Het subsidiereglement lokaal jeugdwerk wordt hervastgesteld.
De gemeenteraad keurde op 13 mei 2022 het subsidiereglement lokaal jeugdwerk goed. In dit reglement werden de bepalingen opgenomen voor de toekenning van subsidies aan jeugdwerkinitiatieven.
In de beleidsnota bij het meerjarenplan 2020-2025 werd het voornemen opgenomen om de toekenning van reguliere werkingssubsidies aan verenigingen sterk te vereenvoudigen zodat de administratieve last voor de verenigingen beperkt wordt. In het subsidiereglement werd omwille van deze vereenvoudiging voor de werkingssubsidies gewerkt met een gemiddeld bedrag op basis van drie voorgaande werkingsjaren (2017, 2018 en 2019). Dit bedrag werd jaarlijks geïndexeerd. De berekende werkingssubsidies waren geldig tot en met 2025.
In de beleidsnota van het meerjarenplan 2026-2031 engageert de gemeente Wevelgem zich om verder in te zetten op de structurele ondersteuning van de jeugdverenigingen in hun werking (PB3-ACT10: We ondersteunen de jeugdverenigingen structureel in hun werking).
Toepassing principes subsidiereglementen Vrije Tijd
De verschillende reglementen werden naast elkaar gelegd in functie van gelijke voorwaarden en toepassingsmodaliteiten om zo meer transparantie te creëren, in het bijzonder de subsidievoorwaarden onder artikel 4.
Volgende principes worden toegepast in de verschillende subsidiereglementen:
Er wordt voorgesteld om het basisbedrag opnieuw te berekenen. Dit bedrag is nu gebaseerd op de gemiddelde bedragen van 2017 tot en met 2019, de jaren voor corona. Het is aangewezen de nieuwe situatie van de vereniging in kaart te brengen (nulmeting) en te nemen als basis voor de nieuwe werkingssubsidie.
Deze modaliteit werd toegevoegd. Er was geen bepaling opgenomen voor al dan niet toekenning van subsidies in het jaar van de ontbinding van een vereniging. Dit komt in de praktijk regelmatig voor maar het is op heden onduidelijk hoe de ondersteuning berekend wordt in het laatste jaar van de werking.
De verschillende bedragen, opgenomen in de reglementen, werden geïndexeerd op basis van de indexatievoorwaarden in het huidige reglement. Zowel de minimale subsidies, de eenheidsprijzen als de maximale bedragen werden aangepast na indexatie in de nieuwe reglementen.
De modaliteiten bij fusie van verenigingen werden opgenomen in alle reglementen. Tot op heden was er enkel een beperkte fusieregeling in het reglement sport. Er is ook een beperking in tijd voorgesteld: na de fusie wordt de vereniging maximaal 3 werkingsjaren ondersteund met een verhoogde subsidie waarbij de keuze wordt gelaten tussen twee mogelijke fusieregelingen. Dit omdat een herberekening meestal enkel een meerwaarde zal zijn bij twee min of meer evenwaardige verenigingen en de 50% regeling eerder zinvol zal zijn bij een kleine vereniging die fuseert met een grotere vereniging.
Er wordt voorgesteld geen einddatum op te nemen voor de subsidiereglementen. Weliswaar is het niet de bedoeling om de nieuw berekende bedragen oneindig te laten doorlopen. Er is in de verschillende reglementen duidelijk opgenomen dat het college van burgemeester en schepenen te allen tijde een herberekening kan vragen (een nieuwe nulmeting) of aangepaste subsidiereglementen kunnen uiteraard ook gelijk wanneer terug worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Aanpassingen subsidiereglement lokaal jeugdwerk
Tijdens de voorbije legislatuur werden vragen en opmerkingen vanuit verenigingen genoteerd in functie van mogelijke aanpassingen in het nieuwe subsidiereglement. Daarbij zijn ook de ervaringen in de verwerking van de aanvragen door de dienst meegenomen in de aanpassingen van het nieuwe subsidiereglement.
Er wordt voorgesteld om het nieuwe subsidiereglement voor jeugdverenigingen te laten ingaan vanaf 1 januari 2026 en voor het eerst toe te passen voor de berekening van de subsidies lokaal jeugdwerk in 2026.
De jeugdraad verleende positief advies over het nieuwe ontwerp van reglement op 30 mei 2026.
PB3-ACT10: We ondersteunen de jeugdverenigingen structureel in hun werking.
De subsidies worden aangerekend op rekening PB3-ACT10/0750-00/649782 van het exploitatiekrediet.
