
Artikel 5 Onderhoud en gebruik repetitieruimte
§1. De gebruiker is gehouden de in gebruik genomen repetitieruimte te onderhouden en als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken, zonder de aard of de bestemming ervan te wijzigen.
Er is onderhoudsmateriaal (een borstel, een aftrekker en dweil, stoffer en blik en een emmer) voorzien in iedere ruimte.
§2. Volgende afspraken gelden:
Artikel 6 Materiaal van de gebruiker
Muziekinstrumenten kunnen worden opgeborgen in de hiervoor voorziene opbergruimtes. Deze opberging gebeurt volledig op eigen risico van de gebruiker. Beschadiging of diefstal van materiaal, door de gebruiker meegebracht, valt volledig ten laste van de gebruiker.
Gemeente Wevelgem is in geen geval aansprakelijk voor diefstal van of schade aan materiaal dat eigendom is van de gebruiker.
Het materiaal kan enkel blijven staan gedurende de afgesproken periode in dit gebruikersreglement. Indien de huurperiode voorbij is, moet het materiaal de dag na de vervaldag verwijderd worden uit de lokalen.
Hoofdstuk 3: Procedure
Artikel 7 Aanvraag tot gebruik
Het gebruik van een repetitieruimte wordt aangevraagd in de dienst Vrije Tijd. Deze dienst gaat na of de muziekgroep/soloartiest voldoet aan de gebruikersvoorwaarden en legt dit voor aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de ingebruikname van een repetitieruimte en sluit hiertoe een gebruiksovereenkomst af binnen de algemene regels vastgesteld in onderhavig gebruikersreglement.
Artikel 8 Reservatie repetitieruimte
De gebruiker reserveert de repetitieruimte minstens 14 dagen vóór de gevraagde datum van repetitie. De reservatie wordt gericht aan de dienst Vrije Tijd.
De dienst Vrije Tijd verwittigt de gebruiker indien een gevraagde repetitie niet mogelijk is.
Bij stille activiteiten in de polyvalente zaal van de Porseleinhallen is het gebruik van een repetitieruimte niet toegelaten.
Artikel 9 Duur gebruik
§1. Voor gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §2. wordt het gebruik toegestaan pro rata van het aantal nog te verstrijken maanden in het lopende kalenderjaar tot en met 31 december. Deze termijn wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd voor de duur van 1 jaar, behoudens opzeg door één van de partijen 1 maand vóór de vervaldag (zijnde 31 december).
Indien zij in de loop van het gebruik niet langer voldoen aan de voorwaarden uit artikel 2, §2. dan kunnen zij het lopende kalenderjaar nog uitdoen tot en met 31 december, met mogelijkheid van stilzwijgende verlenging voor de duur van 3 maanden vanaf dan cfr. §2. hierna.
§2. Voor gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §3. wordt het gebruik toegestaan voor 3 maanden. Deze termijn wordt telkens stilzwijgend verlengd voor de duur van 3 maanden, behoudens opzeg door één van de partijen 1 maand voor de vervaldag.
Hoofdstuk 4: afsluitende bepalingen
Artikel 10 Schade aan het lokaal
§1. De dienst Vrije Tijd doet om de twee maanden een controle van de repetitieruimtes.
Bij schade of onregelmatigheden maakt de dienst Vrije Tijd een verslag op met de gedane vaststellingen. De gebouwendienst maakt vervolgens een schadebestek op. Daarna bezorgt de dienst Vrije Tijd dit advies aan het college van burgemeester en schepenen dat een beslissing neemt.
De eventuele schade, of nog ten voordele van het gemeente openstaande bedragen, kunnen worden afgetrokken van de waarborg of extra aangerekend als dit bedrag niet toereikend is.
Alle schade die tussentijds wordt opgemerkt, wordt via dezelfde procedure aangerekend aan de verantwoordelijken.
§2. Indien de gebruiker zelf schade opmerkt aan het lokaal, moet hij dit onmiddellijk melden aan de dienst Vrije Tijd. In geval de gebruiker deze verplichting niet naleeft, zal de gebruiker aansprakelijk worden gesteld voor elke vermeerdering van de schade en zal hij verplicht worden de gemeente daarvoor schadeloos te stellen.
§3. De factuur van de aangebrachte schade wordt verhaald op de verantwoordelijke van de muziekgroep die de schade aanrichtte.
Indien niet duidelijk is wie de schade aanrichtte, wordt de schadekost verdeeld en aangerekend aan alle gebruikers van het betreffende repetitielokaal.
§4. Gemeente Wevelgem staat niet in voor schade toegebracht door derden (bv. door bezoekers of eventuele buitenstaanders).
Artikel 11 Verzekering
Gemeente Wevelgem voorziet de nodige verzekeringen voor het gebouw.
De groepsleden zelf en het eigen meegebracht materiaal zijn niet verzekerd door het gemeentebestuur. Indien de gebruiker het nodig acht, kan die zelf een verzekering aangaan voor het eigen materiaal (met afstand van verhaal).
Artikel 12 Sancties
Bij het niet naleven van deze gebruikersovereenkomst wordt eerst mondeling een verwittiging gegeven.
Indien aan de verwittiging geen gehoor wordt gegeven, volgt een schriftelijke aanmaning.
Als de schriftelijke aanmaning niet wordt opgevolgd, volgt een gesprek met de medewerker van de dienst Vrije Tijd en is er kans tot een tijdelijke schorsing of de eenzijdige verbreking van de gebruiksovereenkomst (zoals bedoeld in artikel 7). Dit laatste wordt beslist door het college van burgemeester en schepenen op advies van de dienst Vrije Tijd.
Artikel 13 Evaluatie
Jaarlijks plant de dienst Vrije Tijd een vergadering waarop minstens 1 lid van elke muziekgroep of de soloartiest aanwezig dient te zijn. De meerderjarige verantwoordelijke kan steeds aansluiten.
Tijdens deze vergadering wordt een evaluatie gemaakt van het voorafgaande jaar.
Artikel 2
§1. Deze beslissing treedt in werking vanaf 1 april 2026.
§2. Dit reglement is voor het eerst van toepassing op de lopende gebruiksovereenkomsten met gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §2. met ingang van 1 januari 2027. Al deze lopende gebruikersovereenkomsten worden opgezegd per 1 januari 2027.
§3. Dit reglement is voor het eerst van toepassing op de lopende gebruiksovereenkomsten met gebruikers zoals bedoeld in artikel 2, §3. met ingang van 1 juli 2026. Al deze lopende gebruikersovereenkomsten worden opgezegd per 1 juli 2026.