Het subsidiereglement lokale verenigingen voor amateurkunsten wordt hervastgesteld.
De gemeenteraad keurde op 12 juni 2020 het subsidiereglement lokale volwassenenorganisaties voor amateurkunsten goed. In dit reglement werden de bepalingen opgenomen voor de toekenning van de subsidies voor amateurkunstverenigingen.
In de beleidsnota bij het meerjarenplan 2020-2025 werd het voornemen opgenomen om de toekenning van reguliere werkingssubsidies aan verenigingen sterk te vereenvoudigen zodat de administratieve last voor de verenigingen beperkt wordt. In het subsidiereglement werd omwille van deze vereenvoudiging gewerkt met een gemiddeld bedrag op basis van drie voorgaande werkingsjaren (2017, 2018 en 2019). Dit bedrag werd jaarlijks geïndexeerd. De berekende werkingssubsidies waren geldig tot en met 2025.
De beleidsnota van het meerjarenplan 2026-2031 zegt: 'We ondersteunen de vrijwilligers die actief zijn in socioculturele en sportverenigingen structureel in hun werking'.
Toepassing principes subsidiereglementen Vrije Tijd
De verschillende reglementen werden naast elkaar gelegd in functie van gelijke voorwaarden en toepassingsmodaliteiten om zo meer transparantie te creëren, in het bijzonder de subsidievoorwaarden onder artikel 4.
Volgende principes worden toegepast in de verschillende subsidiereglementen:
Er wordt voorgesteld om het basisbedrag opnieuw te berekenen. Dit bedrag is nu gebaseerd op de gemiddelde bedragen van 2017 tot en met 2019, de jaren voor corona. Het is aangewezen de nieuwe situatie van de vereniging in kaart te brengen (nulmeting) en te nemen als basis voor de nieuwe werkingssubsidie.
Deze modaliteit werd toegevoegd. Er was geen bepaling opgenomen voor al dan niet toekenning van subsidies in het jaar van de ontbinding van een vereniging. Dit komt in de praktijk regelmatig voor maar het is op heden onduidelijk hoe de ondersteuning berekend wordt in het laatste jaar van de werking.
De verschillende bedragen, opgenomen in de reglementen, werden geïndexeerd op basis van de indexatievoorwaarden in het huidige reglement. Zowel de minimale subsidies, de eenheidsprijzen als de maximale bedragen werden aangepast na indexatie in de nieuwe reglementen.
De modaliteiten bij fusie van verenigingen werden opgenomen in alle reglementen. Tot op heden was er enkel een beperkte fusieregeling in het reglement sport. Er is ook een beperking in tijd voorgesteld: na de fusie wordt de vereniging maximaal 3 werkingsjaren ondersteund met een verhoogde subsidie waarbij de keuze wordt gelaten tussen twee mogelijke fusieregelingen. Dit omdat een herberekening meestal enkel een meerwaarde zal zijn bij twee min of meer evenwaardige verenigingen en de 50% regeling eerder zinvol zal zijn bij een kleine vereniging die fuseert met een grotere vereniging.
Er wordt voorgesteld geen einddatum op te nemen voor de subsidiereglementen. Weliswaar is het niet de bedoeling om de nieuw berekende bedragen oneindig te laten doorlopen. Er is in de verschillende reglementen duidelijk opgenomen dat het college van burgemeester en schepenen te allen tijde een herberekening kan vragen (een nieuwe nulmeting) of aangepaste subsidiereglementen kunnen uiteraard ook gelijk wanneer terug worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Aanpassingen subsidiereglement lokale organisaties voor amateurkunsten
Tijdens de voorbije legislatuur werden vragen en opmerkingen vanuit verenigingen genoteerd in functie van mogelijke aanpassingen in het nieuwe subsidiereglement. Daarbij zijn ook de ervaringen in de verwerking van de aanvragen door de dienst meegenomen in de aanpassingen van het nieuwe subsidiereglement.
Er wordt voorgesteld om het nieuwe subsidiereglement voor lokale verenigingen voor amateurkunsten te laten ingaan vanaf 1 januari 2026 en voor het eerst toe te passen voor de berekening van de subsidies in 2026.