Het subsidiereglement voor lokaal jeugdwerk wordt hervastgesteld als volgt:
HOOFDSTUK 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Doel van het reglement
Het gemeentebestuur wil in het jeugdwerk jeugdwerkinitiatieven ondersteunen die een vrijetijdsaanbod opzetten voor kinderen en jongeren en daarmee een bijdrage leveren tot de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd.
Artikel 2 Kader
§1. Er worden subsidies verleend aan jeugdwerkinitiatieven volgens de bepalingen van dit reglement. Hiervoor worden ramingen opgenomen in het meerjarenplan die terug te vinden zijn in de documentatie bij het meerjarenplan.
§2. De subsidie voor een jeugdwerkinitiatief bestaat uit een werkingssubsidie en desgevallend aangevuld met een lokalensubsidie.
Artikel 3 Definities
Artikel 4 Subsidievoorwaarden
§1. Algemene voorwaarden:
Om voor subsidiëring in aanmerking te komen, moeten de betrokken jeugdwerkinitiatieven voldoen aan volgende criteria:
1° opgericht zijn door een particulier initiatief als feitelijke vereniging of als vzw. De werking van de vereniging is niet op dergelijke wijze georganiseerd dat zij als feitelijke primaire of secundaire doelstelling winsten of baten genereert voor haarzelf of (één van) haar bestuurders of verantwoordelijken. Het college van burgemeester en schepenen kan alle middelen aanwenden die zij nodig acht om na te gaan of aan deze voorwaarden voldaan wordt. Desgevallend is het aan de vereniging om het tegendeel aan te tonen;
2° geleid worden door een bestuurscomité voor een feitelijke vereniging of algemene vergadering en bestuursorgaan voor een vzw waarvan minstens de helft van de leden gedomicilieerd is of geregistreerd gedeeld verblijf heeft in Wevelgem;
3° een autonome en regelmatige werking ontwikkelen als jeugdwerkinitiatief; met eigen bestuur, een aparte boekhouding en secretariaat of maatschappelijke zetel in Wevelgem;
4° minstens de helft van haar activiteiten op het grondgebied Wevelgem organiseren, of minstens de helft van haar leden is gedomicilieerd of heeft geregistreerd gedeeld verblijf in Wevelgem;
5° beschikken over een rekeningnummer op naam van de vereniging waarop de subsidie zal gestort worden;
6° de vereniging kan voor hetzelfde doel geen werkingssubsidie(s) ontvangen via andere gemeenten;
7° de werking hebben opgestart voor 1 september van het werkjaar (x-1) ten opzichte van het jaar van indienen van de aanvraag (x);
8° de vereniging is een open vereniging: iedereen kan lid worden op voorwaarde dat het lid de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt;
9° minimum 2/3 van het aantal leden en begeleiders behoren tot de doelgroep jeugd.
§2. Bijzondere voorwaarden:
1° voor jeugd- en jongerenverenigingen:
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet een jeugd- of jongerenvereniging:
a) een geregelde en doorlopende werking ontplooien, gespreid over ten minste 8 maanden van het werkjaar. Er moeten minimaal 12 bijeenkomsten per jaar zijn, waarvan minimaal de helft eigenlijke activiteiten.
b) minimaal 1 begeleider en/of bestuurslid op 30 leden hebben, die:
- of in het bezit is van een attest (hoofd)animator, (hoofd)instructor;
- of in het bezit is van een sociaal-pedagogisch diploma;
- of minimaal 3 jaar ervaring heeft in het begeleiden in een leidingsploeg van een jeugd- of jongerenvereniging.
2° voor jeugdhuizen:
a) ontmoetingsvoorwaarden:
- Gemiddeld 10 openingsuren per week (de openingsuren worden formeel vastgelegd en zijn publiek terug te vinden).
b) voorwaarden op vlak van recreatie:
- Minimaal 20 activiteiten per jaar organiseren (optredens, fuiven, deelname aan ruimere activiteiten)
- De activiteiten moeten verspreid worden over het werkjaar (behalve tijdens de sluitingsperiode van het jeugdhuis).
c) voorwaarden op vlak van vorming:
- Minimaal 3 vormingsmomenten per jaar organiseren. Jeugdhuizen bieden zelf of in samenwerking met professionele partners, vorming, workshops of cursussen aan aan de eigen leden.
