De samenwerking rond informatie- en archiefbeheer binnen de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem wordt verlengd tot en met 31 december 2028.
De gemeente Wevelgem heeft de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem (ILV) opgericht samen met de gemeenten Anzegem en Avelgem middels een samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht (cfr. beslissing van de gemeenteraad van 13 februari 2025). Deze ILV werd opgericht voor een periode tot en met 31 januari 2027, zijnde de duur van de provinciale subsidiëring van de intergemeentelijke stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer.
In de samenwerkingsovereenkomst (artikel 4) wordt gesteld dat deze samenwerking kan verlengd worden, in principe voor een eerste maal met 5 jaar. De colleges van burgemeester en schepenen van de drie deelnemende gemeenten stelden evenwel voor om de interlokale vereniging te verlengen voor 2 jaar. Voor deze verlengde samenwerking zal niet langer een provinciale subsidie beschikbaar zijn.
Het standpunt van de 3 colleges van burgemeester en schepenen werd besproken binnen het beheerscomité dat een nieuwe samenwerkingsovereenkomst ter goedkeuring voorlegt aan de respectievelijke gemeenteraden voor een periode tot en met 31 december 2028.
Hecht zijn goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht houdende de verlenging van de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem als volgt:
Samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht houdende de verlenging van de Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem
Tussen gemeente Wevelgem, gemeente Anzegem en gemeente Avelgem, respectievelijk:
voor gemeente Wevelgem: de heer Michaël Picquart, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Kurt Parmentier, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 2 juli 2026,
voor gemeente Anzegem: de heer Jeremie Vaneeckhout, voorzitter van de gemeenteraad, en mevrouw Elisabeth Wiels, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 7 juli 2026,
voor gemeente Avelgem: de heer Kurt Desmet, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer David Claus, algemeen directeur, in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2026,
wordt het volgende overeengekomen:
Preambule
Voornoemde gemeenten vormden een samenwerking ter bevordering van het informatiebeheer in ondersteuning van een provinciale subsidie. In dit kader werd een interlokale vereniging gevormd. Na afloop van de eerste twee werkingsjaren wordt de samenwerking verlengd met twee jaar.
Artikel 1 Oprichting
Voornoemde gemeenten vormen een intergemeentelijk samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid, in de vorm van een interlokale vereniging cfr. artikel 392 van het decreet lokaal bestuur en onder de naam ‘Interlokale Vereniging voor Informatie- en Archiefbeheer Wevelgem-Anzegem-Avelgem’.
De overeenkomst kan slechts gewijzigd worden op het ogenblik van de verlenging of mits goedkeuring van alle deelnemende gemeenten.
Artikel 2 Doel van de vereniging
De vereniging heeft tot doel samen te werken rond (digitaal) informatie- en archiefbeheer.
Dit informatie- en archiefbeheer is het daadwerkelijk verrichten van werkzaamheden om een goede bewaring, ontsluiting en terbeschikkingstelling van archiefdocumenten te bewerkstelligen zonder afbreuk te doen aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de colleges van burgemeester en schepenen en de verantwoordelijkheden van de algemeen directeurs inzake archiefbeheer. Met dit doel is de intergemeentelijke informatiebeheerder aangesteld.
Artikel 3 Beherende gemeente
De gemeente Wevelgem wordt aangeduid als beherende gemeente tot uitvoering van de beslissingen van het beheerscomité en treedt in die zin op namens de interlokale vereniging.
De maatschappelijke zetel is gevestigd te Vanackerestraat 16, 8560 Wevelgem.
Artikel 4 Duur van de vereniging - verlenging
De eerste periode van samenwerking liep van 12 februari 2025 tot en met 31 januari 2027. De eerste verlenging van twee jaar loopt van 1 februari 2027 tot en met 31 december 2028. Na afloop van een periode, kan er verlengd worden met een te bepalen periode. Ten laatste zes maanden voor het einde van iedere periode nemen de deelnemende gemeenten daartoe een beslissing, op voorstel van het beheerscomité.
Artikel 5 Deelnemers
De vereniging bestaat uit de gemeenten die onderhavige overeenkomst hebben goedgekeurd. Andere lokale overheden kunnen toetreden na een gemotiveerde beslissing van het beheerscomité en door de overeenkomst goed te keuren.
In geval van toetreding van bijkomende deelnemers wordt een bijakte aan de overeenkomst toegevoegd.
Deelnemers kunnen enkel uittreden op het ogenblik van de verlenging van de vereniging.
Artikel 6 Beheerscomité
§1. De vereniging wordt bestuurd door een beheerscomité.
§2. Door elke gemeenteraad wordt een lid van het college van burgemeester en schepenen afgevaardigd, alsmede een vervangend lid met hetzelfde mandaat ingeval van afwezigheid van het effectief lid.
§3. Het beheerscomité duidt in zijn midden een voorzitter en een ondervoorzitter aan. Beide personen zijn gemandateerd door een verschillende gemeente.
§4. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer woont de vergadering van het beheerscomité bij met raadgevende stem en maakt het verslag op van de vergaderingen.