De culturele raad verleende positief advies over het nieuwe ontwerp van reglement.
PB2-ACT26/0709-00/649762: We ondersteunen de vrijwilligers die actief zijn in socioculturele en sportverenigingen structureel in hun werking - amateurkunsten.
De subsidies worden aangerekend op rekening PB2-ACT26/0709-00/649762 van het exploitatiekrediet.
Het subsidiereglement lokale verenigingen voor amateurkunsten wordt als volgt goedgekeurd:
HOOFDSTUK 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Doel van het reglement
Het gemeentebestuur wil de lokale verenigingen voor amateurkunsten ondersteunen die een bijdrage leveren tot de ontplooiing van burgers via kunstbeoefening en de ontwikkeling van zijn creatieve vermogens.
Artikel 2 Kader
Er worden subsidies verleend aan lokale verenigingen voor amateurkunsten volgens de bepalingen van dit reglement. Hiervoor worden ramingen opgenomen in het meerjarenplan, die terug te vinden zijn in de documentatie bij het meerjarenplan.
Artikel 3 Definities
Amateurkunsten: elke kunstvorm die in het kader van het sociaal-culturele gebeuren aan iedere burger de kans biedt om zich via kunstbeoefening en -beleving te ontplooien en zijn potentiële creatieve vermogens te ontwikkelen op vrijwillige basis en zonder beroepsmatige doeleinden.
Artikel 4 Subsidievoorwaarden
§1. Algemene voorwaarden:
Om voor subsidiëring in aanmerking te komen, moeten de betrokken organisaties voldoen aan volgende voorwaarden:
1° opgericht zijn door een particulier initiatief als feitelijke vereniging of als vzw. De werking van de vereniging is niet op dergelijke wijze georganiseerd dat zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor haarzelf of (één van) haar bestuurders of verantwoordelijken. Het college van burgemeester en schepenen kan alle middelen aanwenden die zij nodig acht om na te gaan of aan deze voorwaarden voldaan wordt. Desgevallend is het aan de vereniging om het tegendeel aan te tonen;
2° geleid worden door een bestuurscomité voor een feitelijke vereniging of algemene vergadering en bestuursorgaan voor een vzw waarvan minstens de helft van de bestuursleden gedomicilieerd is of geregistreerd gedeeld verblijf heeft in Wevelgem;
3° een autonome en regelmatige werking ontwikkelen met een eigen lokaal bestuur, een aparte boekhouding voeren, haar secretariaat of maatschappelijke zetel te Wevelgem hebben;
4° minstens de helft van haar activiteiten op het grondgebied Wevelgem organiseren, of minstens de helft van haar leden gedomicilieerd is of geregistreerd gedeeld verblijf heeft in Wevelgem;
5° minstens 4 activiteiten inrichten voor de eigen leden of minstens 1 activiteit voor het ruime publiek;
6° beschikken over een rekeningnummer op naam van de vereniging waarop de subsidie zal gestort worden.
7° de vereniging kan voor hetzelfde doel geen werkingssubsidie(s) ontvangen via andere gemeenten;
8° de werking hebben opgestart voor 1 september van het werkjaar (x-1) ten opzichte van het jaar van indienen van de aanvraag (x);
9° de vereniging is een open vereniging: iedereen kan lid worden op voorwaarde dat het lid de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt;
10° een niet-commerciële en regelmatige werking ontwikkelen op het grondgebied Wevelgem inzake gangbare kunstdisciplines (instrumentale en vocale muziek; theater, film, fotografie, dans, …), hetzij door beoefening of door spreiding.
§2. Bijzondere voorwaarden:
Om in aanmerking te komen voor een subsidie, moeten de betrokken organisaties bovendien voldoen aan volgende voorwaarden:
1° voor verenigingen instrumentale muziek:
- als organisatie instrumentale muziek komen enkel hafabra-organisaties in aanmerking (hafabra = harmonie, fanfare, brass band);
- minimaal 30 repetities organiseren van tenminste 1 uur per week;
- minimaal 2 optredens voor een publiek per werkjaar organiseren waarvan 1 op het grondgebied Wevelgem.