3° voor cultuureducatieve jeugdverenigingen:
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet een cultuureducatieve jeugdvereniging voldoen aan volgende voorwaarden:
- wekelijkse repetities organiseren van tenminste 1 uur per week;
- minimaal 2 optredens voor publiek per werkingsjaar organiseren.
§3. Een jeugd- en jongerenvereniging kan geen subsidie aanvragen voor jeugdhuis en omgekeerd.
§4. Het jeugdwerkinitiatief dat een subsidie aanvraagt en/of ontvangt met toepassing van dit reglement kan geen aanvraag meer indienen binnen volgende subsidiereglementen:
- sociaal-cultureel werk;
- sportverenigingen;
- lokale organisaties voor amateurkunsten;
- mondiaal burgerschap en mondiale samenwerking.
Uitzondering hierbij is een cultuureducatieve jeugdvereniging die werkzaam is onder de vleugels van een moedervereniging. Er kan een subsidie aangevraagd worden onder lokaal jeugdwerk voor deze afzonderlijke jeugdwerking.
Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen in welke jeugdwerkvorm een jeugdwerkinitiatief wordt ingedeeld.
Artikel 5 Stopzetting vereniging
Wanneer een vereniging haar werking stopzet, moet de einddatum van de werking binnen het jaar meegedeeld worden aan het gemeentebestuur. De vereniging kan nog een subsidie krijgen voor het jaar waarin de werking stopgezet werd. Het subsidiebedrag wordt pro rata berekend per volledige maand werking.
Artikel 6 Subsidieaanvraag
§1. Verenigingen moeten jaarlijks een aanvraag tot subsidie invullen. Het document is beschikbaar op de website van de gemeente en moet volledig ingevuld terugbezorgd worden aan het gemeentebestuur telkens voor 1 april van het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd (jaar x). Voor 2026 dient de aanvraag uiterlijk op 15 september 2026 ingediend te worden.
§2. Een vereniging kan een herberekening aanvragen volgens de bepalingen opgenomen in hoofdstuk 2. Dit kan ten vroegste in 2028 en slechts om de twee jaar. Een vereniging die voor het eerst een subsidie werd toegekend, kan in het daaropvolgende jaar een herberekening aanvragen, en daarna ten vroegste om de twee jaar. De vereniging die een herberekening wenst, laat dit schriftelijk weten aan het gemeentebestuur voor 1 mei van het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd (jaar x). Het dossier voor de herberekening moet ingediend worden tegen 1 oktober (jaar x).
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds bijkomende informatie opvragen die noodzakelijk is voor onderzoek van de aanvraag en nagaan of er (nog) voldaan wordt aan de voorwaarden zoals vastgelegd in artikel 4 en/of eventueel beslissen tot een herberekening volgens de bepalingen opgenomen in hoofdstuk 2.
HOOFDSTUK 2. (Her)berekening van werkingssubsidies
Artikel 7 Berekening
§1. De berekening van de subsidie gebeurt volgens de bepalingen in dit artikel. Het subsidiebedrag is in ieder geval minimaal 315 euro. Het bekomen subsidiebedrag blijft behouden voor de daaropvolgende kalenderjaren tot eventuele herberekening of hervaststelling van het reglement. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met toepassing van de consumptieprijsindex volgens de formule onder artikel 15.
§2. Als referentieperiode voor de berekening van de werkingssubsidie in het werkjaar (x) geldt de periode van 1 september (x-1) tot 31 augustus (x).
§3. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds bijkomende informatie opvragen die noodzakelijk is voor onderzoek van een aanvraag of voor een herberekening.
§4. De subsidie voor de jeugd- en jongerenverenigingen wordt berekend door een optelling van:
De subsidie voor jeugdhuizen wordt berekend door een optelling van:
De subsidie voor de cultuureducatieve jeugdverenigingen wordt berekend door een optelling van:
Artikel 8 Werkingssubsidie voor jeugd- en jongerenverenigingen
§1. Basissubsidie = 315 euro.
§2. Ledensubsidie
Waarde van 1 punt = 0,60 euro
Maximaal aantal punten per vereniging = 750 punten.
Toepasselijk ledensysteem:
§3. Frequentiesubsidie
Waarde van 1 punt = 2 euro.
Toepasselijk puntensysteem:
- 520 punten (= maximum) voor wie wekelijks bijeenkomt tijdens het werkjaar
- 260 punten voor wie tweewekelijks bijeenkomt tijdens het werkjaar
- 120 punten voor wie maandelijks of op onregelmatige momenten bijeenkomt
- afdelingscoëfficiënt: volgens het aantal afdelingen wordt het totaal aantal punten vermenigvuldigd met een coëfficiënt: 5 afdelingen of meer: x 1,20/3 of 4 afdelingen: x 1,10/1 of 2 afdelingen: x 1.
