Besluit college van burgemeester en schepenen

wo 09/06/2021 - 17:00

Delegaties n.a.v. stap 1 van het zomerplan van de federale regering en regeringen van de deelstaten

Aanwezig: Jan Seynhaeve, burgemeester
Mathieu Desmet, Kevin Defieuw, Geert Breughe, Lobke Maes, Stijn Tant, Bas Surmont, Marie De Clerck, schepenen
Kurt Parmentier, algemeen directeur

Het college van burgemeester en schepenen delegeert de bevoegdheid tot het verlenen van toelating voor de organisatie van activiteiten en evenementen, o.b.v. het ingediende CERM-formulier, aan de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur. Dit voor zolang de opmaak van een CERM verplicht is in het kader van de coronamaatregelen of eerdere herroeping. De algemeen directeur geeft te kennen dat hij deze bevoegheid zal subdelegeren aan

het diensthoofd Cultuur en Bibliotheek, en in subsidiaire orde aan de stafmedewerkers CC, voor de socio-culturele infrastructuur;
het diensthoofd Sport, en in subsidiaire orde aan de stafmedewerker Sport, voor de sportinfrastructuur;
de vrijetijdsmedewerker, en in subsidiaire orde aan de beleidsmedewerker cluster Vrije Tijd, en de stafmedewerker Jeugd en Vrije Tijd, voor private en buiteninfrastructuur.

Bovendien worden aanvragen voor buurtinitiatieven beschouwd als activiteiten in georganiseerd verband, georganiseerd door een vereniging (nl. het betreffende buurtcomité).

Feiten, context en argumentatie

Op woensdag 9 juni 2021 werd intern overleg georganiseerd binnen de cluster Vrije Tijd, met de stafmedewerker Lokale Economie, het diensthoofd Gebouwen, het diensthoofd Secretariaat en de administratief medewerker Secretariaat. Dit overleg had als doel een procedure vast te leggen die gehanteerd kan worden bij het behandelen van aanvragen voor activiteiten en evenementen, n.a.v. de versoepelingen van de maatregelen ter bestrijding van het virus COVID-19 per 9 juni 2021.

Voor ieder evenement, zowel binnen de gemeentelijke (socio-culturele en sport-)infrastructuur, als buiten op het openbare domein of in de private ruimte/particuliere infrastructuur, moet tot nader order een CERM (Covid Event Risk Model) worden opgesteld en aan het gemeentebestuur voorgelegd. Wanneer de aanvragers van een evenement dit CERM-formulier invullen, krijgen ze een 'GO' of 'NO GO' als resultaat. Het lokaal bestuur wordt met deze CERM in staat gesteld een analyse te maken m.b.t. tot de organisatie van een evenement. Het lokaal bestuur geeft al dan niet toelating tot de organisatie op basis van het ingediende CERM.

Er mag verwacht worden dat er veel CERM-formulieren zullen ingediend worden die op korte termijn behandeld moeten worden. Om deze reden wordt voorgesteld dat het college van burgemeester en schepenen de toelating van de organisatie van een evenement o.b.v. een CERM delegeert aan de algemeen directeur, die op zijn beurt deze bevoegdheid kan verder delegeren aan:

De heer Servaas Boucquey, diensthoofd Cultuur, voor de socio-culturele infrastructuur (stafmedewerkers CC als back-up bij afwezigheid);
De heer Jeroen Debaveye, diensthoofd Sport, voor de sportinfrastructuur (mevrouw Laurence Warlop als back-up);
Mevrouw Sanne Loncke, vrijetijdsmedewerker, voor private en buiteninfrastructuur (de heren Geert Knockaert en William Devoldere als back-up).

De CERM-aanvragen worden ingediend bij de betrokken dienst, of via O-formulier voor private en buiteninfrastructuren.

Voor elke infrastructuur waar evenementen georganiseerd worden, moet ook een CIRM (Covid Infrastructure Risk Model) ingediend worden, eigen aan het gebouw/de infrastructuur. De CIRM-aanvragen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. De aanvragen worden via O-formulier ingediend. Een advies van de preventieadviseur is nodig.

Voor activiteiten in georganiseerd verband, hoeft geen CERM-formulier opgesteld te worden, voor evenementen wel. Activiteiten in georganiseerd verband hebben als doelpubliek de eigen leden, terwijl een evenement ook externen wil aanspreken.

De cel Vrije Tijd krijgt heel wat aanvragen voor buurtinitiatieven binnen en stelt voor om deze buurtinitiatieven te beschouwen als activiteiten in georganiseerd verband, opgezet door een vereniging, nl. het buurtcomité. Daardoor is geen CERM en voorafgaande toelating vereist, maar wordt dit wel aanbevolen.

Beslissing

Artikel 1

Beslist de bevoegdheid tot het verlenen van toelating voor de organisatie van activiteiten en evenementen, o.b.v. het ingediende CERM-formulier, te delegeren aan de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur. Dit voor zolang de opmaak van een CERM verplicht is in het kader van de coronamaatregelen of eerdere herroeping. De algemeen directeur geeft te kennen dat hij deze bevoegheid zal subdelegeren aan:

De heer Servaas Boucquey, diensthoofd Cultuur en Bibliotheek, en in subsidiaire orde aan de stafmedewerkers CC, voor de socio-culturele infrastructuur;
De heer Jeroen Debaveye, diensthoofd Sport, en in subsidiaire orde aan mevrouw Laurence Warlop, stafmedewerker Sport, voor de sportinfrastructuur;
Mevrouw Sanne Loncke, vrijetijdsmedewerker, en in subsidiaire orde aan de heren Geert Knockaert, beleidsmedewerker cluster Vrije Tijd, en William Devoldere, stafmedewerker Jeugd en Vrije Tijd, voor private en buiteninfrastructuur.

Artikel 2

Beschouwt aanvragen voor buurtinitiatieven als activiteiten in georganiseerd verband, georganiseerd door een vereniging (nl. het betreffende buurtcomité).