2° voor theaterverenigingen:
- minimaal 1 zaalproductie voor een publiek per werkjaar organiseren op het grondgebied Wevelgem;
- minimaal 30 repetities organiseren van tenminste 1 uur per week.
3° voor dansverenigingen:
- minimaal 1 zaalproductie voor een publiek per werkjaar organiseren op het grondgebied Wevelgem;
- minimaal 30 repetities organiseren van tenminste 1 uur per week.
4° voor verenigingen vocale muziek:
- minimaal 1 zangprestatie voor publiek als bijzondere uitvoering per werkjaar organiseren op het grondgebied Wevelgem;
- minimaal 30 repetities organiseren van tenminste 1 uur per week;
- het opluisteren van eucharistievieringen, huwelijks- of begrafenismissen komen niet in aanmerking;
- de bijzondere uitvoering moet blijken uit de aard van het programma en de inspanningen om een ruim publieksbereik te hebben.
5° voor verenigingen met atelierwerking (foto, dia, video, film, ….):
- minstens 1 x per maand bijeenkomen met de leden;
- minstens om de twee jaar een toonmoment/groepstentoonstelling organiseren voor het brede publiek op het grondgebied Wevelgem.
§3. De vereniging die een subsidie aanvraagt en/of ontvangt met toepassing van dit reglement kan geen aanvraag meer indienen binnen volgende subsidiereglementen:
- lokaal jeugdwerk;
- sportverenigingen;
- lokale verenigingen uit het sociaal-cultureel werk;
- mondiaal burgerschap en mondiale samenwerking.
Uitzondering hierbij is een cultuureducatieve jeugdvereniging die werkzaam is onder de vleugels van de moedervereniging en subsidies kan aanvragen binnen het subsidiereglement lokaal jeugdwerk voor de afzonderlijke jeugdwerking.
Artikel 5 Stopzetting vereniging
Wanneer een vereniging haar werking stopzet, moet de einddatum van de werking binnen het jaar meegedeeld worden aan het gemeentebestuur. De vereniging kan nog een subsidie krijgen voor het jaar waarin de werking werd stopgezet. Het subsidiebedrag wordt pro rata berekend per volledige maand werking.
Artikel 6 Subsidieaanvraag
§1. Verenigingen moeten jaarlijks een aanvraag tot subsidie invullen. Het document is beschikbaar op de website van de gemeente en moet volledig ingevuld terugbezorgd worden aan het gemeentebestuur telkens voor 1 april van het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd (jaar x). Voor 2026 dient de aanvraag uiterlijk op 15 september 2026 ingediend te worden.
§2. Een vereniging kan een herberekening aanvragen volgens de bepalingen opgenomen in hoofdstuk 2. Dit kan ten vroegste in 2028 en slechts om de twee jaar. Een vereniging die voor het eerst een subsidie werd toegekend, kan in het daaropvolgende jaar (jaar x+1) een herberekening aanvragen, en daarna ten vroegste om de twee jaar. De vereniging die een herberekening wenst, laat dit schriftelijk weten aan het gemeentebestuur voor 1 mei van het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd (jaar x).
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds bijkomende informatie opvragen die noodzakelijk is voor onderzoek van de aanvraag en nagaan of er (nog) voldaan wordt aan de voorwaarden zoals vastgelegd in artikel 4 en/of eventueel beslissen tot een herberekening volgens de bepalingen opgenomen in hoofdstuk 2.
HOOFDSTUK 2. (Her)berekening werkingssubsidies
Artikel 7: Berekening
§1. De berekening van de subsidie gebeurt volgens de bepalingen in dit artikel. Het bekomen subsidiebedrag blijft behouden voor de daaropvolgende kalenderjaren tot eventuele herberekening of hervaststelling van het reglement. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met toepassing van de consumptieprijsindex volgens de formule onder artikel 8.
§2. Als referentieperiode voor de berekening van de subsidie in het werkjaar (x) geldt de periode van 1 januari (x-1) tot 31 december (x-1).
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds bijkomende informatie opvragen die noodzakelijk is voor onderzoek van een aanvraag of voor een herberekening.