Onder één bijeenkomst wordt hier verstaan:
- de afdelingsvergaderingen (incl. leiderskring)
- de eigenlijke activiteiten, rekening houdende met de verschillende afdelingen.
Activiteiten die reeds gesubsidieerd werden via het subsidiereglement ‘gemeenschapsvormende activiteiten’ komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
§4. Kamp- en weekendsubsidie
Waarde van 1 punt = 1 euro.
Toepasselijk puntensysteem: 1 punt per nacht per persoon. Maximaal aantal punten per vereniging = 3 200 punten.
Het kamp of het weekend voldoet aan volgende voorwaarden:
Artikel 9 Werkingssubsidie voor jeugdhuizen
§1. Basissubsidie = 1 400 euro.
§2. Frequentiesubsidie Toepasselijk puntensysteem:
1° voor ontmoeting: 1 punt per openingsuur per week tijdens schoolvakanties (met een maximum van 30 uren). De uren zijn formeel vastgelegd en zijn publiek terug te vinden.
Waarde van 1 punt = 90 euro.
2° voor recreatie: 5 punten per activiteit (maximum van 200 activiteiten per jaar).
Waarde van 1 punt = 6 euro.
Activiteiten die reeds gesubsidieerd werden via het subsidiereglement ‘gemeenschapsvormende activiteiten’ komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
3° voor vorming: 1 punt per vormingsactiviteit (maximum van 60 activiteiten per jaar). Waarde van 1 punt = 90 euro.
Artikel 10 Werkingssubsidie voor cultuureducatieve jeugdverenigingen
§1. Basissubsidie = 315 euro.
§2. Ledensubsidie
Waarde van 1 punt = 0,60 euro. Maximaal aantal punten per vereniging = 300 punten.
Toepasselijk puntensysteem:
§3. Frequentiesubsidie
Toepasselijk puntensysteem:
1° voor repetities: 1 punt per half uur repetitie en 0,5 punt per half uur repetitie voor koren (vocale muziek zonder instrumentale begeleiding). Punten op aantal repetities op jaarbasis.
Waarde van 1 punt = 2 euro. Maximum per vereniging = 500 punten.
2° voor optredens:
• optreden in Wevelgem: 4 punten
• optreden buiten Wevelgem maar binnenland, binnen een straal van 25 km: 8 punten
• optreden buiten Wevelgem maar binnenland, buiten een straal van 25 km: 12 punten
• optreden in het buitenland: 16 punten
• optreden tijdens een meerdaagse buitenlandse reis: 12 punten.
Het opluisteren van een religieuze of vrijzinnige dienst telt niet mee als optreden.
Waarde van 1 punt = 17,95 euro. Maximum per vereniging = 75 punten.
3° voor activiteiten die kaderen in het jeugdwerk met een maximum van 6 activiteiten:
2 punten per activiteit. Waarde van 1 punt = 30 euro.
§4. Kamp- en weekendsubsidie
Waarde van 1 punt = 1 euro. Maximaal aantal punten per vereniging = 250 punten.
Toepasselijk puntensysteem: 1 punt per nacht per persoon.
Het kamp of weekend voldoet aan volgende voorwaarden:
- minimaal 1 gebrevetteerde begeleider op 30 leden (koks tellen mee);
- de hoofdverantwoordelijke moet minstens 18 jaar zijn;
- deelnemers (exclusief begeleiders en koks) moeten minimaal 5 en maximaal 25 jaar zijn (min. 75% van de doelgroep).
Artikel 11 Subsidies voor gezamenlijk gebruik van lokalen
§1. Onder gezamenlijk gebruik wordt verstaan: het structureel delen van lokalen met meerdere verenigingen (niet zijnde de moedervereniging) en/of het structureel gemeenschappelijk gebruik ervan. Verhuur van lokalen is geen structureel delen.
§2. De jeugdwerkinitiatieven die voldoen aan de algemene en bijzondere voorwaarden van dit reglement en een werkingssubsidie ontvangen, komen in aanmerking voor een subsidie voor gezamenlijk gebruik van jeugdlokalen voor zover voldaan wordt aan volgende voorwaarden:
§3. De subsidies bedragen:
1° Jeugd- en jongerenverenigingen:
• 225 euro voor elke vereniging die gezamenlijk gebruik maakt van lokalen.
