Besluit gemeenteraad

do 13/11/2025 - 19:00

Goedkeuring toetredingsovereenkomst eLys (digitale verwerking van overlijdens)

Aanwezig: Michaël Picquart, voorzitter gemeenteraad
Luc Defraye, Jan Seynhaeve, Hendrik Vanhaverbeke, Mathieu Desmet, Geert Breughe, Lobke Maes, Stijn Tant, Marie De Clerck, Hendrik Libeer, Kevin Defieuw, Filip Daem, Sofie Mol, Bas Surmont, Heidi Craeynest, Charlotte Bonte, Elyn Stragier, Vicky Claeys, Jelle Stragier, Inge Goemaere, Jessica Corty, Liese Vandoorne, Yves Goddeeris, Luc Vanderhaeghe, Viktor Maes, Eva Parmentier, Dennis Bels, Stefaan Leon, Virginie Vermeersch, gemeenteraadsleden
Kurt Parmentier, algemeen directeur

Verontschuldigd: Ayrton Buyse, Nico Dupont, gemeenteraadsleden

De toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie eLys wordt goedgekeurd.

Feiten, context en argumentatie

In januari 2026 stappen alle Vlaamse besturen over op een digitale verwerking van overlijdens. Alle actoren, zoals gemeentebesturen, artsen en begrafenisondernemers, gebruiken vanaf januari 2026 verplicht het eLys-platform. Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders.

Lokale besturen moeten een toetredingsovereenkomst goedkeuren die wordt afgesloten met Athumi, het Vlaams Datanutsbedrijf, om te voldoen aan de AVG-wetgeving (algemene verordening gegevensbescherming). Dit extern verzelfstandigd Vlaams agentschap treedt op als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.

De voorliggende toetredingsovereenkomst werd gevalideerd door de werkgroep Informatie en Cyberveiligheid van de VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten). De gemeentelijke informatieveiligheidsconsulent, de heer Erwin Loos, geeft positief advies om de toetredingsovereenkomst goed te keuren. De ondertekende overeenkomst moet vóór 1 december 2025 terug worden gestuurd.

Hogere regelgeving

Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 40.
Decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie.
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

Publieke stemming

Aanwezig: Michaël Picquart, Luc Defraye, Jan Seynhaeve, Hendrik Vanhaverbeke, Mathieu Desmet, Geert Breughe, Lobke Maes, Stijn Tant, Marie De Clerck, Hendrik Libeer, Kevin Defieuw, Filip Daem, Sofie Mol, Bas Surmont, Heidi Craeynest, Charlotte Bonte, Elyn Stragier, Vicky Claeys, Jelle Stragier, Inge Goemaere, Jessica Corty, Liese Vandoorne, Yves Goddeeris, Luc Vanderhaeghe, Viktor Maes, Eva Parmentier, Dennis Bels, Stefaan Leon, Virginie Vermeersch, Kurt Parmentier

Voorstanders: Luc Defraye, Jan Seynhaeve, Hendrik Vanhaverbeke, Mathieu Desmet, Geert Breughe, Lobke Maes, Stijn Tant, Marie De Clerck, Hendrik Libeer, Kevin Defieuw, Filip Daem, Sofie Mol, Bas Surmont, Heidi Craeynest, Charlotte Bonte, Elyn Stragier, Vicky Claeys, Jelle Stragier, Inge Goemaere, Jessica Corty, Liese Vandoorne, Yves Goddeeris, Luc Vanderhaeghe, Viktor Maes, Michaël Picquart, Eva Parmentier, Dennis Bels, Stefaan Leon, Virginie Vermeersch

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Beslissing

Beslist de toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie eLys goed te keuren.