§4. De subsidie voor de vereniging wordt bekomen door optelling van hiernavolgende berekeningen:
- basissubsidie;
- leden- en werkingssubsidie;
- subsidie voor activiteiten, bovenlokaal of internationaal.
§5. Basissubsidie
Forfaitaire subsidie voor een vereniging instrumentale muziek = 1 450 euro, forfaitaire subsidie voor verenigingen uit andere disciplines = 485 euro.
§6. Leden- en werkingssubsidie
1° De subsidie voor de vereniging wordt bekomen door het aantal bekomen punten in hiernavolgende puntentabellen te vermenigvuldigen met 3,27 euro.
2° Puntentabel
a) ledenaantal:
- per lid, met een maximum van 500 leden: 1 punt;
- toeslag per lid jonger dan 30 jaar: 2 punten en voor zover de jongere niet is aangesloten bij een gesubsidieerde cultuureducatieve jeugdvereniging binnen het reglement lokaal jeugdwerk.
Voorwaarden:
- de ledenlijst moet controleerbaar zijn en bevat minimaal de volledige naam, het adres, de geboortedatum en de contactgegevens van elk lid. Indien geen 50% van de leden gedomicilieerd zijn of geregistreerd gedeeld verblijf hebben te Wevelgem, worden de bekomen punten voor dit onderdeel gehalveerd voor deze vereniging;
- de ledenlijst is recent; als richtlijn wordt 1 januari genomen van het jaar waarvoor de aanvraag wordt ingediend;
- ereleden en steunende leden komen niet in aanmerking.
b) Enkel voor verenigingen instrumentale muziek:
- per zaalproductie op de eigen gemeente met volledig programma en georganiseerd door de erkende vereniging: 60 punten;
- iedere andere muzikale prestatie op eigen gemeente, in eigen organisatie, op uitnodiging of als onderdeel van een groter evenement/festiviteit: 20 punten.
c) Enkel voor theaterverenigingen:
- per zaalproductie (per titel) gebracht op eigen gemeente: 60 punten;
- per wagenspelproductie of éénakterproductie (per titel) gebracht op eigen gemeente, in eigen organisatie, op uitnodiging of als onderdeel van een groter evenement/festiviteit: 20 punten.
d) Enkel voor dansverenigingen:
- per zaalproductie (per titel) gebracht op eigen gemeente, volledig programma en georganiseerd door de erkende vereniging: 60 punten;
- per iedere andere dansprestatie gebracht op eigen gemeente, in eigen organisatie, op uitnodiging of als onderdeel van een groter evenement/festiviteit: 20 punten.
e) Enkel voor verenigingen vocale muziek:
- per zaalproductie (per titel) gebracht op eigen gemeente, volledig programma en georganiseerd door de erkende vereniging: 60 punten;
- per iedere andere zangprestatie gebracht op eigen gemeente, in eigen organisatie, op uitnodiging of als onderdeel van een groter evenement/festiviteit: 20 punten. Het opluisteren van eucharistievieringen, huwelijks- of begrafenismissen komt niet in aanmerking.
f) Enkel voor verenigingen met atelierwerking (foto, dia, video, …):
- per initiatie door deskundige, geen lid van de vereniging: 5 punten;
- atelierwerking (foto, dia, video, …): per groepstentoonstelling op eigen gemeente en georganiseerd door de erkende vereniging: 60 punten.
g) Puntentoekennning voor samenwerkingsinitiatieven:
- artistieke samenwerking tussen plaatselijke verenigingen uit de sector amateurkunsten en uit eenzelfde kunstdiscipline: puntenwaarde activiteit x 3 gedeeld door het aantal samenwerkende verenigingen;
- artistieke samenwerking tussen plaatselijke verenigingen uit de sector amateurkunsten maar uit verschillende kunstdiscipline: puntenwaarde activiteit x 5 gedeeld door het aantal samenwerkende verenigingen.
h) Punten voor gastvoorstellingen:
- per podiumvoorstelling voor een ruimer publiek door de vereniging georganiseerd (gastvoorstelling of -optreden): 60 punten.