2° Jeugdhuizen:
• 725 euro.
3° cultuureducatieve jeugdverenigingen
• 225 euro voor elke vereniging die gezamenlijk gebruik maakt van lokalen.
Artikel 12 Subsidies voor inspanningen inzake duurzaamheid
§1. De jeugdwerkinitiatieven die voldoen aan de algemene en bijzondere voorwaarden van dit reglement en een werkingssubsidie ontvangen, komen in aanmerking voor een subsidie inzake duurzaamheid voor zover voldaan wordt aan volgende voorwaarden:
§2. De subsidies bedragen:
1° Jeugd- en jongerenverenigingen
• 450 euro.
2° Jeugdhuizen:
• 1 500 euro.
3° cultuureducatieve jeugdverenigingen
• 450 euro.
Artikel 13 Subsidies voor inspanningen inzake brandveiligheid
§1. De jeugdwerkinitiatieven die voldoen aan de algemene en bijzondere voorwaarden van dit reglement en een werkingssubsidie ontvangen, komen in aanmerking voor een subsidie voor brandveiligheid voor zover voldaan wordt aan volgende voorwaarden:
§2. De subsidies bedragen:
1° Jeugd- en jongerenverenigingen: 350 euro
2° Jeugdhuizen: 1 000 euro.
3° cultuureducatieve jeugdverenigingen: 350 euro.
Artikel 14 Niet naleven charter
De respectievelijke subsidies worden gehalveerd indien na controle blijkt dat niet langer wordt beantwoord aan de vereisten van het charter. Indien het jeugdwerkinitiatief zich in orde stelt, wordt het subsidiebedrag in het daarop volgende jaar terug volledig toegekend. Indien het jeugdwerkinitiatief zich niet in orde stelt, wordt de subsidie voor duurzaamheid en/of brandveiligheid geschrapt.
Artikel 15 Indexering
§1. De berekening van de subsidie gebeurt volgens de bepalingen naargelang de categorie waartoe het jeugdwerkinitiatief behoort. Het subsidiebedrag is in ieder geval minimaal 315 euro.
Het bekomen subsidiebedrag blijft behouden voor de daaropvolgende kalenderjaren tot eventuele herberekening of hervaststelling van het reglement. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met toepassing van de consumptieprijsindex volgens de formule:
Basissubsidie x nieuwe index
basisindex
Waarbij de ‘basisindex’ de consumptieprijsindex van september 2025 is. De ‘nieuwe index’ is de index van september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de indexatie plaatsvindt (bv. de ‘nieuwe index’ voor de subsidie van 2027 is de consumptieprijsindex van september 2026 dus september x-1).
Artikel 16 Fusie van verenigingen
§1. Bij een fusie van verschillende verenigingen heeft de nieuwe vereniging twee keuzes:
1° herberekening op basis van het eerste werkingsjaar van de nieuwe vereniging, waarbij het plafond van het aantal punten per lid wordt opgetrokken van 750 naar maximum 1 500 leden. Dit bedrag wordt maximaal drie keer uitbetaald, daarna wordt het plafond weer 750 punten en wordt de subsidie berekend conform de algemene regels.
2° het bedrag uitgekeerd van de vereniging die de hoogste subsidie kreeg in het laatste jaar dat die vereniging onafhankelijk was. Dit bedrag wordt vermeerderd met 50% en kan maximaal drie keer worden uitbetaald. Daarna dient de fusievereniging een nieuw dossier in te dienen volgens de regels bepaald in hoofdstuk 2 van dit reglement. De subsidie wordt vanaf dan berekend conform de algemene regels.
HOOFDSTUK 3. Slotbepalingen
Artikel 17
§1. Het subsidiereglement voor lokaal jeugdwerk zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 13 mei 2022 wordt opgeheven.
§2. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en wordt voor het eerst toegepast voor de berekening van de subsidies lokaal jeugdwerk in 2026.
§3. Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement.
§4. Alle aanvragen gebeuren op de daartoe voorgeschreven formulieren. Het college van burgemeester en schepenen stelt de nodige formulieren op (digitaal of op papier).
§5. Het geven van onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot terugvordering van een deel van of de volledige subsidie.
§6. Wanneer de subsidie- of herberekeningsaanvragen niet tijdig worden ingediend overeenkomstig de bepalingen van dit subsidiereglement, wordt de subsidie verminderd met 10%. Indien de indiendatum met meer dan één maand wordt overschreden, wordt de aanvraag als onontvankelijk beschouwd.