De samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht houdende de oprichting van de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem wordt goedgekeurd.
Vanuit Exello.net Zuid-West-Vlaanderen werd een initiatief genomen om samen met de regio een visie op digitale dienstverlening vorm te geven. Dit initiatief heeft geleid tot een door de Vlaamse overheid goedgekeurd project in het kader van digitale transformatie van de regio, intussen gekend als het project ‘SHIFT’. Daar nauw bij aansluitend lijkt het belang van een duidelijk informatiebeheersplan, in het bijzonder rond het digitaal informatie- en archiefbeheer, evident. Het samenwerken binnen de regio kan hierbij een toegevoegde waarde bieden.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 28 februari 2024 om een subsidieaanvraag in te dienen, samen met de gemeenten Anzegem en Avelgem, bij de provincie West-Vlaanderen voor de subsidiëring van een voltijds digitaal informatiebeheerder op B1-B3-niveau. De subsidieaanvraag werd goedgekeurd.
De subsidie houdt in dat gedurende een periode van twee jaar de helft van de wedde van de digitaal informatiebeheerder gesubsidieerd wordt, met een maximum van 31 000 euro per jaar.
In dit verband besliste het college van burgemeester en schepenen op 4 september 2024 om een bijkomende voltijdse functie van stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer in te voeren in het personeelsplan.
De bijkomende stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer zal voornamelijk ingezet worden op het digitaal informatie- en archiefbeheer en op regionale wijze voor Wevelgem, Anzegem en Avelgem. In dit verband zal ruimere regionale afstemming, samenwerking en netwerking belangrijk zijn. Ter zake werd een gezamenlijke selectieprocedure gevoerd met stad Wervik (cfr. beslissing van de gemeenteraad van 12 september 2024). In zitting van 4 december 2024 werd de heer Leendert Himpe aangesteld als voltijds stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer.
Naar aanleiding van zijn aanstelling en in uitvoering van het voornoemde subsidiedossier dient een interlokale vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer opgericht tussen de gemeenten Wevelgem, Anzegem en Avelgem, en dit minstens voor de duur van de subsidiëring. Een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst dient goedgekeurd door de respectievelijke gemeenteraden. In Avelgem werd dit voorgelegd aan de gemeenteraad van 28 januari 2025 en in Anzegem werd dit voorgelegd aan de gemeenteraad van 11 februari 2025.
Hecht haar goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht houdende de oprichting van de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem als volgt:
Samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht houdende de oprichting van de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem
Tussen gemeente Wevelgem, gemeente Anzegem en gemeente Avelgem, respectievelijk:
voor gemeente Wevelgem: de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 13 februari 2025,
voor gemeente Anzegem: de heer Jeremie Vaneeckhout, voorzitter van de gemeenteraad, en mevrouw Sonja Nuyttens, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 11 februari 2025,
voor gemeente Avelgem: de heer Kurt Desmet, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer David Claus, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 28 januari 2025,
wordt het volgende overeengekomen:
Preambule
Voornoemde gemeenten dienden gezamenlijk een subsidieaanvraag i.k.v. het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder (zoals vastgesteld door de provincieraad van de provincie West-Vlaanderen in zitting van 28 januari 2021) in. De subsidieaanvraag werd goedgekeurd. In dit kader wordt een interlokale vereniging gevormd.
Artikel 1 Oprichting
Voornoemde gemeenten vormen een intergemeentelijk samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid, in de vorm van een interlokale vereniging cfr. artikel 392 van het decreet lokaal bestuur en onder de naam ‘Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem’.
De overeenkomst kan slechts gewijzigd worden op het ogenblik van de verlenging of mits goedkeuring van alle deelnemende gemeenten.
Artikel 2 Doel van de vereniging
De vereniging heeft tot doel samen te werken rond (digitaal) informatie- en archiefbeheer zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder.
Dit informatie- en archiefbeheer is het daadwerkelijk verrichten van werkzaamheden om een goede bewaring, ontsluiting en terbeschikkingstelling van archiefdocumenten te bewerkstelligen zonder afbreuk te doen aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de colleges van burgemeester en schepenen en de verantwoordelijkheden van de algemeen directeurs inzake archiefbeheer.
Artikel 3 Beherende gemeente
De gemeente Wevelgem wordt aangeduid als beherende gemeente tot uitvoering van de beslissingen van het beheerscomité en treedt in die zin op namens de interlokale vereniging.
De maatschappelijke zetel is gevestigd te Vanackerestraat 16, 8560 Wevelgem.