§7. Subsidie voor bovenlokale en/of internationale activiteiten
1° Voor honorering komen in aanmerking:
- alle prestaties dienen cultuurspreidend van aard te zijn of er rechtstreeks mee verband te houden (uitgesloten: opluisteren van religieuze vieringen, huwelijks- of begrafenismissen, deelname aan ontmoetings- en ontspanningsfestiviteiten);
- meerdere culturele prestaties op eenzelfde dag worden gehonoreerd voor zover deze prestaties niet in dezelfde gemeente plaatsvonden;
- enkel de activiteiten die bewezen worden met foto’s, drukwerk, ...
2° De subsidie voor de vereniging wordt bekomen door het aantal bekomen punten in hiernavolgende puntentabellen te vermenigvuldigen met 0,98 euro.
- iedere culturele prestatie met publieksmoment in het kader van een wedstrijd en die plaatsvindt buiten de landsgrenzen, per publieksmoment: 500 punten;
- iedere andere culturele prestatie met publieksmoment die plaatsvindt buiten de landsgrenzen, per publieksmoment: 400 punten;
- iedere culturele prestatie met publieksmoment in het kader van een nationale wedstrijd, per publieksmoment: 400 punten;
- iedere andere culturele prestatie met publieksmoment die plaatsvindt in België en buiten de grenzen van de provincie West-Vlaanderen, per publieksmoment: 200 punten;
- iedere culturele prestatie met publieksmoment in het kader van een wedstrijd die plaatsvindt binnen de grenzen van de provincie West-Vlaanderen en buiten de gemeentegrenzen, per publieksmoment: 300 punten;
- iedere andere culturele prestatie met publieksmoment die plaatsvindt binnen de grenzen van de provincie West-Vlaanderen en buiten de gemeentegrenzen, per publieksmoment: 100 punten.
Artikel 8: indexering
De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd met toepassing van de consumptieprijsindex volgens de hierna vermelde formule:
Basissubsidie x nieuwe index
basisindex
Waarbij de 'basisindex' de consumptieprijsindex van september 2025 is. De ‘nieuwe index’ is de index van september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de indexatie plaatsvindt (bv. de ‘nieuwe index’ voor de subsidie van 2027 is de consumptieprijsindex van september 2026).
Artikel 9: Fusie van verenigingen
Bij een fusie van verschillende verenigingen heeft de nieuwe vereniging twee keuzes:
1° herberekening op basis van het eerste werkingsjaar van de nieuwe vereniging, waarbij het plafond van aantal leden wordt verdubbeld van 500 naar maximum 1 000 leden. Deze werkingssubsidie, berekend op basis van het verhoogde maximum leden, wordt maximaal drie keer toegekend, daarna wordt het plafond weer 500 leden en wordt de toelage berekend conform de algemene regels volgens hoofdstuk 2
2° de werkingssubsidie toegekend aan de vereniging die de hoogste toelage kreeg in het laatste jaar dat die vereniging onafhankelijk was. Dit bedrag wordt vermeerderd met 50% en kan maximaal drie keer worden uitbetaald. Daarna dient de fusievereniging een nieuw dossier in te dienen, de werkingssubsidie wordt vanaf dan berekend conform de algemene regels volgens hoofdstuk 2.
HOOFDSTUK 3. Slotbepalingen
Artikel 10
§1. Het subsidiereglement voor lokale volwassenenorganisaties voor amateurkunsten zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 12 juni 2020 wordt opgeheven.
§2. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en wordt voor het eerst toegepast voor de berekening van de subsidies voor lokale verenigingen voor amateurkunsten in 2026.
§3. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement.
§4. Alle aanvragen gebeuren op de daartoe voorgeschreven formulieren. Het college van burgemeester en schepenen stelt de nodige formulieren op (digitaal of op papier).
§5. Het geven van onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot tergvordering van een deel van of de volledige subsidie.
§6. Wanneer de subsidie- of herberekeningsaanvragen niet tijdig worden ingediend overeenkomstig de bepalingen van dit subsidiereglement, wordt de subsidie verminderd met 10%. Indien de indiendatum met meer dan één maand wordt overschreden, wordt de aanvraag als onontvankelijk beschouwd.