De burgemeester beslist dat de zitting van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van vrijdag 2 april 2021 en alle andere openbare vergaderingen in de maand april 2021 zullen doorgaan via een hybride vergadering en dit in het kader van de strijd tegen het coronavirus-COVID-19.
De Wereldgezondheidsorganisatie riep de noodtoestand uit inzake de openbare gezondheid op internationaal niveau op 30 januari 2020 n.a.v. het coronavirus.
De uitbraak en verspreiding van het coronavirus (COVID-19) is ondertussen een wereldwijd gegeven waarbij een structurele aanpak aangewezen is, niet alleen in functie van de ernst van de uitbraak, maar vooral met het oog op het beperken en indijken van de verspreiding ervan. Hierbij moet steeds ook rekening gehouden worden met de fase waarin de pandemie zich bevindt.
De federale fase van het rampenplan werd afgekondigd en vanuit de Nationale Veiligheidsraad werden een resem maatregelen afgekondigd die ingingen vanaf 13 maart 2020 24.00 uur, en ondertussen herhaaldelijk werden bijgestuurd naargelang de fase waarin de pandemie zich bevindt. De maatregelen zoals vastgesteld in het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken (herhaaldelijk gewijzigd) zijn van kracht (tot nader orde) tot en met 30 april 2021.
Het agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) formuleerde een aantal richtlijnen rond de organisatie van vergaderingen van lokale bestuursorganen tijdens de coronacrisis. Overeenkomstig dit kader en bijhorende richtlijnen kunnen de vergaderingen van de lokale besturen nog steeds fysiek doorgaan als de regels van social distancing worden nageleefd. In deze fase van de pandemie raadt ABB evenwel nog steeds aan de voorkeur te geven aan digitaal vergaderen. Een mogelijke tussenvorm is een hybride vorm van vergaderen, nl. bepaalde raadsleden vergaderen fysiek terwijl andere raadsleden digitaal deelnemen. Het is praktisch-organisatorisch aangewezen dat de voorzitter van de vergadering en de secretaris van de vergadering fysiek, met inachtname van de social distancing, zich in dezelfde ruimte bevinden.
Het behoort, overeenkomstig artikel 135, §2, 2de lid, 5° nieuwe gemeentewet, tot de taak en bevoegdheid van de gemeente om passende maatregelen te nemen om epidemieën, zoals de ernstige dreiging die het coronavirus-COVID-19 met zich meebrengt, te voorkomen. Het is aangewezen om hierbij als gemeente passende maatregelen te nemen, consequent en loyaal aan de maatregelen die door de federale overheid, alsook de Vlaamse en provinciale overheid, genomen zijn. De generieke preventieve adviezen gegeven door meerdere instanties die in essentie aanraden om fysiek contact te vermijden, afstand te houden en handhygiëne vormen hierbij het uitgangspunt naast het feit dat de publieke gezondheid een absoluut en onvoorwaardelijk onderdeel vormt van de openbare orde, rust en hygiëne die door de overheid moet bewaakt worden.
De gemeente kan op grond van voornoemde algemene politiebevoegdheid (artikel 135, §2, 2de lid, 5° nieuwe gemeentewet) maatregelen nemen om de openbare orde, veiligheid en gezondheid te vrijwaren. Deze bevoegdheid komt toe aan de gemeenteraad, behoudens in gevallen van hoogdringendheid onder meer bij onvoorziene gebeurtenissen. Het staat buiten kijf dat de huidige coronacrisis en haar grillige verloop vallen onder de noemer 'onvoorziene gebeurtenissen'. ABB bepaalt: 'De wijze van vergaderen (digitaal) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) op grond van artikels 134, §1 en 135 van de nieuwe gemeentewet.'.
Het is duidelijk dat de uitzonderlijke omstandigheden een pragmatische aanpak vergen, niettemin met respect voor de juridische en democratische spelregels. Zo stelt ABB: 'Bij elke vorm van vergaderen moet je de democratische waarborgen uit de regelgeving zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of correct verloop van beraadslaging en stemming kunnen verzekeren'.
De organisatie van de zittingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraadscommissies werd, in het kader van de huidige coronacrisis, besproken op de centrale stuurgroep corona van 26 oktober 2020. Vanuit de centrale stuurgroep corona bevestigden de aanwezige fractieleiders en de voorzitter van de gemeenteraad hun akkoord om de eerstvolgende vergaderingen maximaal virtueel te laten doorgaan. Omdat er tot nog geen significante verbeteringen in de stand van zaken van de pandemie vast te stellen zijn, in tegendeel, lijkt het aangewezen en redelijk om deze stelling aan te houden.
Op 2 april 2021 staat de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn gepland. De data voor de gemeenteraadscommissies moeten nog vastgelegd worden. Gelet op de huidige stand van zaken in de coronacrisis, de algemene oproep van experts en politici op heden om sociale contacten ten stelligste te beperken, de huidige maatregelen die (tot nader orde) gelden tot en met 30 april 2021 en de voorkeur van ABB in deze fase van de pandemie voor digitaal vergaderen wordt voorgesteld om, zoals eerder, te beslissen tot een virtuele/hybride vergadering. Om redenen van transparantie en tijdige communicatie lijkt het aangewezen een beslissing te nemen voor alle openbare vergaderingen binnen ons bestuur die nog plaatsvinden voor 1 mei 2021.