De gemeente Wevelgem gaat ook over tot de aanwerving van een voltijds contractueel stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer op B1-B3 niveau zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder en zoals opgenomen in de subsidieaanvraag.
Gemeente Wevelgem doet het nodige voor de aanvraag tot uitbetaling van de provinciale subsidie.
Artikel 4 Duur van de vereniging - verlenging
De vereniging wordt opgericht vanaf 12 februari 2025 en loopt tot en met 31 januari 2027. Deze periode kan verlengd worden voor een eerste maal met 5 jaar en vervolgens telkens met zes jaar mits uitdrukkelijke beslissing van de deelnemende gemeenten. Ten laatste zes maanden voor het einde van iedere periode nemen de deelnemende gemeenten daartoe een beslissing, op voorstel van het beheerscomité.
Artikel 5 Deelnemers
De vereniging bestaat uit de gemeenten die onderhavige overeenkomst hebben goedgekeurd. Andere lokale overheden kunnen toetreden na een gemotiveerde beslissing van het beheerscomité en door de overeenkomst goed te keuren.
In geval van toetreding van bijkomende deelnemers wordt een bijakte aan de overeenkomst toegevoegd.
Deelnemers kunnen enkel uittreden op het ogenblik van de verlenging van de vereniging.
Artikel 6 Beheerscomité
§1. De vereniging wordt bestuurd door een beheerscomité.
§2. Door elke gemeenteraad wordt een lid van het college van burgemeester en schepenen afgevaardigd, alsmede een vervangend lid met hetzelfde mandaat ingeval van afwezigheid van het effectief lid.
§3. Het beheerscomité duidt in zijn midden een voorzitter en een ondervoorzitter aan. Beide personen zijn gemandateerd door een verschillende gemeente.
§4. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) woont de vergadering van het beheerscomité bij met raadgevende stem en maakt het verslag op van de vergaderingen. In zijn afwezigheid kan hij vervangen worden door een lid van de projectgroep.
§5. De algemeen directeurs van de respectievelijke gemeenten, of een medewerker die zij afvaardigen, kunnen de vergaderingen van het beheerscomité bijwonen met raadgevende stem.
§6. Het beheerscomité kan deskundigen, in het bijzonder de informatiebeheerders aangeduid door de respectievelijke gemeenten, uitnodigen op de vergaderingen.
§7. Het beheerscomité komt bijeen na oproeping door de voorzitter, minstens acht dagen vóór de vergadering. De uitnodiging vermeldt de plaats en het tijdstip van de vergadering en de agenda. Samen met de agenda worden aan de leden alle relevante stukken opgestuurd. De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar.
§8. Alle afspraken worden genomen bij consensus. Indien die consensus niet bereikt wordt, kan een voorstel niet aangenomen worden. Geen beraadslaging en geen beslissing is mogelijk indien niet alle leden van het beheerscomité cfr. §2. of hun plaatsvervanger(s) aanwezig zijn.
De afspraken worden gemaakt met inachtneming van de bevoegdheden van de respectievelijke organen van de respectievelijke gemeenten.
§9. Het beheerscomité stelt een begroting op en legt de rekeningen vast.
§10. Het beheerscomité ziet toe op de uitvoering van deze overeenkomst en op de naleving van de voorwaarden van het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal Informatiebeheerder die gelden voor de uitbetaling van bedoelde subsidie.
Artikel 7 Projectgroep
§1. Het beheerscomité wordt bijgestaan door een projectgroep. De projectgroep staat in voor de begeleiding van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (die werd aangeworven in het kader van het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal Informatiebeheerder).
§2. Deze projectgroep bestaat, cfr. het provinciaal reglement, uit minstens één informatiebeheerder, één ICT’er, één algemeen directeur en de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer die werd aangeworven in het kader van het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal Informatiebeheerder. In deze projectgroep zijn alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd, hetzij via de informatiebeheerder, de ICT’er, de algemeen directeur of een andere functie. De samenstelling (respectievelijke functiehouders per gemeente) van deze projectgroep wordt vastgesteld door het beheerscomité. De concrete invulling (concrete personen op naam) gebeurt dan door de respectievelijke gemeenten.
§3. De werking van de projectgroep wordt door het beheerscomité vastgelegd in een huishoudelijk reglement. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) maakt het verslag op van de vergaderingen.
Artikel 8 Stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer
§1. De intergemeentelijke werking rond (digitaal) informatie- en archiefbeheer wordt geleid door een voltijds stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder), die aangeworven wordt door de beherende gemeente (gemeente Wevelgem). Deze valt integraal onder de rechtspositieregeling van gemeente Wevelgem.