§5. De algemeen directeurs van de respectievelijke gemeenten, of een medewerker die zij afvaardigen, kunnen de vergaderingen van het beheerscomité bijwonen met raadgevende stem.
§6. Het beheerscomité kan deskundigen, in het bijzonder de informatiebeheerders aangeduid door de respectievelijke gemeenten, uitnodigen op de vergaderingen.
§7. Het beheerscomité komt minimaal tweemaal per jaar bijeen na oproeping door de voorzitter, minstens acht dagen vóór de vergadering. De uitnodiging vermeldt de plaats en het tijdstip van de vergadering en de agenda. Samen met de agenda worden aan de leden alle relevante stukken opgestuurd. De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar.
§8. Alle afspraken worden genomen bij consensus. Indien die consensus niet bereikt wordt, kan een voorstel niet aangenomen worden. Geen beraadslaging en geen beslissing is mogelijk indien niet alle leden van het beheerscomité cfr. §2. of hun plaatsvervanger(s) aanwezig zijn.
De afspraken worden gemaakt met inachtneming van de bevoegdheden van de respectievelijke organen van de respectievelijke gemeenten.
§9. Het beheerscomité stelt een begroting op en legt de rekeningen vast.
§10. Het beheerscomité ziet toe op de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 7 Stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer
§1. De intergemeentelijke werking rond (digitaal) informatie- en archiefbeheer wordt geleid door een voltijds stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer, die in dienst is bij de beherende gemeente (gemeente Wevelgem). Deze valt integraal onder de rechtspositieregeling van gemeente Wevelgem.
§2. Wijzigingen in de functiebeschrijving gebeuren steeds met advies van het beheerscomité. Feedback en evaluatie van deze stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer gebeuren steeds met advies van de directe leidinggevenden in de besturen. Voor deze agendapunten is de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer niet aanwezig bij de beraadslaging en beslissing.
§3. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer werkt rondreizend over de drie gemeenten op basis van 1/3 prestaties voor de respectievelijke gemeenten.
§4. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer staat in voor de uitbouw van kwaliteitsvol archiefbeheer voor analoge en/of digitale bestuursdocumenten. De kerntaken van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer omvatten onder meer:
§5. De stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer maakt jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden dat wordt bezorgd aan het beheerscomité en aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.
Artikel 8 Bewaring en terbeschikkingstelling van het archief
Alle documenten van de respectievelijke gemeenten worden afzonderlijk in de respectievelijke gemeenten bewaard. De gemeenten kiezen zelf de locatie(s) waar hun archief bewaard wordt en kiezen ook de locatie voor de publiekswerking. De openingsdagen en –uren voor publiekswerking worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen van elke gemeente. Als de gemeente aanwezigheid van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer verwacht tijdens de openingsdagen en –uren voor het publiek, dan dient zij rekening te houden met de geldende afspraken.
Artikel 9 Financieel beheer
§1. De beherende gemeente (gemeente Wevelgem) financiert de loonkost van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer. De gemeenten Anzegem en Avelgem betalen elk 1/3 van de loonkost van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer terug aan de gemeente Wevelgem op voorlegging van een financieel overzicht van de uitgaven. De evenredige verdeling van de kosten op basis van 1/3 voor elk deelnemend bestuur is ook toepasselijk op eventuele vergoedingen die toegekend worden aan de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer en kosten voor deelname aan studiedagen en opleidingen.
§2. De beherende gemeente (gemeente Wevelgem) zorgt dat de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer over de nodige middelen en instrumenten beschikt om zijn functie behoorlijk te kunnen uitoefenen. Dit betreft o.m. het voorzien van een laptop (deze kan gebruikt worden in de 3 gemeenten). De stafmedewerker heeft in de drie gemeenten een Microsoft 365-licentie.
§3. De deelnemende gemeenten dragen de werkingskosten in de eigen gemeente en staan zelf afzonderlijk in voor de uitrusting van het werkstation van de stafmedewerker Informatie- en Archiefbeheer binnen de gemeente (bv. kantoormateriaal, telefonische bereikbaarheid, licenties voor interne software, toegang tot netwerk en printer, vergaderruimte) en de financiering van de infrastructuur (archiefruimte en rekken), het verpakkingsmateriaal (archiefdozen, omslagen en ander materiaal) en het digitaal archiefdepot. In geval van gemeenschappelijk gebruik van materiaal, blijft dit eigendom van de inbrengende gemeente die ook verantwoordelijk blijft voor verzekering, onderhoud, herstelling en desgevallend vervanging.
Artikel 10 Informatieverstrekking en evaluatie
§1. De verslagen van de vergaderingen van het beheerscomité worden ter kennisgeving bezorgd aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.
§2. De begroting en de rekeningen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de betrokken gemeenteraden, samen met het jaarverslag.
§3. De jaarlijkse evaluatie in de gemeenteraden gebeurt ter gelegenheid van de bespreking van het jaarverslag.
Artikel 11 Einde
Bij de beëindiging van de overeenkomst worden de resterende middelen teruggestort aan de respectievelijke gemeenten volgens evenredigheid (indien geen nieuwe leden toetreden a rato van 1/3).