De voorzitter zal de virtuele zittingen voorzitten vanuit de schepenzaal, Vanackerestraat 16. De secretaris van de vergadering, de burgemeester/voorzitter van het vast bureau en de daartoe aangewezen leden van de gemeentelijke administratie kunnen zich, om praktisch-organisatorische redenen, met respect voor de regels van social distancing, fysiek op dezelfde locatie bevinden, meer bepaald in de schepenzaal, Vanackerestraat 16. Mocht het voor een raadslid respectievelijk commissielid om praktische redenen niet mogelijk zijn om zelf digitaal via MS Teams deel te nemen aan de virtuele vergaderingen, dan kan dit raadslid respectievelijk commissielid ook deelnemen aan de virtuele vergaderingen van op diezelfde fysieke locatie, wederom met respect voor de regels van social distancing. Het is immers essentieel dat elk raadslid respectievelijk commissielid de mogelijkheid heeft om deel te nemen aan de vergadering.
Door
wordt, binnen het kader van de huidige maatregelen, maximaal tegemoet gekomen aan het principe van de openbaarheid van de vergaderingen.
Zonder afbreuk te doen aan en rekening houdend met het democratisch gehalte van de raads- en commmissievergaderingen en volledig in overeenstemming met de maatregelen en richtlijnen die gelden om de gevolgen en verspreiding van het coronavirus-COVID-19 te beperken, lijkt een hybride raads- en commissiezitting met een maximaal aantal aanwezigen aangewezen. In redelijkheid valt het immers niet te ontkennen dat een openbare vergadering in een gesloten plaats, in aanwezigheid van raadsleden respectievelijk commissieleden, de algemeen directeur of secretaris van de vergadering, pers én publiek het risico op besmetting doet toenemen en aldus de verdere verspreiding van het virus in de hand werkt of kan werken. Het is dus in de gegeven omstandigheden evident te verantwoorden dat openbare vergaderingen virtueel en met een maximaal aantal aanwezigen op eenzelfde fysieke locatie doorgaan.
De huidige coronacrisis en de strijd tegen de verdere verspreiding hiervan is evident te beschouwen als een onvoorziene gebeurtenis die rechtvaardigt dat de burgemeester een besluit neemt om virtueel te vergaderen gedurende de maand april 2021 met een maximaal aantal aanwezigen op eenzelfde fysieke locatie en dit om redenen van openbare gezondheid, en waarbij voor het overige uiteraard de gebruikelijke openbaarheid zal worden toegepast. Deze beslissing is urgent, verantwoord en proportioneel.
Voor de volledigheid wordt nog mee gegeven dat de hybride openbare zitting gelivestreamd wordt.
Artikel 1
§1. Voor de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 2 april 2021 wordt, bij hoogdringendheid en omwille van dwingende redenen voor de volksgezondheid, virtueel vergaderd via MS Teams, onverminderd de fysieke vergadering zoals bedoeld in artikel 3.
§2. Voor de eerstvolgende openbare vergaderingen van de lokale bestuursorganen, in het bijzonder de gemeenteraadscommissies, die gepland worden van 1 tot en met 30 april 2021, wordt, bij hoogdringendheid en omwille van dwingende redenen voor de volksgezondheid, virtueel vergaderd via MS Teams, onverminderd de fysieke vergadering zoals bedoeld in artikel 3.
Artikel 2
§1. De link naar de virtuele vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn respectievelijk de gemeenteraadscommissies wordt enkel bezorgd aan de raadsleden respectievelijk commissieleden, de algemeen directeur respectievelijk secretaris van de gemeenteraadscommissie en de daartoe aangewezen leden van de gemeentelijke administratie. Voor het overige zal, onverminderd artikel 3, de gebruikelijke openbaarheid worden toegepast.
§2. De openbare vergadering wordt gelivestreamd.
Artikel 3
§1. De voorzitter, de algemeen directeur respectievelijk secretaris van de gemeenteraadscommissie, de burgemeester/voorzitter van het vast bureau en de daartoe aangewezen leden van de gemeentelijke administratie mogen zich gedurende de virtuele vergadering fysiek op dezelfde locatie bevinden, rekening houdend met de regels van social distancing, namelijk in de schepenzaal, Vanackerestraat 16. Mocht het voor een individueel raadslid respectievelijk commissielid technisch-praktisch niet mogelijk zijn om digitaal deel te nemen aan de virtuele vergadering via MS Teams, dan kan dit individueel raadslid respectievelijk commissielid, mits voorafgaande melding aan de voorzitter en algemeen directeur, deelnemen aan de virtuele vergaderingen vanop voornoemde fysieke locatie, wederom met respect voor de social distancing.
§2. Op voornoemde fysieke locatie mogen verder nog persmedewerkers de virtuele vergadering meevolgen en dit tot er maximaal 9 personen in totaal aanwezig zijn. De personen vermeld in §1. hebben altijd voorrang. Als er zich meer persmedewerkers aanbieden zodat het maximaal aantal personen wordt overschreden, dan wordt voorrang gegeven volgens de chronologie van aankomst.
Artikel 4
Onderhavige beslissing wordt op de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad bekrachtigd.