§2. Wijzigingen in de functiebeschrijving gebeuren steeds met advies van het beheerscomité. Feedback en evaluatie van deze stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer gebeuren steeds met advies van de projectgroep. Voor deze agendapunten is de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) niet aanwezig bij de beraadslaging en beslissing.
§3. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) werkt rondreizend over de drie gemeenten op basis van 1/3 prestaties voor de respectievelijke gemeenten. De concrete invulling van de werkdagen en -uren van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) in de respectievelijke gemeenten wordt vastgesteld door de projectgroep.
§4. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer staat in voor de uitbouw van kwaliteitsvol archiefbeheer voor analoge en/of digitale bestuursdocumenten. De kerntaken van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) omvatten onder meer:
- samen met de ambtenaren een ordening uitwerken voor het dynamisch archief, zowel analoog als digitaal,
- toezicht houden op de ordening en bewaring van het dynamisch archief, zowel analoog als digitaal,
- analoge en digitale documenten zonder administratief nut selecteren ter bewaring of ter vernietiging, overnemen in de archiefbewaarplaatsen, ordenen, beschrijven en in goede omstandigheden bewaren,
- aanbieden van informatie over het archief aan de eigen ambtenaren, de burgers (in het kader van de openbaarheid van bestuur) en andere onderzoekers, enz.,
dit telkens in overleg met de informatiebeheerder(s) of archiefmedewerker(s) van de respectievelijke gemeenten.
De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) kan ook instaan voor andere lokale archieven zoals privé-archieven.
§5. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) maakt jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden dat wordt bezorgd aan het beheerscomité en aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.
Artikel 9 Bewaring en terbeschikkingstelling van het archief
Alle documenten van de respectievelijke gemeenten worden afzonderlijk in de respectievelijke gemeenten bewaard. De gemeenten kiezen zelf de locatie(s) waar hun archief bewaard wordt en kiezen ook de locatie voor de publiekswerking.
De openingsdagen en –uren voor publiekswerking worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen van elke gemeente. Als de gemeente aanwezigheid van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) verwacht tijdens de openingsdagen en –uren voor het publiek, dan dient zij rekening te houden met de afspraken zoals vastgelegd in de projectgroep.
Artikel 10 Financieel beheer
§1. De beherende gemeente (gemeente Wevelgem) financiert de loonkost van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder).
De gemeenten Anzegem en Avelgem betalen elk 1/3 van de loonkost van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) terug aan de gemeente Wevelgem op voorlegging van een financieel overzicht van de uitgaven.
De subsidies zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder, die gestort worden op de rekening van de beherende gemeente, worden hierbij in rekening gebracht.
De evenredige verdeling van de kosten op basis van 1/3 voor elk deelnemend bestuur is ook toepasselijk op eventuele vergoedingen die toegekend worden aan de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) en kosten voor deelname aan studiedagen en opleidingen.
§2. De beherende gemeente (gemeente Wevelgem) zorgt dat de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) over de nodige middelen en instrumenten beschikt om zijn functie behoorlijk te kunnen uitoefenen. Dit betreft o.m. het voorzien van een laptop uitgerust met Microsoft 365-licentie (deze kan gebruikt worden in de 3 gemeenten).
§3. De deelnemende gemeenten dragen de werkingskosten in de eigen gemeente en staan zelf afzonderlijk in voor de uitrusting van het werkstation van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer (zoals bedoeld in het provinciaal reglement inzake subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder) binnen de gemeente (bv. kantoormateriaal, telefonische bereikbaarheid, licenties voor interne software, toegang tot netwerk en printer, vergaderruimte) en de financiering van de infrastructuur (archiefruimte en rekken), het verpakkingsmateriaal (archiefdozen, omslagen en ander materiaal) en het digitaal archiefdepot.
In geval van gemeenschappelijk gebruik van materiaal, blijft dit eigendom van de inbrengende gemeente die ook verantwoordelijk blijft voor verzekering, onderhoud, herstelling en desgevallend vervanging.
Artikel 11 Informatieverstrekking en evaluatie
§1. De verslagen van de vergaderingen van het beheerscomité en de projectgroep worden ter kennisgeving bezorgd aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.
§2. De begroting en de rekeningen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de betrokken gemeenteraden, samen met het jaarverslag.
§3. De jaarlijkse evaluatie in de gemeenteraden gebeurt ter gelegenheid van de bespreking van het jaarverslag.
Artikel 12 Einde
Bij de beëindiging van de overeenkomst worden de resterende middelen teruggestort aan de respectievelijke gemeenten volgens evenredigheid (indien geen nieuwe leden toetreden a rato van 1/3).